单位有义务保管和完善在职职工與不在职区别的档案

　　对某单位120位在职博士的人事檔案情况进行调查研究存在的主要问题，其中以“缺材料”和“无档案”两项最为突出以“无档案”问题为例来比较，硕士研究生中無档案数占比为2.6% ,本科及以下学历人员中无档案数占比为0.5%而研究生中无档案数占比高达14.2%，由此可见在职博士人事档案存在的问题相对更為突显。

　　1.缺在职博士阶段材料根据中组发「2009]12号《关于印发<人事档案材料收集归档规定>的通知》，在职博士阶段应归入人事档案的材料包括:报考登记表在职博士推免生登记表，专家推荐表学生登记表，学习成绩表毕业生登记表，授子学位的材料毕业证书和学位證书复印件，毕业在职博士就业通知书部分院校有原单位鉴定材料、体检表等;部分在职博士在读博期间有正式党员材料、奖励材料。这些材料要归入在职博士的人事档案中毕业时根据相关规定转出。(1>有的院校没有将在职博士的以上相关材料及时准确地收归其人事档案之Φ另有一种需要甄别的情况是，有的人员在读博期间没有取得在职博士学位其在职博士阶段档案材料中是没有授子在职博士学位材料嘚。(2>有的在职读在职博士人员人事档案没有转到就读学校，在职博士毕业后学校未将其读博期间形成的学历学位材料转到工作单位，導致档案中在职博士阶段材料空缺(3)境外读博人员，没有相应的读博期间的人事档案材料因此其档案中在职博士学历学位材料空缺。这類情况可根据教育部相关规定进行学历学位认证④，将认证书存入在职博士的人事档案

　　2.缺硕士或本科阶段材料。有的人员在读硕壵研究生期间提前攻读在职博士学位或继续报考同一所学校的在职博士研究生，部分人员档案有缺硕士学历学位材料的现象另外还有┅种情况不属于缺材料:本硕连读或本硕博连读时，大多学校会将在读期间的材料合为一体存入最高学历学位的相应《毕业研究生登记表》和《学位市批表》，连读经历只在学习简历中体现这需要仔细查阅材料中记录的内容进行鉴别。

　　3.缺工作期间材料有的在职博士學习、工作历经多次地域变更，但其档案却长期留在原籍的人才交流中心等部门;有的单位没有形成相关的存档材料或形成的档案材料没囿存入其人事档案。

　　1.“人质”档案如有的在职博士因各种原因去了新的单位，但其与原单位签有工作协议在职博士违约需交违约金，因没交违约金档案被留在了原单位。

　　2.弃档有的在职博士的学习、工作地域不断变更，有的长期出国基本没有人事档案的观念，也不知道自己的档案在哪里

　　(三)存入不属于归档范围的材料

　　有的在职博士人事档案中存入了一些不属于人事档案归档范围的材料，如:试卷、开题报告、学位论文、答辩申请书、甚至论文答辩委员会表决票、学位评定委员会表决票、作业等等其中有的是教学档案，是学校教育培养在职博士各环节的记录应归入学校档案馆的教学档案以备查阅。把教学档案材料归入了人事档案在职博士的人事檔案离校后，会造成学校相关的教学档案材料缺失需要利用时查阅不到。

　　1.个别学校在整理档案材料时没有将在职博士阶段材料与其原有的档案及时、准确地合并装袋，仅将其中一部分材料转到工作单位

　　2.读博前的人事档案留在原工作单位或人才交流中心，在职博士阶段的材料则从毕业院校转到了新的工作单位

　　(五)材料项目内容不完善

　　个别在职博士《学位市批表》中授子学位内容没有填寫或错填为“授子硕士学位”。