之前在分享企业流程时，给大家展示过员工入职流程其中包括入职资料的准备，如：《员信息表》、《面试登記表》、《面试评价表》、《离职证明》、员工身份证、学历学位证、相关资格认证及其他类相关证明看起来很繁琐，但每一步都是与の后的员工管理相关所以，借着今天的话题帮着大家整理一下现在企业中的人才MAP到底是如何建立起来的。由浅入深大致分为以下三个方面：

原始信息收集除了以上列举的信息外，应该还包括以下内容：

1）人员初始评价：面试评价表、入职信息表；

2）薪酬依据：《薪资審批表》、《薪酬等级表》及上家公司出具的薪酬证明或银行出具的工资流水；

3）法律文书：《劳动合同》、《保密协议》（一般用于核惢类职位特别注意：一旦签署，企业需支付保密金）

4）试用表现评价：《新员工培训反馈表》、《试用期总结》（第月提交一次）、《轉正申请表》、《转正审批表》（包含上级领导与关联部门的领导评价）；

以上信息可顺利支撑到员工转正，第个月都有详细的工作汇報与领导总结不仅从人力角度跟踪员工入职的情况，并与部门经理一同帮着员工熟悉企业基本信息的收集至此。

正式工作角色后HR能接触到的最直接的员工反馈信息应该是月度、季度类的工作报告，我们公司要求各部门的工作报告最终汇总到人力资源部但其他公司另囿要求的可遵照执行。不过这样给HR收集员工工作反馈制造了些许麻烦，有些部门领导不配合时工作就会变得很被动。所以该怎么做，你懂得！

另外人力资源部门可掌握到的最根本信息便是绩效考核类的报表，包括：《员工绩效考核表》、《绩效面谈反馈表》、《绩效考核调整建议书》等参照原有的岗位说明书，设定某类职位的胜任力素质模型提取公司核心人才。

还有值得引起注意的便是年度工莋汇报及领导的评价信息此类信息将用于员工岗位提升或调整的依据。如何界定表现优异与表现一般的反馈时便可相应制定出员工岗位变动（或调整）方案，对应企业薪酬管理制度将员工工作表现与薪酬结合，形成一套有激励的薪酬绩效考核制定

对于表现特别突出嘚人员，企业应做出特别激励此类情况要求出具相关标准，如：突出的标准是什么、谁来评定、评定周期为何时、公司可能给予的奖励方案怎样等这样对于特殊情况的处理，也会有相应的处理办法而对于未达成公司要求的员工，企业也应参照劳动合同法的要求做出調岗或职位变动说明等。这类情况处理时最大的坑在于员工认可的态度，所以一定要由员工亲自签名才可处理

其中对于员工工作表现反馈，还有一个不得不提的依据--月度考勤报表虽然有些企业已采用员工自觉出勤的方式，但个人建议即使如此也应该有员工上班记录，防患于未然嘛虽然考勤表不会每人一份，但对于员工出勤情况每月应有通报与反馈，对于表现极好与极差的都应做出全员通告

这裏讲得人才地图，还是基于企业内部才梯队建设而建立起来的以上提到的两点，已为企业建立内部人才选拔、提升建立起一定的理论与數据基础对于人员晋升等包含的员工档案，如《员工职位调整表》、《薪酬变动表》、劳动合同附本等已可形成完整的员工记录，同時对于员工职位的开发企业如有机会可以与员工共同商讨，对于职业规划进行详尽的辅导进而对于某类特定人才进行专业分析，为内蔀人才培养从内容到标准，建立起完整的人才开发机制

与此，对于所有员工进行细致梳理后内部人才仪表盘便可闪亮登场。之前的鉲文有过相关专题大家有兴趣自行查找（突然发现三茅已变成HR最大最全的信息库，简直是无所不有无所不能啊）。

但是仅分析内部人財情况是无法令老板满意的所以要采用“走出去”的方法，将内部表现优异的员工进行重新梳理从毕业学校到工作环境，甚至上家公司的情况都有一一列明为什么要做这么多，好烦对不对如果不做，企业突然要承接新的项目一周内要求招聘20名新人，等着招聘网站戓去招聘会上拉人其实就是变相“自杀”，怎么办上面的工作就是在为处理应急状况提前做准备，方法呢各地有各地的不同，一般茬北京我们常做的就是保持同行HR的圈子、猎头关系的维系、竞争对手相互间的人才流动，特别对于业内有较大新闻或某公司出现较大变動时都是时刻关注的信息。

除此之外对于同行招聘信息的分析也要有所关注，信息的真实性、人才素质的要求等只要有可能，都可荿为分析的目标总之，只要你想知道的想办法一定可能得到。

通过这样的梳理不知是否可以有清晰的人员档案的处理与分析能力，其实信息获取很容易而老板关注也并非你收集到了多少员工相关的表格，作为人力资源管理者重点在于从人员档案中提取有利于企业發展的人才储备与人才开发，使得更好地为业务服务想通这一点，工作做起来往往事半功倍

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针对今天的打卡问题我想跟各位聊聊人事部门的基础工作职能中，就有一块非常偅要的工作——人事档案管理说到人事档案的管理，那我们就要首先来说一说企业人事档案包括哪些内容：

1、 公司人事档案包含内容：

（1） 员工个人人事信息表（入职前及入职后的变更）：包括姓名、生日、民族、婚否、联系方式（含紧急联络电话）、教育经历、工作經历及证明人和联系方式、家庭情况（父母及配偶、子女姓名、生日、联系方式）、资格证书、个人职业发展期望；并由员工本人签字确認提供的信息属实。

（2） 员工入职审批材料：包括入职申请及审批单、试用期相关证明资料包括以往是否有离职证明资料等

（3） 员工转囸审批材料：包括个人申请及试用期总结、试用期业绩完成情况、引导人及部门的转正评估意见、转正后薪酬福利等。

（4） 员工调岗、调薪、奖惩记录：审批后均由员工签字确认

（5） 员工培训记录：培训的成绩单、考试试卷以及考勤记录等。

（6） 劳动合同及保密协议

（7） 學历证、身份证以及其他资格证书的复印件和本人照片

2、人事档案操作管理规范，做好分门别类

人事档案要做好事无巨细才能把人事檔案管理工作做好，档案管理重在细节的把控将细节做好，就可以避免后续很多麻烦

通常我们可以把人事档案按照功能、职能和归属哋进行有效划分：

（1）按照功能划分为：在职员工、离职员工和退休或返聘人员；在职员工通常被我们认为是企业花名册，离职员工其实吔属于花名册员工所以一般我们在提取花名册数据时，会特别强调是需要在职员工花名册还是花名册（此项应该包括离职员工总数）

（2）按照职能划分为：基层员工、中层管理者、高层管理者；为便于管理，我们建议基层员工和中层管理者的方案应该分开存放管理可昰很多企业为了节约管理成本，通常也会把部门老大的档案同部门基层放在一起管理如果大家要这样去存管档案，建议标识部门按部门屬性来分别管理

（3）按照归属地划分为：总部、当地和全国各地；如果是集团公司，通常我们HR会专门分开存管人事档案总部、当地和铨国各地分子公司，为了便于日后的使用建议大家在建立花名册时，最好也分开独立建立统一管理。如果是商贸公司性质除了内部還有外部的，可以就供应商、生产商或加盟商单列（只建托管人事关系的非托管不再建立人事档案）。

人事档案操作管理规范就是要嚴格按照公司人事档案管理办法的要求，有章可循及时整理完善在职员工的人事档案资料，清理离职员工的人事资料把资料由人事专員负责存放入档案柜里保管。

3、人事档案风险防范注意事项

（1）人事档案在存放、提取和使用时应严格严重档案管理办法执行，如调阅員工档案必须经人事部经理的同意持调阅单到档案室提取，调阅的资料不能带出档案室需要复印的，必须经人事经理同意由档案室囚员负责登记并签字，防止因人事档案借阅发生管理纰漏

（2）档案管理员定期与人事管理专员进行同步数据更新，为了减少工作压力鉯及合理安排工作周期，建议基层员工档案每周一次更新归档；中层每半个月一次更新归档；高层每个月一次更新归档

（3）从档案室借閱原始文档，需要限定提醒必要时管理员可以直接通知本人限期归还原始档案，建议为了防止原件遗失建议原始档案（红头文件、合哃文本、审计报告、董事会决议或者由企业负责人签批原始公文）应借阅复印件，并加盖档案室公章注明效率时限，防止借阅人用作其怹用途引发档案后续事件。

（4）机密档案管理要严格遵照规定进行一般情况下只能阅读不能借、复印或者拍照，特别是在人事档案中涉及到薪酬协议、竞业限制、工资规定等资料自动升级为企业人事档案机密级进行保管。

（5）保持档案室通风地面干净整洁，档案室通常会把设在单独的储物间或者简陋的库房里所以管理人事档案的伙伴，要每隔半个月或者一个月左右就要进行一次适当的清理打扫笁作，确保档案室干净、整洁在人在档案室的时候，能通风透气及时清理纸屑垃圾，档案室的门窗要在人离开时关闭锁好钥匙要放茬指定柜子里存放，不能随意带出有条件的单位，建议专门采购专业档案管理柜进行分类保管

（6）人事档案统一销毁，建议要有至少彡个人在场的情况下统一登记造册进行焚烧销毁。一般人事档案存放期限是该人员的档案从在职转入离职档案后二年，也就是意味着佷多离职人员的档案需要至少在档案室存放三年（这是因为人事档案引发人事劳动纠结诉讼时效期为二年）只有三年以上的人事档案资料才可能向公司提出申请销毁。

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笔者简介：顾文豪HR训导师，高级人力资源管理师职业经理人导师，国资委国有企业政工师职称从事行政人事管理工作十餘年，著有《决胜中层——做最优秀的中层管理者》

　　员工人事档案嘚重要性我认为可以不用多说了刚刚开始接触HR行业的新手对员工人事档案管理一事应该也是了如指掌。所以直奔主题聊一聊如何才能莋好员工人事档案管理。员工人事档案管理是HR的基础工作它为员工薪资调整、绩效考核、招聘录用、员工升降、背景调查、JD编写修改等笁作提供了原始依据，更是规避人事风险而只能不断完善的工作

　　一、员工人事档案的管理内容

　　1、员工基本信息登记

　　通常包括但不限于：姓名、性别、部门、职位、岗位、出生年月、年龄、民族、籍贯、政治面貌、身份证号码、学历、专业、学位、家庭住址、聯系电话、紧急联系人姓名地址单位联系电话、入职时间、项目经历、家庭情况，某些情况下可能会包括五险一金购买情况、劳动合同起始时间、劳动合同终止时间、工作年限等等根据不同企业的岗位特征与行业特征还会不同内容的选择；

　　这样的表格基本上会在员工剛进入一家企业的时候进行登记，有一部分为员工个人填写（例如：入职员工基本信息表、入职登记表等）还有一些可能需要HR进行填补並一一登记至电子版《员工花名册》，包括劳动合同的情况

　　此类信息电子扫描档与原件均需要有，以防止原件丢失、破损、被盗窃、被毁损等情况出现；需注意员工本人签字确认提供的信息属实（如不属实，公司可解除劳动合同）

　　2、员工入职相关审批文件

　　包括但不限于：入职审批表、薪酬确认函、试用期岗位职责与目标计划等；入职面试测评量表、面试评价表、新员工提供的以前工作成果文档（如需要）等；

　　包括但不限于：身份证、毕业证、学位证、资格证、驾驶证、各种专业证书、比赛获奖证书等等；

　　这一类檔案很多传统企业会用复印件，不建议仅保留复印件因为防止有修改争议，当然更重要的是可能会被毁损尽量用扫描件或者拍照等再保留一份。

　　4、员工各类在职资料

　　包括但不限于：入职体检合格表、上家企业离职证明、担保人相关资料、劳动合同书及附件、不購买住房公积金申明、试用（实习）工作总结、试用期业绩完成情况、引导人及部门的转正评估意见、转正后薪酬福利确认函（开始入职沒有签署）、转正申请、每年度工作总结等；

　　此类档案建议最好保留原件与扫描件各一份均在HR部门，电子档主要是查阅与调取方便；需注意所有的此类文件均要有员工本人签字；

　　5、员工参加重要会议、培训的各类统计与履历表

　　通常包括但不限于：入职培训、制度类会议签到表、新员工培训计划书、任何一种形式的在职培训签到记录表、每一次培训心得、培训考试成绩，无论内外训都要有员笁签字确认的履历表岗位职责及要求（入职、调整）、岗位激励机制（薪酬、考核、晋升、淘汰、奖惩、能力评估等）；通常此类表格建议部门与HR部门各执一份，HR部门为原件与电子档用人部门可以用复印件与电子档；需注意，所有的此类文件均要有员工本人签字；

　　6、员工在企业里的岗位异动记录

　　包括但不限于：转正、调岗、晋升、降级等通知、公告、人事任务命书、解除劳动合同证明文件等；電子档与纸档各执一份

　　7、员工调薪、奖惩记录

　　所有调薪以及奖惩需要有记录，均要有员工确认无论线上OA流程备案抑或纸档流程，如果是纸档须再保存一份电子档，此类档案很关键

　　8、劳动合同及保密协议等相关文件

　　此条不需多做解释。

　　以上列出嘚是我能想到的还是那一句老生长谈，企业需要结合自身特征进行调整以及增补

　　二、管理员工人事档案必须GET的几个点：

　　1、员笁人事档案决不是入职后就再也不动了

　　员工人事档案是一个动态管理过程，需要及时更新例如：员工住址、紧急联系人等类的基础信息，我经常遇见HR和我吐槽员工突然消失了不来了，找紧急联系人电话说早就离婚了（捂脸）也出现过电话变更找不到人的情况；除基础信息外还有员工各种在职信息：调岗、晋升、调薪依据、绩效反馈表、奖惩记录等等这些都是在进行动态管理，只要员工的信息有变哽员工人事档案就应该实时更新，否则就失去员工人事档案的意义一旦风险发生不要总跑去问专家，没有考核怎么与员工解除劳动合哃了

　　2、需要有管理机制

　　每一份员工人事档案都需要按正规的档案管理流程与机制来进行。包括归档流程设计、归档机制及制度员工查阅或出借流程与管理、出具证明材料流程与机制、定期检查与抽查机制、保管责任及奖惩、销毁管理等。

　　例如：归档按何种標准进行归档必须提供的是哪些材料、电子档以什么形式进行保存，需要做到什么标准、几天之内必须归档完毕有哪些材料需要归档，在事件发生后多长时间需要进行归档；平时检查人是谁谁有权利检查或抽查、抽查时间与频次、员工查阅或出借是什么人审批，流程洳何出具证明材料审批人与流程等等。

　　那么在进行总结之前我想用我一直使用的"2号人事部"针对员工档案的设计思路再详细说明人倳档案需要注意的几个问题。

　　1、在员工管理中无论你是使用我这样的2号SaaA花名册还是使用传统工具进行管理，都要将员工花名册与员笁档案关联起来；你的员工花名册的里很多信息员工档案库里都要有"依据"，

　　2、无论你用什么进行员工管理请记住，必要的一定是經常关注动态的

　　3、在普通中小型企业里最最重要的就是员工关系管理，因此千万不要忽略每一个员工关系管理的细节包括但不限於以下：入职管理、离职管理、合同管理、员工关怀管理、人事异动、任职记录、培训经历管理等。

　　总结：员工人事管理档案极为重偠必须重视，原因在于

　　1、可降低用工风险提升胜述率；

　　2、为其他人事管理工作提供重要依据；

　　3、公司人事管理提供风险評估的依据。

　　针对最后一条我想说，你们企业有没有做过劳动用工风险评估呢就是在你现在的情况下，有多少机率在产生仲裁时發生败述或者有多少可能性发生劳动争议？在发生后有多少证明文件可以保护企业员工人事档案管理做到细处做到实处会大大加强员笁关系管理的力度。良好的员工档案管理就是要保证有痕迹、有证据、有持续动态、全且细

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      百度百科里关于人事档案的理解它是个人身份、学历、资历等方媔的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据

      记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用在个 人转正定级、职称申报、办理养老保险等相关证明时，嘟需要使用档案

企业希望通过人员档案完整的了解员工进入公司以来的经历和成长轨迹，那档案管理就不可马虎

当录取新员工的时候，一般都由人事部发出录取通知在通知里列清了需要准备的入职材料，并且在新员工报到的当天要清点所有材料。然鹅往往在现实Φ，就是会有的员工没有离职证明没有体检报告，没有毕业证书复印件等他们总有所谓充分的理由，例如上一家公司没有开具离职证奣；毕业证书找了很久没有找到；体检报告还没拿到等更加赤果果的是有的员工只带了一张身份证来入职，而这种情况多半就是用人部門自己经转介绍未通过人事部就录用的员工，并且他们已经入职快一个月的时候人事部门才可能发现他们的存在，因为准备要发工资叻

      而用人部门也几乎不会考虑入职材料不齐，会对后期的管理带来多大的麻烦反正也不需要他们去收拾残局，他们考虑的更多是当下他们需要这个新到岗的员工，填补到项目的空缺上去

      但是，作为HR的我们真的能够顶起腰杆子去告诉用人部门经理，因为材料不齐而拒绝员工入职吗且不说 用人部门那边，如今招聘压力有多大有时候某岗位几月都招不到合适的，一旦合适的人答应来入职恨不得马仩就要把他栓在裤腰带上。我们也舍不得放开他们啊~

      在面对这个问题的时候档案管理工作往往都是被舍弃的那部分，员工档案里总有那麼些人材料不齐的有的是入职的时候口头说好后期不足，但时过境迁大家都忘了可能偶尔想起，但已经非常难以补齐

这个问题该怎麼解决呢？

      我认为唯有源头材料齐从能免除后顾之忧。对于每一位待入职的新员工人事部都应该正式发出入职通知。能用公司工作邮箱的不用个人QQ邮箱，通知模板清晰规范在第一印象就要给新员工一种正式的仪式感，让他从内心里不敢怠慢此事

      如果确实有遗漏材料，并且我们又需要录用的人在一个月内跟进补齐材料，HR一定要树立严格、规范管理的姿态及时跟进进度，如果新员工入职后对公司的态度，对这份工作的态度还是敬重的那么便不会一而再再而三推脱。

      HR在收齐新员工资料后对其编号，扫描归档，还要录电子花洺册不同材料的归档位置都要制作索引表格。做到纸质材料与电子材料一一对应如果公司有人事管理系统，则会更加便捷并且系统囿提示缺失材料提醒功能，可比人脑的记忆强大多了

      员工从入职开始，岗位、部门、薪级、职责等不会是一层不变的跟员工相关的档案资料就需要实时更新。

      举一个例子：新员工入职一般试用期考核的书面结果需要用人部门以及分管领导签字后，汇总到人事部；临近試用期的结束日期便会有员工需要转正的手续了，那么转正申请表会记录是否允许转正或者是延期转正等，都有清晰的档案记录

  随の而来的还有月度或季度考核表，年中和年终述职评价优秀的员工会有调薪机会，财务必定只认准了各级领导签批后的调薪申请表；委鉯重任的员工会晋升职衔与职务变更也会需要有岗位调动审批表；因为职务升级，相应的待遇也随之不同通讯补贴，交通补贴、住房補贴等等；还有参加培训的签到记录等；人事部需要留存所有变动前后的档案资料以备随时查阅。

      还有在职期间的劳动合同变更以及续簽等事宜在《劳动合同法》第十七条 劳动合同应当具备以下条款：

（一）用人单位的名称、住所和法定代表人或者主要负责人；

（二）勞动者的姓名、住址和居民身份证或者其他有效身份证件号码；

（四）工作内容和工作地点；

（五）工作时间和休息休假；

（八）劳动保護、劳动条件和职业危害防护；

（九）法律、法规规定应当纳入劳动合同的其他事项。

      劳动合同除前款规定的必备条款外用人单位与劳動者可以约定试用期、培训、保守秘密、补充保险和福利待遇等其他事项。

      当在员工劳动关系管理存续期间以上内容有变更的，则需要補充变更劳动合同内容的协议作为附件

特别值得关注的是劳动合同到期前一个月或两个月的时候，就需要提前做好是否续签的审批和通知手续一方面是通知用人部门并且预留一段时间，由部门给出最终评定是否续签的书面材料；另一方面则是将一份是否续签劳动合同的意向书发送至员工手上指定日期前将意向书反馈至人事部，那么HR才好根据彼此双方的意思做好相应的准备工作。结果无非是续签和终圵续签的话准备好续签的劳动合同合同；终止的话按照规定，办理终止劳动合同手续的材料工作交接手续表，办理申领失业待遇的材料等等

      而实际管理过程中，往往最容易忽略的是过期未续签仍存在支付二倍工资的风险。个人建议是在年底的时候就将第二年需要續签的所有名单按月列出，添加至每月代办的工作事项中

当然，也可以借互联网的科技手段例如三茅人力资源网的2号人事部，有合同管理功能不仅提醒续签时间，还有合同的分类统计

      离职员工档案资料对公司的经营管理仍有益处，盘点离职员工的各类信息从历史數据中把握新方向，所以价值量仍然非常高。例如上一年度离职员工中，性别、学历、年龄、工龄、离职原因等等分别占比多少从這些信息中，结合上一年的业务发展状况分析人员流失的主要因素是什么？而未来公司在什么方面需要改善

      除此之外，在《劳动合同法》第五十条 用人单位应当在解除或者终止劳动合同时出具解除或者终止劳动合同的证明并在十五日内为劳动者办理档案和社会保险关系转移手续。

      劳动者应当按照双方约定办理工作交接。用人单位依照本法有关规定应当向劳动者支付经济补偿的在办结工作交接时支付。

      用人单位对已经解除或者终止的劳动合同的文本至少保存二年备查。

      除了劳动合同的文本还应当保留考勤记录，保密及敬业限制協议、辞职信、解除劳动合同证明、请休假条、加班申请单、工资表等等以及入职提交的材料都需要好好保存。

      因为在《中华人民共囷国争议调解仲裁法》第二十七条规定，劳动争议申请仲裁的时效期间为一年仲裁时效期间从当事人知道或者应当知道其权利被侵害之ㄖ起计算。

前款规定的仲裁时效因当事人一方向对方当事人主张权利，或者向有关部门请求权利救济或者对方当事 人同意履行义务而Φ断。从中断时起仲裁时效期间重新计算。

      因不可抗力或者有其他正当理由当事人不能在本条第一款规定的仲裁时效期间申请仲裁的，仲裁时效中止从中止时效的原因消除之日起，仲裁时效期间继续计算

      其中，关于当事人知道或应当知道其权利被侵害之日起计算僦是一个非常不确定的因素，当与离职员工发生纠纷仲裁时且公司负有举证责任的同时，员工档案的书面签字材料都是属于重要的证據材料。

      员工档案的管理看似简单实在繁杂而重要。档案除了可以了解员工的经历与成长轨迹以外还体现公司的规范化管理，降低公司的用工风险

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　　不知道大家记得不领导或师傅们经常讲，自己的档案看起来是别人在填写其实是自己写的。也就是说档案是通过书媔真实记录具体的事来呈现的，有的还需要员工自己亲自签名或如实填写所以说，一般来讲档案的真实性是值得信赖的。我们观看有嘚抗日影片鬼子了解某技术专家、打入敌后的战友也会通过其他渠道来了解他们的过往档案，足见档案的重要性由于一般来讲，企业員工档案管理都会归属于人事部来管理下面谈谈档案管理的正规做法。

　　19大当选领导会在媒体上按时间顺序详细叙述其简历和履历，如果没有完整的档案跟踪记录怎么能够保证其完整性、真实性，特别是众多的时间节点如果靠后来去回忆和补充，怎么准确呢如果被知情人士知晓，这么严肃的问题不是开了玩笑了吗？

　　员工档案就是记录员工职业生涯的方方面面就是员工工作后留下来的镜孓。

　　今天是员工明天可能是干部，后天可能是政府要员只要努力，一切都有可能的如果我们今天负责员工档案管理的同事不尽惢尽力工作，有可能会影响员工的政治前途；即使是今后不从事政治如果跳槽到其他单位或行业，或者后面的HR者来接手工作如果没有唍整及时记录，怎么能够真实呈现员工的履历呢怎么清楚回答同行单位的背景调查呢。

　　领导想提拔某员工时总要看看以往成绩和獎惩情况吧，总不能全靠回忆如果十年八年过去了，谁还记得那么清楚呢；相反如果想辞退或处理某员工，也要查看一下他以往受处汾的情况吧如果达到严重违纪的程度，领导和公司又确实不想留就可以做出辞退处理嘛。

　　员工接受过哪些培训、有什么技能、特長等领导不可能一一记住，更不可能去问每一个人如果公司某天想拓展某个项目或开展某项活动，需要选拔具有某些技能的人才（比洳：主持、演讲、歌唱、足球/篮球等特长）查查员工档案是不是就清楚了。

　　总之员工档案是非常重要的，其用途更是很广泛如果现在不准备好、准备完善与充分，今后某天要查阅或使用时如果拿不出货来，挨批的可能不仅仅是档案管理人员HR部门负责人甚至主管副总都会挨批的。

　　在国有企业或政府机构国家是有档案法的，这些单位的HR部门都会按照这个制度来管理是非常严格的，工作人員都会遵守相关的规定比如：我们高考的成绩、试卷和到高中阶段的表现、成绩等会通过特定的档案传送渠道送到高校去，不会走一般嘚快递或让人带过去而且档案封袋也是有严格要求和格式的；任何领导借阅、翻看任何人员的档案必须遵守相应的审批流程，绝对不能將档案带出档案管理现场的

　　那么，作为非国企或政府机构的单位由于不受国家档案法的直接管束，怎么来管理员工档案呢可以囿以下两个渠道：

　　一是将员工档案交由第三方管理。可以是当地劳动和社会保障部门目前来看，只需按人头支付少量的保管费他們就会按照国家规定来管理了，显得规范得多；也可以交给从事员工档案管理的中介机构来管理他们收取的费用略高，也会按照国家规萣来管理但规范性还是要差一些。

　　二是由单位人事部门来管理一般来讲，应当制度员工档案管理办法按照公司人事管理的实际需要和公司领导的特别要求来进行，多半不会完全遵照国家档案管理办法而是自有特色的。

　　我们来看看非国企和政府机构应当如何囸确管理员工档案我认为，可以遵守以下基本方法：

1)专人负责楼主公司有一千多人，应当设置专人来管理员工档案当然，此人还可鉯兼职其他事务需要视其工作量饱和程度来决定。如果只负责档案管理就可以将公司的技术、产品、市场、研发等资料归他一起管理。

2)档案内容员工档案可以包括：应聘简历、身份证复印件、照片、入职体检及年度体检表、毕业证及学位证复印件、离职证明、解除员笁劳动关系管理协议书、劳动合同、奖/惩单、请假单、转正表、调薪/调岗表、培训一览表、社保参保资料等，根据单位和领导要求的实际不同单位、部门、职位不可能千篇一律，可以略有区别

3)保管地点。上千人单位的员工档案如果每人用一个牛皮档案袋装的话，也够兩个文件柜使用了最好保存到专门的房间，避免与其他人事资料混淆如果设在人事部办公室里，就需要用专柜来管理不宜与其他资料混装在一个柜里，而且此柜需要专人掌握钥匙可以由发放柜子钥匙的人员再掌管一把，以避免钥匙丢失时好修配档案柜应设摄像头來监控，防止意外情况发生时取证

4)分类保管。最好按部门、班组类别来存放便于查找；编号按照入职先后顺序进行，号码可以是公司洺称拼音打头字母加入职年月日再加上入职顺序流水号；同时，在电脑中用EXCEL文件列好各员工的编号便于查找；每位员工的档案袋封面偠有内有物目录，每件内容按发生的时间顺序排列好并在右下角用铅笔标好页码。

5)保管期限员工档案可以一直保管着，说不定员工或鍺其他部门就可能来调阅一旦离职，可以专门归于离职员工类

6)档案使用。主管领导应不定期抽查档案情况对不完整、不及时入档、丟失等现象及时要求纠正并按规定进行处理；若有关人员查阅，需填写查阅单经至少副总批准后方可查阅，查阅时不得照相录相，不嘚撕毁不得抄写，只能看阅整个查阅过程需要工作人员在一旁监督；若员工离职，需将档案调往另一单位需该单位出具调档函，查證属实后经请示相关领导批准，方可将该员工档案通过EMS形式发往该单位同时留下EMS发函单并永久保存起来。

　　以上基本管理方法可以具体制订成公司规章制度的形式经大家讨论、领导批准后实施，更加规范员工档案管理不必一板一眼按照国企和政府部门遵照执行的國家档案管理办法来实施，只要是适合公司实际需要能够应对法规、领导、客户、标准和相关部门的检查就好。

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       哈喽，大家好最近北方的天气还是很冷的，降温真的是无法用语言表达啊┅会几度一会二十多度，实在是无法顺应天气的变化感冒的人逐步增多，大家也要及时做好保暖工作避免感冒噢       

      今天我们来一起学习丅新的技能，就是如何加强企业的档案管理以及制度

      随着公司发展的日益强大，档案管理工作不细致导致出现的弊端已经层次不穷档案管理想要做好需要公司从上倒下都能够有个深刻的意识，引起各个单位的重视建立和梳理人力资源规章管理制度已经刻不容缓，具体倳宜如下：

       通过档案的建立通过不断填充和完善档案的内容，可以了解员工的成长经历和成长过程对员工的成长形成一个记录链条；

       囿一些突发事件，需要查阅员工档案、劳动合同、以及紧急联系家人等等就要对员工档案进行查阅，需要体现员工的具体信息和内容檔案的完善会成为关键时刻的保单；

       员工个人档案，会根据各个单位的要求具体内容一一不同，但大致可分为员工的个人人事信息、个囚奖罚信息、个人相关证件复印件、个人劳动合同等方面并且会随着时间的周期，不断的完善和调整档案袋的内容；

      单位需要准备一些硬件设施必须要有单独的档案室，可以是一间也可以是多间这个根据档案数量来敲定；

      设置专人专岗，档案工作是一项细致的、责任惢要求较高的工作对档案管理人员的要求也是相对较高，通过对档案的归类、编号等能够更好的更细致的做好档案工作 ;

      档案工作大部汾属属于幕后的，需要在工作中有较强的工作责任感和细心

二、建立健全的建档流程

       档案流程体系的建立，针对员工其实就是从员工的叺职到离职的一个周期从员工办理入职手续开始一直到员工办理离职手续，一个档案建立的完整周期才算结束 那么我们大致分为三部汾

       填写入职手续（员工手册、人事信息卡、劳动合同、解除员工劳动关系管理证明、身份证复印件、毕业证复印件、技能证件复印件等）提供的信息和资料必须要真实，将这些信息核对无误后进行编号存档

      这个时间段中，可能会存在一些奖罚、通报、荣誉证书、节能证书、薪酬调整审批表等

这些资料也将会按照时间顺序存档

       离职阶段设立存档的工作需要从员工打离职申请开始，有意识的建立离职档案（離职申请表、离职资料、离职面谈表等等）

三、建立合理的档案制度

      档案流程大体捋顺流程和制度是相互依靠的，我们需要建立健全的淛度以制度和流程完成体系的健全

      档案制度所能涉及的几个点分别是：档案建立责任制、档案借阅、档案管理这几个点。

       依据企业来敲萣企业规模小，可能一个人员从头到尾全部接手就可以但是如果企业规模较大，那么就需要将建档工作内容下发至各个部门中由各蔀门来完成初步的档案建立，档案管理人员负责接收和监督工作需要建立完善的时间节点和工作分配责权对等事宜。

       针对档案内容建竝档案借阅流程，从档案借阅开始一环一环的审批流程在到最后档案归还，都需要建立档案的借阅流程并且明确规定部分文件的借阅權限等。

      好了就啰啰嗦嗦的说了一堆堆，很多内容只是做了简单的归类但是具体设计这些流程的时候还是需要不断的斟酌和建立。

      一個管理相对规范并且完整的公司有必要建立一套完善的档案管理体系构建，希望目前给大家提供的这些内容能够对大家有所帮助

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咳咳，既然说到了这个问题那峩就要站出来说一说了。为了这个档案管理公司特意安排过外训，回来还做了转训那今天就借这个话题，多发几张关于档案管理的图爿吧

21世纪的社会，是一个知识化的社会其特点是：自动化、国际化、资讯化、网络化。

所谓知识（Knowledge）：通过学习、实践或探索所获得嘚认识、判断或技能知识是用于生产的信息（有意义的信息）。知识可以是显性的也可以是隐性的；可以是组织的，也可以是个人；知识可包括事实知识、原理知识、技能知识和人际知识

而知识管理（Knowledge Management，KM）：就是为企业实现显性知识和隐性知识共享提供新的途径知識管理是利用集体的智慧提高企业的应变和创新能力。对知识、知识创造过程和知识的应用进行规划和管理的活动知识管理包括：建立知识库；促进员工的知识交流；建立尊重知识的内部环境；把知识作为资产来管理。

那么什么是企业知识企业知识又在哪呢？下面用两張图来说话

所以，现代企业的档案管理理念就是以知识管理为导向的档案管理。

档案管理的重要性体现为三点：第一档案是事实的證据；第二，档案是历史的依据；第三档案是知识的载体。

那么企业档案的定义则是指，企业在日常经营管理活动及科研创新等活动Φ直接形成的有保存价值的真实记录主要包括文书、图表、音像、实物、电子媒介等。其特点是档案形成的分散性和种类的多样性

不訁而喻，企业档案管理的目的与作用分别为：

目的：为了有效积累与传承企业知识、经验；为了科学保护企业知识产权、无形资产；为了高效提供企业管理需求的历史数据、依据和证据；为了提升企业决策水平夯实核心竞争力的基础。

作用：为企业提供信息咨询、档案检索、档案存取、档案应用、依据档案出具各类证明材料等服务；为企业提供档案的收集、整理、保管服务；为企业知识管理提供基础；企業知识积累与传承服务作用

针对不同的档案，我们需要有不同的管理方式

下面再来针对不同不同侧重点分别阐述。

企业文件（文书）處理是企业日常运作过程书面沟通中的对公文文书的规范化流程化收发文和公文处理的常规管理活动分成以下两类：

标示原则为：符合收集分类归档整理和保管、查询应用的快、对、省、简的原则；

符合便于数字化编码的原则；符合便于识别的原则。

标识方法：则是符以數字或字母作为代码按照：“年度+企业管理模块+管理内容+保管年限+顺序号”构成。

好的档案管理不知要明目清晰，方便查找还要定期进行维护管理工作。

对于已到期限或者不再具有价值的档案需要进行销毁。销毁工作也是有一个规范的流程

最后，再提一下人事档案的管理

企业人事档案也就是员工档案，是企业为了管理企业聘用的员工而建立的有关员工个人情况的档案记述和反应员工经历和表現，以个人为单位收集、整理后集中保存以备查考的文件材料。

其意义不言自明：第一作为企业选人、任用考核、留人等提供信息服務和考核依据；第二，作为人才背景信息的重要证据依据；第三是企业人才规划的信息基础，也是企业合理用人、选人的重要基础

具體存档方法，和上面说到的其实一样

当然，人事档案也存在应用于销毁的一套标准化程序

怎么样，说了这么多档案管理的知识是不昰发现档案管理的学问也很大？终于明白为啥有档案管理员的职位了吧哈哈。

另外如果公司会开展5S（有的叫6S培训），档案管理也是其Φ的一环哦有兴趣的可以自己查阅看看。

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即使不知道距离梦想的终点还有多远即使湔路颠簸没有捷径可循，我始终愿意相信成功就在下一个拐角处坚定信心，认准前路蹄疾步稳地走好每一步，这就是距离成功最近的蕗

莫宁说：点赞小能手？听到了我的呼声吗~求支援~

        亲爱的小伙伴们大家好，我是你们的好朋友----柠檬初夏  看到今天的咑卡话题，我的脑海里出现一首歌曲著名歌唱家阿宝演唱的一首《万丈高楼平地起》歌词是这样的：         会唱的小伙伴们可以一起唱，不会嘚呢也没有关系可以在网上搜索听一下（此内容可以忽略不看）

       下面开始进入正题：建造一座房子或者是桥梁，我们称他为“建筑工程師”设计工厂的合理流程，我们称他为“工业工程师”研究好的机械原理和先进机械，我们称他为“机械工程师”那么把员工档案管悝这一块的内容能够做好的话就可以称之为“HR工程师”员工档案的重要性不言而喻

一、了解员工档案包括哪些基本内容：

1.身份证复印件2份、一寸照片两张、户口本的首页及个人页的复印1份。

2.入职信息表、员工基本情况登记表、员工入职背景调查信息表

3.评定岗位技能和学曆材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定技能的考绩、审批等材料）

4.告知单位规章制度确认表

5.劳动合同、保密协议  一式两份。

6.转正表、岗位变动表（晋升、降级、平调）

7.日常表现（有无违反纪律、通告、罚款等）

二、在实际工作中操作时需要注意哪些

1）身份证扫描并保存电子版的，照片4张办理工伤保险时会用，以后万一发生工伤也可以用到一定要检查一下员工的身份证有效期。

2）家庭住址、紧急联系人电话号码必须要填写

3）每个人在提交资料的时候写“本件与原件相符，如有虚假本人愿承担一切责任”的字样，并讓本人签字、写日期

4）告知单位确认表必须让本人签字，简单精炼的把单位规章制度说一下这样以后可以避免很多不必要的纠纷。

5）勞动合同一定要清晰填写清楚这样。这样以后在劳资关系处理中可以避免许多不必要的麻烦

6）把上述的七项需要整理的内容整理完整，然后存放到档案袋里面一般离职员工档案保存三到五年，在实际操作中可根据实际情况进行调整

7）在日常工作中坚持“四个小心原則”“三个绝对原则” “二白原则”一退一守  "简称 “四心 三对、二白、一退守 原理”

3）小心改正所有的错误

4）小心检查修正过的细节

1）领導永远是对的，领导之所以是领导肯定有其过人之处潜心研究学习。（就算他是一堆烂泥咱们也要把他当成是金豆豆那样看待一般领導专业知识不行的，那么一定是人际关系高手如果很不幸你的领导既不是人际关系高手，而且专业能力又不咋滴那就更需要潜心研究了肯定在咱们不了解的、够不着的层面里是高手。）

2）对事：做事的态度主动性、机智性

3）对人：谨慎性、圆滑性、客观性 。

1）解释的意思就是“洗白自己但也不颠倒别人黑白”在工作中处理问题时，我们不主张陷害别人颠倒是非黑白，但我们更需要做的是如何保护恏自己首先要把自己“洗白”不伤人是一种教养，但是不被别人伤害更是一种气场

1）做任何事情，都要考虑：进可攻、退可守、想好湔路、后路及退路

    总之：要坚持痕迹管理：做任何事情都要留下痕迹，有时候一个小细节没有做好就可能以后摊上大事考验人做事情嘚认真度、细致度一定要谨慎、再谨慎在实际工作中。

    只要把员工档案这一块内容做好了就可以为以后的绩效考核、员工晋升、薪酬管悝工作打下坚实的基础，俗话说：“万丈高楼平地起”就是这个道理只有基础扎实，高楼才能建的更加壮观牢固

   结束语：凡是越简单嘚工作，想要做好就越需要更大的耐心、细心需要更多的分析，简单工作重复中重复工作形成固定流程做。忙时打鱼闲事补网。

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聊一聊员工档案嘚重要性，HR如何做好员工的档案管理

档案管理主在细节与适用

看到这个题目我就想到了在部队时，由于本人字还写得不错在教导队时僦是板报宣传组的固定成员，每周都会有半天时间进行躲避那严酷的训练！每次看到在寒风中训练的战友们心里就有点小甜蜜事实上我們办板报也一样风吹过无痕！只是在体力上不用那么大，但手却更冷得僵！而我们的指导员后来到干部股后让我们去帮忙整理干部个人档案！填写晋升薪酬，转业调离等！

而回到地方我一入公司便是到公司办公室，其中就有档案管理再后来成为业务支持部长，人力科長及综合部长其实一直都与档案在打交道！档案管理在人事上来说适用就好！

对想直接看如何进行档案管理的同志可直跳第三大点！

一、對维护工作秩序、参与诉讼的重要性认识

概念就不再说了！只说重要性前头有讨论有关离职风险的时候就曾说到证据的重要性《离职风險——从离职表现到管理再到离职管理》。特别是在有关处罚及进行仲裁、诉讼时我们就会发现工作痕迹、档案的重要！就如书到用时方恨少啊！

二、对公司建设个人发展的作用认识

（一）对公司来说，我们都想对自己所用的人有个全面的了解！好能充分发挥个人作用哽好的为公司发展发挥力量。

一是可以更好的了解员工现代公司为了做到知人善任、选贤举能，将尽可能全面、准确地了解员工通常會将考察现状与查阅档案材料中的思想言行、业务水平、个人素质、历史情况等原始材料有机结合。尤其会将档案中的学业成绩及思想表現情况作为接收毕业生的重要依据

二是考核奖惩依据。一般在年终评功评奖时我们都会对员工进行年度的综合评价，这里就要用到档案了！在用人过程中形成的定级、调资、任免、晋升、奖惩等方面的呈报、审批材料汇总后归入本人档案作为考核依据。

三是晋升评价依据根据员工平时的任职、贡献等情况记录在案，对考察其德、能、勤、绩等情况为人力资源的正确选拔和配置会起到重要的参考作鼡。

（二）对个人日后的政治生涯审查、退休就医等的证明作用、

档案的真实性、原始性具有其它任何材料不可替代的依据和凭证作用，所以它有极强的法律效应对于个人来说，无论是就业、考研、公招、公考、出国政审还是职称评审、社会保险、入党入团、退休手续辦理以及各项证明的出具等等手续都会以档案材料的审核为重要依据

作为行政人事来说都知道：真实是档案的生命，也是档案权威和有效法律依据的原因所在所以办理人事相关档案，进行必要的审查很有必要从全面、真实、有效等方面进行审查是我们在入档保存前必須确认的！

（一）需入档资料的收集

1、入职报到资料的收集入档。

一般来说我们对招聘人员在通知到岗时会出具《入职报到通知》其中就資料部分有：

一、在入职第一天需要携带的资料：

1、身份证原件及复印件(原件验证后归还)；

2、学历证书、学位证书原件及复印件(原件验证後归还)如有多个请同样带上；

3、1寸彩色照片3张；

4、近3个月内的体检报告(包括肝功能检查报告)；

5、上家工作单位的离职证明书。

二、到公司后详细填写好《入职登记表》办理入职手续；

通过这样的入职内容一般情况会将人事最初的报到档案收集到位。而对于没有带齐的人員我们必须限定在什么时间内必须补齐！

2、劳动合同、竞业限制、保密等协议等文件入档。在入职手续办理的时候当然需要同时进行楿关合同的签订！最重要的是劳动方面的相关合同及部分岗位的竞业限制、保密等协议的签订！随着报到内容一起入档是必须的！

3、工作痕迹文件的入档。日常的考勤、考核、薪酬、晋升、奖惩、劳保福利等工作痕迹的文件、资料等入档一般情况在试用考核、绩效确认等等工作痕迹的文件资料一是经公司公示使用的如职务晋升；二是有关手册、劳动纪律等文件发放、学习等的需要签字确认的文件等都需要叺档。

人事档案一般都是用纸质的档案袋及扫描成电子版的数据存放两种形式并行！不再多说！

1、档案登记表的建立

一般来说档案表的建立应包含基本情况及资料清单！而里面的内容，基本以时间为序进行如档案！而在相应的晋升有多次时以1.1、1.2等情况表明有几次晋升或几佽处罚等！

3、档案的规范化管理——安全、保密、清晰、完整

一般应包括入档要求、规范标准、使用要求审批、存档与销毁等内容！不細述见制度部分内容

附：公司人事档案管理制度部分内容。

第一条  将公司的人事档案管理规范化、制度化使其更有效的服务于公司，特淛定此制度

第二条  人事档案管理的原则为安全、保密、清晰、完整。

第三条  公司各分公司和分支机构内部的人事档案管理必须依照本淛度进行。

二、人事档案的管理体制

第一条  公司各分公司和分支机构的人力资源部负责其员工的档案管理工作没有人事部的，由机构负責人指定专人进行保管分公司经理和机构负责人的档案由公司人力资源总部保管。

第二条  公司人员调动时调动人员的档案由调出部门囚力资源部整理好，转交到调入部门人力资源部保存

第三条  公司人员借调时，员工档案仍有原部门进行保存但借调部门必须存有借调囚员档案的复印件，档案的复印件内的材料应与原件保持一致

第一条  公司须由专门的档案室存放档案，由专门人员负责管理公司分公司的分支机构有条件的可以建立档案室，没有条件的须购买档案柜存放档案

第二条  正式员工的档案使用档案袋存放。公司统一采用黄褐銫牛皮纸档案袋档案袋的规格为30*24cm，外部有密封线缠绕封口试用期员工和临时工暂用普通文件夹保存，转为正式员工后按相关要求存放。

第三条  档案袋外皮上必须列明人员姓名、所在部门、档案内容等以便查找。

四、人事档案的管理规范

第一条  档案的分类

（1）试用期員工和临时工档案主要包括的内容有：员工个人简历，员工等级表身份证、毕业证和相关证书复印件，试用期劳动合同入职培训期間的考核表和评价表，申请转正的相关材料等

（2）正式员工档案。主要包括内容有：员工个人简历员工等级表，身份证、毕业证和相關证书复印件劳动合同及相关协议，在岗培训期间的考核表和评价表季度/年度考核材料，岗位升迁调动材料奖励惩罚记录，重大科技成果等

（3）离职员工档案。主要内容包括正式员工档案的所有内容另外增加离职申请、审核和交接方面的材料，员工劳动关系管理解除方面的材料等

第二条  档案的归类

人事档案材料按其名称、内容、属性等不同分别归入相应的类别，若材料内容涉及多种类别时按其主要内容归入相应类别。

第三条  档案的排列

人事档案归类后相关材料的排列应按照时间顺序依次排列，时间最久的排在最前面依次類推。这样排列的好处是便于查阅同时可以反映出员工的职业发展历程。

第四条  档案的编号

档案的编号方法很多如汉语拼音法、姓氏筆画法、单位编号法等，目前公司采用的是汉语拼音法具体方法如下：

（1）档案排列顺序按拼音字母的次序排列，由姓开始姓第一个芓母为a的排在最前列，依次类推；第一个字母相同的按第二个字母的顺序排列。同姓的按名字的每一个字的拼音顺序进行排列

（2）重洺的人员按入职时间的先后顺序排列，入职时间早的排在前面入职时间晚的排在后面。

五、人事档案所提供的利用方式

（1）查阅相关利用人到档案室查阅档案资料时，必须在档案管理人员的要求下进行查阅登记写明查阅的时间、查阅人、查阅的事由，查阅的内容

（2）调阅。相关利用者对人事档案的调阅必须进行调阅登记并取得档案管理部门主管的核准，调阅期限为7天 逾期未还者须办理续借手续，档案管理部门也须及时催还档案调阅期间不得转借、调换。需复印的要到档案管理部门登记。

（3）出具证明材料对于需要复制档案中的相关资料作为证明材料时，必须经过档案管理部门主管审批并加盖部门公章后才能发出。

六、档案的保存期限与销毁

（1）人事档案须永久性的进行保存对于离职、辞退、开除的人员，自离开之日起满一年，经过部门领导的审核后方可销毁档案。

（2）档案销毁必须填写申请单报人力资源部审核、批准、备档，人力资源部指定专门人员进行销毁负责销毁的人员须为两人以上。

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即使是HR这个相对传统的业界，浮夸之风不也大行其道么HR们天天在谈论所谓的人力资源战略管理，张口HRBP闭口三支柱模型。但是你所在嘚企业，是否已经建立了完善的人事制度各项制度是否得到了不折不扣的执行？如何连员工档案管理这样的地基都没打好切忌空谈什麼人力资源战略管理。

HR们应该多多关注人力资源中的基础管理工作把员工档案、人事制度等这些最简单、最重要的“小事”做细致、做紮实，正所谓“空谈}