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档案信息化建设存在的问题与发展趋势
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论档案信息化系统存在的问题与对策
【摘要】：伴随着时代的发展和社会的进步,对于信息的需求愈来愈大,档案信息化的建设就成为了一种必然趋势。传统的档案管理主要依靠纸质、音像等记录,这样做不仅储存困难,而且管理起来也十分的困难。现代化的档案管理依靠计算机技术,采用数字化的储存,在节约存储空间的同时还可以实现资源的共享,能更大限度的服务大众,造福社会。本文对建立这样一个现代化的档案信息化系统的重要性,现在所存在的问题以及解对策进行了分析。期望其能跟好发展,更好的服务社会。
【作者单位】：
【关键词】：
【分类号】：G270.7【正文快照】：
一、档案信息化系统的重要性(一)档案的在社会中的地位档案是指人类参与的社会活动的真实记录,是最原始的信息资料,因而是十分的宝贵的,是对我们来说十分重要的历史文化遗产。档案工作是记录我们的社会行动,并随着社会的进步,蔓延到社会生活的各方各面,而其发挥的作用也愈来愈
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京公网安备75号论高校档案管理信息化建设
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论高校档案管理信息化建设
作者：杨海波&&&&转贴自：本站原创
(山东经济学院，山东 济南 250014)摘 要： 分析了高校档案管理中存在的问题，根据信息化社会对高校档案管理的新要求，提出 了实现高校档案管理信息化建设，必须实现“两个加强，两个建立”的措施。关键词：高校；档案管理；信息化；建设中图分类号：G472.4& 文献标识码：A& 文章编 号：(64―02
档案工作的根本任务和目的就是科学地开发管理档案，提供档案信息为社会服务。高校档案 信息资源是我们国家信息资源的重要组成部分。如何在信息社会适应高校改革的需要，大力 做好综合开发利用工作，为高校教学、科研、管理服务是当前的一项重要任务。开发利用高 校档案信息，发挥档案在教学、科研、教育改革工作中的作用，是高校档案工作的根本目的 和中心任务，要想更好地为学校的各项工作服务，高校档案管理信息化建设是档案开发利用 的关键所在。因此，我们必须对高校档案管理信息化进行深入认真的研究，充分做好档案的 综合开发利用。因此，加快档案信息化进程，开发利用档案信息资源，服务于学校各项工作 是当前一项重要的任务。1 档案管理信息化的内涵
档案管理信息化是指在档案管理过程中，将档案信息资料通过加工处理，应用数字化原理和 计算机网络等信息技术，对档案资源进行科学合理的配置、开发和利用，以实现档案信息资 源的社会共享，提高档案利用率。
在信息化时代，档案工作的对象、任务、性质都发生了较大的变化，高校各项管理工作已日 益向自动化、信息化方向发展，将信息化引入档案管理已势在必行。现在大多数档案部门的 管理水平还停留在纸介质的基础上，这极不适应时代的发展，在信息时代这种传统的管理方 法必然被以计算机为基础的现代管理手段所替代。利用计算机管理档案，通过网络进行信息 传递，不单单是为了取代手工操作，更主要的是用现代化管理手段改造传统的管理体制，其 目的是通过计算机及互联网进行收集、整理、编目、检索等。实行科学管理，提供有效服务 ，充分开发和利用档案信息，最大限度地发挥档案资源的作用，使档案工作的技术水平上等 级上台阶，即做到服务现代化、管理信息化。这是网络时代、信息社会档案工作发展的必然 趋势，是时代的呼唤。
档案管理信息化不仅具有提供资料的存取和服务的能力，而且还能与国内外网络相连。因此 可以为高校内部及社会广大用户提供各种文献数据库的信息、检索服务和咨询服务，实现资 源共享，进行学术交流，了解最新动态。显然，当今的档案管理面临着一场大的革新，实现 自动化、信息化管理模式的时代潮流势不可挡。2 档案管理信息化进程中存在的问题2.1 缺乏统一的网络化协调机构
网络化是高校档案管理信息化的重要内容，但受高校管理体制和运行机制的影响，各高校档 案管理工作形成了条块分割、自成系统、各自为政的局面。尽管许多高校档案部门已意识到 资源共享的重要性与必要性，但还是比较缺乏馆际之间的合作。目前，还没有一个统一的组 织机构来规划协调高校档案馆网络化建设和资源共享工作。2.2 档案信息适时公开问题
信息公开问题一直是档案管理信息化面临的核心问题之一。在计划经济社会，受社会管理体 制和社会民主化程度的影响，公务信息的社会披露数量较少，时间上明显滞后。伴随市场经 济体制的日趋完善，社会信息化程度明显提高。与之相适应，相当一部分公务信息随着公务 管理实践的开展而有所公开。对反映此类活动的公务信息，除个别的确有进一步保密的以外 ，绝大多数应作为公开信息供大众自由查询。对其他公务信息，应区别情形，在总体缩短封 闭期的基础上适时向社会公众开放。在档案信息开放问题上，我们必须与时俱进。因为在市 场经济社会，信息不仅是一种重要的资源，而且是开展各项工作必不可少的基础性条件。信 息的适时、高效提供是社会实现良性发展的内在要求。档案工作的社会使命决定了市场经济 社会下的档案管理信息化必须提供更多、更适时的信息服务于社会。否则，档案工作就可能 面临被社会遗弃的危险。2.3 资源共享观念淡薄
档案馆藏一直是衡量档案馆规模和地位的重要指标，于是，追求自我实体的拥有，成为档案 馆工作的重中之重。但如何将自我主体拥有的馆藏置于整个社会档案体系之中，实现档案资 源的共享，至今仍然未被重视。2.4 人员素质较低
目前，高校档案人员队伍整体素质仍普遍较低，不适应高速发展的计算机工作环境，档案管 理工作严重缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才，不 适应档案管理信息化建设和高校档案事业发展的需要。2.5 数据库建设滞后
经过多年的努力，高校档案馆大都建成了规模大小不等的档案数据库。但缺乏整体性，数据 库大都自建自用，规模小，标准化程度低，类型单一，数据无规范化控制，社会服务水平较 差。而且大多是条目数据库，缺少全文数据库和多媒体数据库，无法满足用户的多种需求。 许多高校档案馆虽然联网，但只能访问其主页，无法实现实质性的资源共享。3 积极推进档案管理信息化的对策3.1 加强档案网站建设，健全档案信息管理系统
积极开发建设适合于高校档案信息的管理系统，即高校档案信息综合管理软件的开发。通过 该软件系统对高校档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、检索、利用、编研等各个业务环 节能够实行计算机的有效管理、控制、建立标准化的规范体系，实现档案工作自动化。档案 管理工作信息化的前提是建立起资源数据库，尽快形成数据规模，使计算机检索系统实用化 ，把馆藏档案信息开发出来，使服务水平和服务能力得到提高。这就要求在网络技术、特色 服务、网上档案资源开发、网上档案室等方面实实在在地下工夫。尤其要注意加强标准化建 设，通过制定共同遵守的各项标准，如网络通信及数据库方面的标准、计算机软硬件系统的 标准、网络传输的标准、机读格式标准、著录规则的标准、文献标注的标准等，建立标准化 的数据库。
在信息系统管理中，输入建设是一个方面，而输出利用又是另一方面。目前档案管理中 的编目立卷也是为了档案的有序化，但这种有序化常常是为形成档案的主体的连续性服务的 。缺憾的是，这些档案信息缺乏门类和专题的整合。管理信息系统告诉我们，信息具有可压 缩性，可以进行浓缩、集中、概括和综合，而不失去信息的本质。由此观之，档案管理完全 应该在保持全宗完整的同时在输出系统的大系统中建立专题检索子系统。以专题为检索途径 ，是与社会对接的主要服务手段，而建立这一子系统的过程正是将档案信息资源转化为资产 的过程。经过这一过程，档案就不至于在库中“死去”，而会在社会快捷方便的使用中实现 其应有的价值。3.2 加强档案队伍建设，提升高校档案管理水平
在高校档案管理实现信息化的过程中，档案工作者是信息资源与用户之间的桥梁与纽带，是 高知识含量信息产品的设计者、生产者和操作者，所以建设一支高素质复合型的高校档案人 才队伍对高校的和谐发展至关重要。3.2.1 档案工作者必须具有信息素养。21世纪是一个信息时代，面对信息时代的变革和挑 战，要求档案工作者在思想观念、工作方法等方面必须与之相适应，这就对其信息行为能力 与思维方式也提出了新的更高的要求。信息素养主要体现在以下几个方面：信息意识，包括 对信息敏锐的感受和需求，能够主动使用信息技术来解决自己工作、生活中的问题；信息知 识与能力，是具有对信息工具、信息资源以及信息技术有效利用的基本技能，掌握必备的信 息技术原理和常识；信息道德，即在信息获取、使用、创造和传播中能够遵循的道德规范以 及对信息犯罪的防范。3.2.2 必须具有较高的知识素养。21世纪是一个知识经济的时代，知识经济的特征就是知 识的快速更新。知识素养是包括知识的深度、广度、知识的结构、获取管理运用知识的能力 等在内的综合性的知识水平的体现。高校档案工作者不仅要掌握传统的档案管理知识，还要 熟悉与档案工作相关的文化、理论与科学技术，比如文史知识、社会学、情报学、统计学、 心理学、传播学，特别是从事信息开发和编研工作的人员必须以“博才”或“通才”取胜。 3.2.3 必须具有创新服务素养。知识经济时代，最主要的是以创新性为本质特征的人力潜 能的开发，其本质是人的内在自觉性的高度觉醒与自主性的发挥。被动的、手工式的档案提 供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。高校档案工作者从被动到主 动，从信息中介员到信息导航员等诸多角色的转变，不断更新观念，充分利用网络条件，满 足信息用户不断提高的更高、更严的要求。3.3 建立统一的高校信息化工作机制，完善档案管理工作目前，在绝大多数高校中，信息工作呈现明显的分离状态，信息工作部门，如档案、信息或 情报部门分离。这种分离状态已成为科学管理的严重障碍。因此，必须建立有效的工作机制 ，完善档案管理工作。3.3.1 建立新的管理机制。档案机制的创新是档案事业不断向前发展的不竭动力。在新的 形势和任务面前，高校档案部门必须开拓新的管理机制，以加强和改进自身的建设。实行“ 谁主管，谁负责；谁经办，谁负责的原则”，形成层层负责，职责分明，齐抓共管的档案工 作机制，保证档案工作任务的全面落实。要做到档案的收集、整理、保管与开发利用并举， 特别是对重点档案和有价值的档案要加强开发利用，克服重保管、轻利用现象。要重视抓好 档案源头和提前进馆工作，档案的质量是由形成档案部门工作决定的，这是档案的源头，抓 住了源头，就抓住了关键环节。3.3.2 强化监督机制。坚持“以法治档”，确保档案工作的顺利进行。国家和管理部门已 经先后出台了《档案法》、《保密法》、《计算机信息系统安全保护条例》、《电子文件归 档与电子档案管理办法》等等，这些法规的出台和施行，有效地保障了档案信息资源的合理 开发和利用，促进了档案事业的发展。但这些还不能跟上信息化社会发展的要求，还需进一 步研究出现的新情况、新问题，加大立法力度，加快有关法律法规的出台。3.3.3 引入竞争机制。长期以来，档案管理工作以经验管理居多，随意性代替了科学性， 人为性代替了法制化、规范化，这在某种程度上制约了人才的流动，容易产生不思进取的思 想，更谈不上去创新。应当引进竞争激励机制，改变在档案部门实际存在的“铁饭碗”现象 ，从源头上解决根本问题。建立一些相应的激励机制，如鼓励创新的用人制度、分配制度、 奖励制度，将每个人的工作内容作为考核的重要指标，进行考核，并与劳动报酬、晋升职务 、职称严格挂钩，营造出一个积极向上的气围和环境。从而激发每个人的工作活力，最大限 度发挥个人潜力，使档案工作出现充满竞争活力、开拓创新的新局面。3.4 建立档案信息网站，实现网络信息资源共享
信息网络思想和原则的核心就是开放性、共享性。网络环境为各高校档案摆脱自我封闭、走 向社会，建立起高校档案信息服务的新模式，开展校际合作提供了条件，因此可充分利用自 己的资源优势，开发有特色的数据库并将其送上网，同时加强横向交流与合作，发挥档案的 整体优势，弥补自己信息的不足，真正实现“分散建库、集中联库、分散服务、资源共享” 。 建立高校档案信息网络建设协调机构，制定一系列有实际约束力的规范和标准，改革当 前条块分割、各自为政的局面，建立一个统一的全国高校档案网络，真正实现高校档案信息 资源共享。档案的真正价值在于利用，档案信息化建设的实现将为档案信息的充分利用提供 前所未有的条件。高校档案网站是展示高校档案自身形象和为用户服务的平台，随着信息技 术、网络技术和数字化技术的飞速发展，利用校园网建立档案信息网站，实行新信息上网发 布、电子邮件服务、联机公共目录查询服务，为学生、教职工进行定向、定题的交互信息咨 询，拓展档案馆的服务功能，提高档案服务质量。同时，要充分利用高校资源优势，开发馆 藏资源，加强数据库建设，全面实现资源共享，为高校及社会提供丰富的信息资源和优质的 服务。［参考文献］［1］ 郭志敏.档案管理信息系统建设应注意的几个问题［J］.山东档案，2003，(19 ).［2］ 侯利风.档案资源信息化与档案资源网络化［A］.墓层档案工作论文集［C］. 北京:中国档案出版社，2005.［3］ 张九玲.对高校档案管理现代化的思考［J］.内蒙古师范大学学报(教育科学版 )，2003，(6).［4］ 任赞峰.试论高校档案信息化建设［J］.兰台世界，2008，（3）.
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