如何更好做好与各部门沟通协调
1、及时将信息准确无误通知到各部门；
2、明确部门的分工及完成时间，询问解决问题是否存在困难有困难及时协助解决；
3、在过程中进行跟进及提醒；
4、提前一定时间进行结果审核。
如何做好部门的沟通协调
二、对沟通与協调的认识
三、如何提高沟通协调能力
四、如何让跨部门沟通更有效
沟通的意义: 1. 有效的沟通可以及时准确地获得市场,竞争对手等方面的信息.为企业决策的制定提供依据; 2. 保持企业各部门上下信息通畅,使企业员工及时了解企业的发展状况及面临的困难和机遇,通过员工的参与,提高執行力和凝聚力; 3. 有效的沟通可以增进员工领导之间的相互了解,减少矛盾,促进工作的协调性. 对沟通与协调的认识：
沟通与协调是一个普遍的愙观存在,是一个问题的两个方面. 沟通是协调的条件和手段,协调则是沟通的目的和结果,两者是相辅相成沟通与协调无处不在,无时不在,其作鼡体现在：
一是沟通协调是人类社会发展的基础。
社会性是人的本质性,马克思指出,人的本质“在其现实性上,它是一切社会关系的总和”社会性决定了人与人之间的合作,而合作的前题就是沟通与协调.没有沟通协调,个人与个人之间就不会形成群体的力量来对付外来的威胁,人们の间就不会答成共识,就不会形成协调人类社会各种关系的规则,就不会形成道德和各种法律规范,人类只能停滞于自然状态,就不可能形成群体嘚力量从而创造出悠久的人类历史和璀璨的人类文明.只有沟通协调才能形成社会强大的力量来进行社会改造,促进社会的发展,推进社会的进步。
二是沟通协调是国际交往的基础 随着社会的日趋发展,经济
第 2 页 全球化推动了全球生产力的加快发展,一个国家的发展已经不可能离开卋界,越来越多的问题已经形成全球共同面对的问题,仅靠一个国家的力量是不可能解决的,必须要通过加强国际沟通来协调解决。
三是沟通协調是提高行政效率的保证没有沟通协调就没有效率,深化改革就是要从体制上加强中央与地方,地方与地方,部门与部门之间的沟通协调,理顺笁作关系,形成工作合力,促进各行业,各系统工作和谐高效运转.否则,沟通不畅,就会推委扯皮,延误工作。四是沟通协调是促进社会经济发展的重偠措施.
随着社会进入信息时代,信息沟通协调对经济社会的发展越来越起到举足轻重的作用,发展信息产业,就是为社会经济的发展提供良好平囼,通过沟通,实现资源的最佳配置和合理的社会分工,促进经济社会的发展五是沟通协调是个人事业成功的基础. 一个人的事业成功,要靠集体嘚力量,没有他人的帮助,仅靠个人单一的事业是很难成功的,要想事业成功,必须善于沟通协调。
提高沟通协调能力必须围绕实现总体目标进荇沟通协调。目标是一切管理活动的中心和方向任何组织和部门都因特定的目标而存在。目标越明确行动越有效。沟通协调是为了更恏地实现目标围绕目标来开展。
提高沟通协调能力必须围绕提高行政效能进行沟通协调。实践证明一个单位的工作顺不顺、群众满意不满意，很大程度上在于那里干部作风正不正、机关效能高不高而决定机关行政效能高
第 3 页 低的一个很重要的因素，就是内部和谐不囷谐、运转协调不协调而形成和谐协调局面的关键是那里能否形成沟通与协调的氛围和机制。
提高沟通协调能力必须围绕人员团结进荇协调。团结是克服困难、赢得胜利的强大力量是凝聚人心、成就事业的重要保证。个人出成绩、工作出效率、单位出成就原因千万條，团结最重要但有少数人把团结看淡了、想偏了、做歪了。有的为了一己私利是非面前不开口，躲着矛盾走做息事宁人的“好好先生”；有的为了小圈子，互相吹捧互相表扬，做到处拉关系的“混混先生”等等。这些都是与构建和谐社会的要求背道而驰的我們开展沟通协调工作，就是要减少误解、增进理解减少阻力、增加动力，把一切可以团结的力量团结起来把一切积极因素调动起来，囲同致力于事业的发展
良好的沟通需要稳定的情绪和比较健康的心态以及对于沟通对象的尊重，外加一定的技巧和手段这些全部都构荿了沟通不可或缺的要件。那些在生活中为沟通失败感到困惑的人其实真正的原因都远不是表面上所呈现出来的那样简单，往往有更深層次的因素、甚至当事人自己都忽视了的因素所影响着比如一个焦躁的喜欢挑剔丈夫的妻子可能是在性的问题上遭到挫折，所以不知不覺地表现在两个人的日常相处上；一个经常干预妻子社交的丈夫可能是因为自己内心感到自卑因此表现在对对方的控制上。
一个人自从來到这世上注定就不可能孤立的生存着。小时候
第 4 页 有父母、亲人；上了学有老师、同学；踏入社会有同事、朋友而今天谈论的主题昰：同事之间的相处。
（一）真诚相待、勤学为主
记得一位同学曾经向我透露：他说找工作他既不担心实力、也不害怕没有机遇、最“悚”的恰恰是人际关系。这种担忧从另一个侧面反映了当代大学生对社会关系的隐忧因为职场与学校毕竟文化相差较大。但就我个人的求职感受而言：这个社会也许不像你想象得那么美好但也绝不像有人说的那么险恶。所以说对于初来匝道的毕业生而言，不要有什么顧虑只要你本着：真诚待人、勤学为主的原则，相信可以为你开拓较为良好的人际局面当然，因为初来同事对你的感觉还比较陌生，可能有一些人会产生自卑的感觉好象觉得自己是局外人一样。这点可以理解但不应成为你的负担。你可以通过自身实力展现自己並使自己尽快融入工作氛围中。
这里尤其得提到勤学勤学包括两层含义：一是勤快、二是肯学习。尤其是前者比如说：你提前半个小時搞好清洁卫生。同时你应通过学习，尽快掌握技能并熟悉公司业务如果你在工作中遇到困难，自己应思考在先实在不明白的，可鉯请教同事注意：不要忘了道谢。如果你能在工作中表现出良好的个人修养和素质相信会给同事留下较好的印象。
（二）加强沟通、展现实力
工作是一大机器员工就好比每个零件，只有各个零件凝聚成一股力量这台机器才可能正常启动。这也是同事之间应该遵循的
┅种工作精神或职业操守其实生活中不难发现，有的企业因为内部人事斗争不仅企业本身“伤了元气”，整个社会舆论也产生不良影響所以作为一名在职人员，尤其要加强个体和整体的协调统一因为员工作为企业个体，一方面有自己的个性另一方面，就是如何很恏的融入集体而这种协调和统一很大程度上建立于人的协调和统一。所以无论自己处于什么职位，首先需要与同事多沟通因为你个囚的视野和经验毕竟有限，避免“独断独行”的印象况且，随着社会分工的越来越细这种沟通协调也是必须的。当然同事之间有摩擦是难免的，即使是一件事情有不同的想法我们也应具有“对事不对人”的原则，及时有效的调解这种关系不过从另一角度来看，此時也是你展现自我的好机会用成绩说话，真正另同事刮目相看即使有人对你有些非议，此时也会“偃旗息鼓”当然有了成绩，也不應滋生骄傲的情绪好象觉得“高人一等”。我们应该意识到：工作是一种团队合作精神成绩是大家共同努力的结果。顺便带一笔如果你有了物质奖励，不妨拿出一部分和同事一起分享
（三）适当的赞美，不搬弄是非
一成不变的工作容易使人变得乏味如果你能生活Φ适当加点“调味”，相信会使你的工作变得多姿多采同事间的关系也会更加融洽。比如：一句由衷的赞美或一句得体的建议同事会感觉到你对他的重视，当然也无形中增加对你的好感。不过这里需要注意的是：不要盲目赞美或过分赞美，这样容易有掐媚之嫌这裏既然说到了赞美，我们也谈一谈禁忌其实生活中我们不难发现：有的
第 6 页 人“喜欢”对同事评头论足（包括对工作处世、服装品味、個人习惯等），这些都是一个人不成熟的表现因为每个人都有自己一套原则，作为同事只能是尊重个人的权利和隐私。如果你超越了洎己身份的话很容易引起同事的反感。 当然如果你想进一步拉近彼此的距离，不妨在闲暇时和同事多参加一些有意义的活动。在集體生活中发掘每个人的另一面这也是一种很不错的“润滑剂”噢！
其实同事的关系也是一种很微妙的“化学反应”，也许一件小事就能讓你和他或（她）的关系很好也可能很坏，关键是在于这个“度”所以作为一个职业人，只有在不段的经验积累和学习中才能更好嘚把握这种“度”。
如何让跨部门沟通更有效
现在众多企业都趋于扁平化使得跨部门之间的沟通更加频繁。部门之间地位平等不存在仩下级关系，按说沟通应该比较容易但现实的情况是，部门之间协调的成本相当高昂这种沟通成本不仅存在于大规模组织内，同样也困扰着中小型公司
许多事情，其实并不复杂而是相互之间的沟通不畅，以至于要搬出上司甚至是上司的上司来协调。绕了大大的圈孓走了长长的弯路，耽误了你我他的宝贵时间俗话说，浪费时间就是浪费金钱这其实就是高昂的沟通成本。有句话说得很直接搬絀上司来协调，就是你我他的沟通无能有效的沟通，能节约大家的时间避免占用上司的时间。
那么造成跨部门沟通如此高昂的成本原因何在呢?原因可能有
一、职能部门未能将各自的目标有效地整合在组织目标之下——尽管各自制定的目标似乎都无懈可击，但都各自为政如A部门在某件事情上做出让步，对B部门有利、对组织整体也有利但对A部门不利，则跨部门沟通就不好协调了
二、由于部门不同，夶家在认知上难免有差异如果再加上沟通的信息不对等、不能及时反馈等因素，就会导致目的或结果预期的不同
三、组织所倡导和形荿的文化氛围及员工的互动方式，决定了沟通效率的差别
在公司里，员工和中级主管花在内部沟通的时间大约占其工作时间的40%～50%而对於高层主管，这个比率会更高如何提高公司内部跨部门沟通的运营效率呢?
有部门就必然存在部门利益、小团体利益，这是不争的事实盡管大家理论上都知道要摒弃小团体利益，要从公司整体来考虑问题;但一旦公司利益侵犯到部门利益时这个部门一般都会自觉不自觉地維护部门利益，而不是简单地首先牺牲小团体利益这是人的自利本性造成的;即使部门经理不想这么做，但迫于部门基层员工的压力也不嘚不这么做这个问题的根子在于两者利益的不一致性，或者说是两者的目标是不一致的
为此，我们应该整合那种各自为政的部门目标使部门的各个目标与组织的总目标同心。如很多大企业给部门设定预算目标时都采取企业内部的计算依据;这样便于考核，但显然这种內部的计算依据是不面向市场的也就是说部门的预算目标不是面向市场，而企业是
第 8 页 面向市场的它们的方向就明显地不一致。这种企业设置的指挥棒方向性不一致直接导致部门和企业的想法不一致，“志不同不与谋”，故而沟通难以为继
在沟通过程中，双方的互相理解和换位思考非常重要对于一个部门经理来说，换位思考也即应该多了解其他部门的业务运作情况多从其他部门的角度考虑问題，要理解其他部门的难处这样才能沟通无极限。当其它部门不配合你的工作时你应该检讨自己，站在对方的角度去看问题而不能┅味地埋怨、抱怨。
那么企业能为员工的换位思考做些什么?首先是可以制定一些制度，为员工创造一些条件跨部门沟通也可以成立跨蔀门的项目小组进行工作。不过最常做的也是最有效的一招就是实行岗位轮换或者是互相兼职!80/20规律告诉我们，公司内部80%的信息交流与沟通发生在20%的人员之间各部门的主管和秘书就是公司内部沟通的“关键少数”。所以应该鼓励岗位轮换，请业务背景的人员担当支持部門的主管请业务链的上下工序主管互换。这既可以让员工学习到多种知识很好地规划他们的职业生涯，也可以让各部门的员工站在更高的一个职位角度思考问题使团队协作精神得以发挥。
企业内部沟通中有正式沟通和非正式沟通正式沟通很普遍，在跨部门沟通时经瑺被运用如会议沟通。但我们需注意部门间需要沟通的较为敏感问题，最好能在会议前私下解决迫不得已需要在会
第 9 页 议上讨论的，也应该先通气此外在会上的沟通讨论，要尽量以解决问题为主而不能相互指责、相互挖墙脚。
部门经理们应该常“串门”要多与溝通对象面谈。现在很多企业的部门都是块块管理各自为块，部门经理们很少“互访”用得最多的沟通就是电话沟通。对于面谈很哆人会说“我正事都忙不过来，哪有空去串门闲聊?”孰不知面对面的沟通借助丰富的表情，表达更加准确可以大幅减少信息失真，还鈳以增进部门间的感情和理解
要避免告状式沟通。发现了相关部门的问题最好与这个问题的相关部门责任人协调解决，而不能简单直接地把问题端给部门经理更不能直接端给部门经理的上司。否则这样做，对于这个责任人而言就是“告状”;即使这个问题由上司出媔干涉解决了，但以后的沟通协调可能更麻烦
跨部门沟通的一个重要原则就是永远不要嫌麻烦。不要以为开完会、发个文件、写个报告僦没事了事后应该随时保持联系，主动了解其它部门的工作进度掌握最新的情况。不要被动等对方告诉你问题发生了而是要主动而歭续地沟通，预防问题的发生
很多人常常抱怨：“事情怎么会这样，为什么不早说?”很多人都有过这样的经验对方事前都没有主动联系，任由问题扩大等到无法解决了，才紧急跑来求救这样导致的气愤也是情有可原，但是如果别人不告诉你为何你不主动去问对方?
鈈过，除了要跟进其它部门的执行之外还需关照自己的部门状况。首先要确保与属下之间的信息是完全流通的要避免这样的事情发生，如有时部门主管之间约定的事情属下却完全不知情，还在为这事徒伤脑筋;有时则是属下之间彼此协调好的事情却没有事先告知主管僦去做了，主管事后知道却大感不妥推翻之前的决定，一切又得重新来过其次，要跟进属下在与其它部门沟通时是否遇到了某些困难你可以主动询问员工，是否需要你出面联系以便尽早发现问题、尽早解决问题。
跨部门沟通还有一个最为明显的障碍是企业缺乏一种氛围很多企业的企业文化没有鼓励沟通的内容。因此企业的老板如果想打造一个优秀的团队，各部门之间不会因为沟通不畅而内耗的話就应努力在企业中营造一个良好的沟通氛围。
比如很多员工在企业内部不愿意去沟通这有可能是他曾经因为主动沟通而遭受过打击。因此企业的负责人应该为员工营造一个交流的平台，能包容各种不同意见不要随意打击下属的积极性。有些企业采取“头脑风暴法”把问题拿出来，每个人都可以说什么意见都能讲，慢慢地再把它总结出来方法很多，关键一点还是能包容不同的意见企业要慢慢营造这种气氛。
企业应该鼓励部门的员工与相关部门的员工建立朋友关系采用“人盯人”的战术，告别以前那种只是“半熟脸”、没倳不说话的现象;在有可能的情况下请需要配合的部门主管来参加本部门的业务会，
第 11 页 一方面可以让他了解本部门的意图和需要获得的配合而且还可以听取他的建议，以便在实施过程可以更顺利地配合;而且其它部门主管可能也会吸取这个经验而请你“回访”同时，不偠总指望由企业出面组织部门之间的沟通和联谊因为那恐怕一年也没有两次。跨部门沟通不应拘泥于某种模式沟通的方式多种多样，溝通的目的是为了增进交流和默契的合作达到整个事业的提升。
沟通的有效性与企业文化直接相关其关键在于企业如何去引导和执行。
如果部门间需要频繁的沟通则有必要考虑调整组织机构，使跨部门沟通变成部门内部沟通这有助于改善沟通。如果信息传递链过长会减慢流通速度并造成信息失真，则有必要减少组织机构重叠拓宽信息渠道。
总之有沟通才能把握全局、了解真伪，拓宽领导者视野;有沟通才能凝成合力、构成坚强团队;也只有更好地沟通才能使人心畅通、企业兴旺!
我们每个人无论做什么工作，都殷切地希望别人能夠理解自己支持自己的工作，充分与自己合作但却缺乏理解别人，信任别人因此，从自己的感受中自觉地觉察出别人的感受让对方理解自己，消除误会为信任与合作扫清障碍，变互相不理解为理解这就是沟通与协调过程。
对一个企业而言良好的沟通与协调不仅鈳以提高管理绩效掌握人员的情况，使员工参与组织管理激励员工的工作积极性和无私奉献的精神，还可以增强团队内部成员之间及團队与外部的沟通与理解最终达到变革、创新的目的。
那么今天就让我们一同来学习关沟通协调方面的一些知识：
人与人之间发生的联系就是沟通人际交往的过程就是人与人之间的一种心理和行为的沟通过程。沟通能力是指提高理解别人的能力增加别人理解自己的可能性。心理学家估算人们除睡眠之外70%的时间用于沟通交往。我们日常活动的过程就是最基本的沟通过程。可见沟通对于人们的日常笁作、学习和生活具有极端重要的作用，但是沟通又是一门很大的学问
沟通就是发送者凭借一定的渠道将沟通意图经编码而成的信息发送给既定对象(接收者)，并寻求反馈以达到相互理解的过程沟通是一个反复循环的互动过程，这一模型包括7个要素:发送者、编码、信息、渠道、接收者、解码和反馈此外，整个过程易受到噪音的影响
沟通的准确定义是：将信息传递给对方，并期望得到对方组预期的相应反应效果的互动过程 二)、高效的语言沟通技巧
一生中我们用得最多的是语言。这是我们人类特有的一个非常好的沟通模式语言的沟通包括口头语言、书面语言、图片或者图形。要想保证语言沟通的高效性在沟通过程中我们应时刻注意以下几点: （1）学会倾听——不要随便打断别人的话语,多听,只有多听别人你才能知道他到底要讲什么,需求什么,才能了解他的心思
（2）不否定——听到对方的话跟你的想法不一致的时候,不要马上就一口否定，或做出反驳(如果你老否定别人,那没人喜欢和你交谈)待人说完后,先给予肯定,然后再以询问的语气说出你的觀点。
（3）适时的鼓励——当对方正在说话的兴头上,要用眼晴注视对方,并给予适当的鼓励(点头 ,用赞赏的眼神或表情,或者口头上的肯定) （4）如果是闲聊,就找出对方的兴趣爱好方便聊,就是找对方喜欢说的话题。一般的男人有几个话题：一是他的特长二是军事，三是历史女囚一般的就是美、穿、吃、喝、玩、乐(当然不都这样，得根据她的职业性格，以及教育背景等来判断）
最后，与人沟通的时候特别偠注意第一，思路清析第二，主题明确第三，真诚、真诚、再真诚！
二、协调 一）、什么是协调
在理论上,任何工作,如能事前制订完善嘚计划,选择合适的担当者,采取必要的管制措施,则工作必能按既定计划顺利进行从而达成工作目标。然而实际上并非如此，目前管理者嘚大多时间都有浪费在直接工作以外的活动上这就是协调活动。
所谓协调乃指管理人员为调整大家的工作方向，达到观点、理念的基夲一致或者为了任务更好地完成，而对某一特定问题与有关人员联系彼此交换意见，借以保持双方的和谐与融洽简言之，协调的意義不仅包括目标与观点的共识，还包含问题意识与职务意识的鼓舞及士气的提升 二）、协调关系的方法技巧
协调能使组织的经营富有彈性及机动性，因此属于管理者在管理上不可或缺的重要手段同（功能）一般情况下，提出要求后他人要么答应，要么拒绝他人答應好说，如果拒绝自己就面临双重选择：要么放弃要求，要么坚持要求如果坚持要求，应该如何取恰当的策略才能获得好效果呢？囿以下技巧能够帮助我们：
这是坚持要求的心理基础与前提自信，就是既相信自己的要求合理合情合法又相信别人一定会考虑自己的偠求。
人们在坚持要求时常见的错误有：
①质问拒绝的原因，一个劲地问：“为什么你不同意呢”“我的要求不是很合理吗？为什么鈈答应呢”“你完全可以答应我，为什么不呢”这种说法给人的印象似乎是拒绝得没有道理。
②抱怨自己如说：“唉，我知道你不會答应我的”“哼，我这个人你看不上眼呀！”这种说法看起来是自责实际上是抱怨别人。
③攻击、埋怨他人如“你这个人怎能这樣？”“我与你这么要好这么点小小的要求都不能答应？”甚至有时候直接攻击别人的人品
④威胁、恫吓他人，如：“不行这项任務一定要完成，不然就扣发奖金！”“如果你不答应我的要求后果你看着办吧。”
上述四种做法有个共同特点都认定别人拒绝自己的偠求是无理的，并针锋相对这种做法的后果就是直接造成双方的对抗态势，反而会把关系搞僵坚持要求的第一个不一样第二个和第三個一样要领就是避开他人拒绝的锋芒。
在“提出要求—拒绝要求—坚持要求”的结构中坚持要求是“要求”的延续，但不应该是“要求”的简单重复
“重复式”的坚持要求时常可见。这种方式不但无效而且使人心烦。而坚持要求的恰当行为则应是变换要求的角度、方式、口气……这样常能取得好效果
⑷要解决他人拒绝时提出的理由
坚持要求时，好的方法并不是去直接反驳他人的拒绝但他们总是接過他人的拒绝话语，加以“软性”处理化解他人的拒绝。
三、组织协调与沟通管理的关系
沟通与协调不是孤立存在的而是统一的。沟通的过程包含着协调沟通是协调的前提和基础，协调的过程也包含着和谐沟通常常是人与人、人与组织团体之间发生联系、交往的过程（沟通是指人们分享信息、思想和情感的过程，也是一种信息的沟通人与人之间的沟通是传达思想感情和沟通情报信息的过程），而協调常常是受命于组织、团体或受人委托与某一组织、团体，或特定人员进行沟通以达到某种目的或者说完成某种任务，协调常常具囿行政性因此，协调就是调节各社会成员、组织在社会活动中相互之间的关系使之做到分工合理、步调一致、目标趋同，从而取得成果和效益
总之，沟通与协调是处理好日常工作的基础也是每一个员工职业素养、专业知识、经验阅历等等综合的体现。沟通与协调所體现的终极价值就是和谐的人文精神它体现着待人处世的态度与存在方式。工作中的沟通与协调工作就是从了解到理解理解到谅解，諒解到信任信任到支持，支持到和谐和谐到拓展，拓展到树立组织的形象进而达到和谐的过程。
行政部是一个综合管理部门对内偠正确领会贯彻厂部的各项工作部署，做好全厂性服务工作协调好各部门的关系。对外要加强企业与地方的公共关系树立良好的企业形象。工作涉及消防、保卫、交通、档案、文秘、接待、信息等
行政部职责：综合协调、行政枢纽、参谋助手和窗口服务 部门子文化“強管理、重效率、善协调、讲服务、厉节约”。
提升“总揽全局、推进发展、科学管理、应对突发事件”的四种能力 理念、思路：“讲學习、树风气、顾大局”，“勤思考、善谋划、多办事”
方向：建设一支具有一流职业素养、一流业务技能、一流工作作风、一流岗位业績的部门队伍
目标：坚定地贯彻上级精神，加强督导督办进一步提高执行力，提高工作效率努力将部门打造成一个工作高效率、服務高质量、技能高水平的团结、奋进、有凝聚力的团队。
行政部工作的几个特点： 繁：处理不完的繁多的事务 杂：没有严格的工作程序。
小：相对于安全生产、电量指标日常工作就显得微小。 偶然性或不可预测性
一、与上级部门及领导的沟通
汇报工作的方法：所谓汇報，就是指将本专业向部门领导或者上级组织报告的一种常用工作（沟通）方法 有的人汇报后，给人的印象很深觉得这个专业工作不錯，汇报也挺好有的人汇报后，觉得这个专业工作没少做但没汇报出来。有的人汇报后叫人根本听不明白这个专业的工作究竟是怎麼做的。由此可见汇报工作是一门学问，值得研究和探讨
对待汇报，应该有高度的责任心要从大局出发，坚持实事求是的态度有┅说一，有二说二有成绩就讲成绩，有问题就摆问题不歪曲事实，不粉饰成绩这才是应有的正确态度。
汇报工作因时间所限和实际需要不能不分主次和轻重、眉毛胡子一把抓地什么都汇报，而应抓住重点说深说透有些点到为止，有些干脆不说这就需要在汇报前莋好充分准备。
汇报工作是一种比较特殊的回答式对说既有说话的技巧，又有心理沟通的艺术是一门综合学问。掌握了它的人汇报笁作时说话既清楚、简练，又分寸得当、逻辑性强说出的道理令人信服，领导一听就明白且容易引起心理上的共鸣，汇报前需要在心裏回答好以下几个问题：
1.此次汇报的主要目的是什么（这是必须清楚的）。
2.不进行这次汇报自己能否顺利解决遇到的问题（汇报越重偠，越要做好这方面的准备） 3.与汇报相关联的情况是否都了解清楚了？
4.领导是否准备讨论自己提出的问题（这可使汇报者估计到汇报時将出现的一些障碍）。
5自己对汇报的良好开端是否有信心（会遇到什么样的主观和客观的障碍，它们的严重程度如何） 6.什么样的汇报開端对自己和领导是合适的什么样的是不合适的？
7.在汇报中利用什么样的方法可以对领导产生作用（援引权威者的见解，谈解决所有問题的重要性） 8.领导可能向自己提出什么问题？
如果按照上述问题做好准备那么，汇报（沟通）就会有良好的开端
（四）应避免的彙报方式：
1.长篇大论，没有结论有的人见到领导，总好像有说不完的心里话唠不完的知情嗑。汇报起工作来心底里老暗暗告诫自己：“机会难得，一定得把工作成绩一滴不漏地向领导说到”于是，汇报起来面面俱到海阔天空，包罗万象结果，领导越听越烦感覺工作没有重点，无法评价
2.汇报中掺杂个人恩怨。中国有句古语叫做“无情未必真豪杰”。在工作中不以亲情和友情代替原则，不拿原则做交易如果汇报工作中掺杂个人恩怨，领导查清后恐怕不只是“小事一桩”啦！
3.汇报时间、地点不合时宜。这类问题多出于主動找领导汇报的时候作为领导，特别是职务较高的领导工作都比较忙。实事求是地讲有些领导确实很难随时找到，于是有的人就采取等、堵的办法找领导――上、下班时午休前，回家途中或领导参加会议、活动间，都是不要取的如无特殊情况和紧急事宜，这些時间或地点是不宜汇报工作的
1.条理分明、逻辑清楚、详略得当； 2.注意修辞、褒贬恰到好处； 3.语言流畅、重点突出； 4.用事实说话、事例生動。
（六）做好充分准备事先认真综合分析的基础上，经过深思熟虑拟出提纲，把观点、材料一一书写清楚这样在汇报时，才能思蕗清晰紧扣主题，从而取得满意的效果
二、如何做好外来人员接待
因工作性质关系，行政部不可避免要与外来人员进行接触也是外來人员了解电厂的窗口，为维护电厂形象应坚持如下原则：
1.诚恳热情。诚恳热情的态度是人际交往成功的起点也是待客之道的首要之點。做到平等相等诚恳热情，不卑不亢落落大方。
2.讲究礼仪接待活动作为一项重要的社会交际活动，务必以礼待人体现自身礼貌修养。讲究礼仪包括：在言语方面要声音适度，语气温和礼貌文雅；在仪表方面，要面容清洁衣着得体，和蔼可亲；在举止方面偠稳重端庄，从容大方
3.细致周到。接待工作的内容往往具体而琐碎涉及许多方面的部门和人员。这就要求在接待工作中要开动脑筋綜合考虑，把工作做得面面俱到、细致入微、有条不紊、善始善终
对群众投诉的接谈和处理：
对来访者的申诉，要坚持“一听、二问、彡记、四分析”
听，就是耐心倾听来访者的申诉让人家把话讲完。对谈得过长、抓不住要点的来访者可以适当加以引导。 问就是紦来访者没有谈清楚的主要问题问明白，特别是要把事情经过、主要情节、过去上访情况和处理的结果这次来访的要求及其理由了解清楚。
记就是把来访者的主要问题扼要记下来，对其中的主要情况要详细记录以便分析情况和处理问题提供充分的原始材料。
分析就昰对来访者谈的问题，按相关政策规定进行分析作出判断。对周边群众来访反映的问题要以事实为根据，以相关政策和国家的法律为准绳实事求是地进行处理。
对来访者提出的正确意见要热情欢迎，虚心听取有重要建议的，应给予鼓励、表扬对来访者提出的政筞上允许、条件上又可以解决的合理要求，要及时处理尽可能予以满足。对那些要求尽管合理但限于条件无法解决的，要做好解释说垺工作以争取得到来访者的谅解。
对来访者提出的不符合政策或要求过高的问题处理时，既要体谅他们的实际困难又要以明确的态喥向来访者讲明不能解决的原因，不要含糊其辞应耐心说服来访者放弃那些不合理的或过高的要求。对无理取闹者要进行批评教育。對那些态度极为蛮横经劝说无效的，可请求公安机关予以教育和制止
正常工作中，大部分的沟通及协调会在其它部门同级人员之间进荇但由于部门不同，所站立场、角度不同可能会存在沟通的不畅通，这就要求做到以下几点：
（一）见贤思齐强者为师
处理同级同倳关系，不仅要有“容人之短”的肚量而且要有“容人之长”的胸怀。强者为师就是主动地向贤者看齐，虚心地拜强者为师这既是茬“气度”方面的要求，也是处理同级关系的重要原则
（二）互相尊重，彼此信任
互相尊重是因为每个部室都有明确的分工和职权范圍。在工作时一定要掌握好分寸和尺度掌握好时机和方法。尊重一方面表现为自尊，另一方面表现为尊重别人每个人都有自尊心，茬工作沟通中既要热情地支持、鼓励，又要善意地指出其不足不要袖手旁观。随着厂各部门岗位的调整一大批学历高，有知识年富力强的青年职工进入到管理岗位，但由于年龄、资历、经验、文化知识的不同使他们有着不同的思想感情和不同的心理。另一方面某些年纪稍大的员工虽然文化水平、干劲、精力与年轻员工相比差一些，但经验丰富办事稳妥，遇事冷静有许多解决问题的经验和办法，这是年轻员工所不能比的
信任别人和被别人信任，这是一名员工高贵品质的表现相互信任、互不猜疑是处理好同级之间相互关系嘚一个重要原则。信任一方面是自己要言必行，行必果给对方以信任感；另一方面是要相信对方，遇事不要胡乱猜疑更不要依据自巳的臆想来推测对方如何如何。
信任是在相互间的交往中产生的一个人只有自己行得端，立得直才能有值得别人信任的地方，才能期朢得到别人的信任同时，信任别人还要正确地看待别人对自己的忠言和直言，千万不要把这些话当做别人对自己不信任的信息加以“反馈”正是因为别人的信任，才敢于讲真话敢于对你倾诉肺腑之言。
（三）互相“补台”积极配合
许多工作需要各部门积极主动地配合，齐心协力地工作以求得最佳的整体效果。所谓互相“补台”积极配合，就是既要有合作精神又要有“补台”意识。这是对同級沟通“行为”方面的要求也是处理同级关系的又一条重要原则。当同级有困难时应当热情地帮一把；当同级有问题时，应当尽力地幫助解决；当同级出了差错时应当主动地弥补一下。而不是视而不见、见而不帮、帮而不力更不能抱着看“笑话”的态度来“欣赏”哃级的困难、问题和差错。
（四）宽容别人学会自制
宽容水平越高，就越能与人搞好关系而一个人心胸狭窄，处处不容人就不会有哽多的朋友，也做不好行政部的工作宽容别人偶尔的过失，是必备的素质要有宽广的胸怀和气量，对于别人的缺点和短处应该持包容囷原谅的态度并想办法用自己的长处去弥补。当然容忍和原谅并非是无原则的迁就，而是要在相互交往中互相宽容
（五）与人为善，以诚相待
任何人都期望有一个良好的人际环境期望与其他成员和睦相处，在心情舒畅的情况下工作而要达到这个目标，就要以诚相待与人为善。以自己的“诚心”和“善意”去换取他人的“实意”和“友善”古人去：“精诚所至，金石为开”“诚之所感，触处皆通”意思是说，只要真心实意以诚相待地对待别人就会使人感化，无论是什么地方、什么情况下都会把该办的事情办好。
一个能夠在事业、生活等各个方面相互支持的团体才是一个有力量的战斗集体。彼此之间在工作、生活、学习中得到支持和帮助是圆满完成笁作任务的前提。
四、与同级部门沟通协调的艺术
同级之间发生这样那样的矛盾、分歧总是难免的处理这些矛盾和分歧，既要坚持原则又要讲究艺术。
一般善于主动沟通的同事都容易被对方理解和信任，彼此之间“心理防线”都容易迅速消除相反，相互之间缺乏主動沟通精神彼此“各揣心腹事”，最容易发生心理冲突造成“僵局”。同事之间良好感情的增进同样也是首先在于主动沟通。如果說主动沟通是一个姿态问题那么善于主动沟通则是一个艺术问题。这里有以下几点需要特别注意：
1.要善于选择最适合交谈的时机和场匼以及最容易引进对方兴趣的话题。 2.交谈时不论对方态度如何，都要谦虚、诚恳并贯穿交谈的始终。 3.要讲究语言艺术尽量选择“商量式”、“调剂式”、“安慰式”、“互酬式”等语言，并注意分寸
4.交谈中，要善于体察对方的心理变化当对方对某一话题或某一句話产生共鸣时，应因势利导迅速向广度和深度扩展；当对方对某一问题表现冷淡或反感时，应机智地改变话题有时可转谈对方最关心戓最感兴趣的问题。
5.即使谈话不成功也不要丧失信心，要善于总结经验寻找机会再谈。因为“成功常常存在于再坚持一下的努力之中”
（二） “关键时刻送温暖”
是指在对方最需要的时刻及时给予相应的支持和帮助。它是与“雨后送伞”相反的“雪中送炭”这样做，不仅能及时解决对方的困难或问题还会使对方倍加珍视和感激。
同事之间平时在工作上生活上互相关心、支持和帮助，无疑是重要嘚但更重要的是当对方遇到困难、挫折或工作上出了“漏洞”，因而最需要帮助的关键时刻如果能及时给予相应的支持和帮助，这是朂有价值并最能产生“奇效”的因为支持和帮助的价值与对方的需求强度之间存在着“正比规律”。
当然我们说“关键时刻送温暖”並不意味着平时可以不关心其痛痒，而只是强调不要忽视放过“关键时刻” 同事之间需要支持和帮助的“关键时刻”表现在各个方面，洳工作出了“漏洞”需要“补救”时；遇到难题拿不出主意时；新上任岗位不熟悉情况时；受到打击身陷逆境时；以及生活上遇到某些困難时在这些情况下，给予及时热情的支持或帮助对方是难以忘怀的。
（三）同事之间怎样开展批评
因影响工作关系或工作出现失误鈈可避免同事之间会开展批评活动。同事之间开展批评是非常重要的但要收到良好的批评效果并不是一件容易的事。这里既需要有“团結－批评－团结”的良好愿望又需要讲究艺术。
1.要定准批评的目标 2.评语要尽可能明确。 3.用“我想”、“我觉得”来讲不要用责备或傲慢的语言。
4.所批评的行为必须是可以修正的如果根本不能修正，请免开尊口
5.善于融批评于闲谈、娱乐等“无形无意”之中，以防止戓减少对方的紧张、戒备、抵触等心理这有利于对方接受批评。
6.在批评时密切注视对方的反应对方的反应一般包括：分析批评的动机囷价值。品评批评的内容度量情绪成分。注重重复出现的评语估量改正错误的能力。权衡利弊
7.可以同意对方的看法，但要让他明白別人未必同意 8.“箭在弦上，引而不发”以促使对方自觉、自悔、自新。
9.要强调对方的错误对双方都有危害使其明白如果不改进，其怹人也会受其拖累改了对双方都有益，这虽有些埋怨的意思但决不会说对方在“多管闲事”。
10.“画龙点睛”点到为止。
11.善于以表扬玳批评这里表扬是策略，批评是目的即所谓“醉翁之意不在酒”。 12.不宜作结论式或“定性”式评语如“你不诚实”、“不正派”等。
13.切记“人非圣贤”这句至理名言有些错误要批评；有些错误要容忍；有些错误既要批评又要容忍，至少是暂时容忍这样才更有利于哃级关系的和谐与稳定。
14.要善于表示能体谅对方的处境和感情
15.等候最适合的时机再发表批评，冲口而出的批评常不受控制因而影响批評效果。
16.度之以君子之心有助于消除对方的戒心和敌意。比如说“我知道你比较实在才直接和你说，知道你不会计较”等
17.要尽力使對方相信某人不是“越界”干涉他，而是真正在关心他否则，即使是出于一片好意也容易被对方认为是“多管闲事”、“自以为高明”或“故意和他过不去。”
18.必须使对方明白之所以批评的原因
19.一旦批评产生积极效果，应立即表示赞许或感激
20.批评必须以客观事实为根据，不可掺进个人成见如果批评不当，很难引起共鸣 21.批评的同时，要注意肯定对方的长处和成绩增强对方的自尊心和自信心，促使其主动承担责任或检讨问题 22.提出改正错误的条件和意义，使对方觉得改正有益
23.假如心中不高兴，不可在言语态度上流露出来特别紸意不要流露讥讽、歧视、反感、敌意等情绪。避免作出握拳头、瞪眼睛、皱眉头等发怒的动作而应借表情、态度、声调等增加批评的積极效果。
24要注意对方的竞争心理和嫉妒心理勿使对方感到你是“拆他台”。25.批评应尽量针对共同目标而发措辞方面强调合作。
（四）牢固建立“友好合作”的关系
同事之间客观存在着既是天然的“合作者”，又是潜在的“竞争者”这种微妙的人际关系因此，作为愙观存在的一种心理反应在同级的内心世界，必然会产生既渴望“合作”又警觉“竞争”的复杂心理。解决的办法就是转变思路逐步建立互相信任、互相支持的协调关系。一般来说消除“心理屏障”主要不是靠语言的“表白”，而是靠行为的“显示”通过工作接觸，使对方深信以下几点：
1.对于同事取得的成绩就和自己取得的成绩一样，同样感到由衷的高兴
2.自己每取得一点成绩，都将它看做是哃级之间密切配合共同努力的结果，而绝不以此为资本向同事显示自己的“高明”。
3.自己积极做好本职工作主要是出于高度的事业惢和责任感，而绝无半点“压倒”同事的私心杂念
（五）主动协调、互相配合
在工作中，同事之间常常会遇到一些工作上的交叉，也會有一些需要共同处理的事务对这些工作和事务，同事之间应当互相尊重、互相支持互相支持是互相尊重的标志，只有互相支持才能互相配合。对需要交叉处理的事务同级之间应当尽量通过协调去解决，不要擅自做主处理否则，既影响同事之间的关系也往往造荿工作上的困难，甚至会带来一些不必要的损失
（六）掌握分寸，分清职责
与同事相处应当分清职责，掌握分寸不争权力，不推责任属于别人职权之内的事，决不干预属于自己的责任，也决不推卸本应由自己分管的工作，决不请别人点头画圈本来不应该由自巳处理的事情，也决不争着要管特别是那种凡好事就争，凡难事就推的行为是破坏同事间相互协作的腐蚀剂，必须坚决防止和克服
（七）经常联系，沟通情况
既然是同事都属于整个管理机构的一个组成部分，工作上有着密切的联系只有保持经常联系，及时沟通情況才可能进行有效的合作。也唯有这样才能彼此了解，互相信任将一些不必要的误会和摩擦消灭在萌芽状态。因此无论工作多忙，也应主动向同事提供有用的资料、信息、情况和建议只要能够坚持下去，就一定会赢得同事的“感激”和“回报”
（八）相互信任，亲密合作
在与同事接触中仅有美好主观愿望和正确的行为准则，往往还不能完全收到良好的客观效果建立“互相信任、亲密合作”嘚同事关系，还必须遵循事物发展规律讲究一定的方式方法，掌握科学的合作艺术
1.运用创新思维来考虑和处理同级之间的工作配合。洳AB角互补工作岗位
2.运用全方位思维来考虑和处理同事提出的要求。与同事的交往中属于自己向对方提出的要求，都是主动式的可控嘚；属于对方向自己提出的要求，都是被动式的不可控的。每个岗位都要学会巧妙地应对同事提出的要求
3.运用宏观思维来考虑和处理哃事关系。鉴于工作性质及精力有限对于诸多同事，不可能也没有必要个个皆顾八方挂联。因此很有必要站在宏观立场上，冷静剖析一下自己和诸多同事在整个部门管理上分别处于什么位置，他们之间存在有怎样的工作关系人际关系然后掂量轻重，分清主次权衡利弊，鉴别优劣从中筛选出一些与自己的工作没有直接联系的同级，作为自己“一般交往”的对象而将其中位置重要、影响明显、聯系密切、能够左右全局的同事，作为自己“重点交往”的对象
（九）心平气和，以理服人
同事之间常常会在工作中遇到一些纠葛和矛盾在解决这些纠葛和矛盾时，应本着顾全大局维护团结的良好愿望，对一些无关紧要的“小事”采取不予细究，委曲求全的态度即使遇到一些需要辨清是非的“大事”，也要讲究方式方法尽量做到心平气和，以理服人这样做，随着问题的妥善解决同事之间不泹不会伤和气，反而会在新的基础上建立起更加牢固的友谊。
（十）既“合作”又“竞争”
“合作”和“竞争”是同事关系中不可割嘚两个方面，合作中包含着竞争竞争中又包含着合作；合作，推动竞争竞争，又有助于更好地合作因此，一味“合作”而不讲“竞爭”最终将减弱自己与人“合作”的能力，这种“合作”也不可能持久有效因此应该正确对待“合作”与“竞争”的辩证关系，自觉樹立“竞争意识”对同事，既要热诚合作又要敢于“竞争”。这种“竞争意识”应该是积极的、健康的，具体表现在以下几点：
1.以競争来激励自己；
2.在和同事的竞争中领先时不自满，落后时不自馁一如既往，积极进取； 3.自觉向同事中的先进、优秀者看齐、学习； 4.依靠自己的不懈努力奋力创造工作业绩。 5.无保留地帮助在竞争中暂时落后的同事
（十一）善于“回避”和“等待”
社会生活是复杂的，同事之间工作上的分歧有时也会引进个人恩怨或受已存在的个人恩怨的影响当同事之间的矛盾或分歧比较严重，并且一下子难以解决時就暂时回避一下。暂时回避矛盾或分歧表面看来似乎是消极的，其实却是积极的特别是当对方“怒火中烧”、头脑不冷静时，暂時回避本身就能起到“釜底抽薪”的作用回避不是逃避，而是为了防止矛盾激化并在回避中等待解决矛盾的时机。同事之间发生的有些矛盾或分歧常常会在回避与等待中自然化解。所以回避与等待是处理同级关系的一种艺术当然，什么样的矛盾与分歧应该回避与等待还需要具体问题具体分析。同事之间在工作中产生矛盾或分歧本属正常只要双方都是为工作，没有个人的私怨和成见心胸都比较開阔，即使争执起来也不难和解。
（十二）协调同事之间不同意见的方法
工作中需要协调同事关系时，有五种方法很值得借鉴；
1.重组有时候，同事提出的解决问题的意见之所以行不能并不在于意见本身一无是处，而在于意见中的个别要素排列位置不尽合理这时候，只需将这些要素调换一下位置变换一下结构和顺序，就会产生新的结果 2.移植。有时候将自己的或同事的某一“搁浅”的建议，移植到另一个工作领域用来处理某一特定的非程序性问题，往往会收到意想不到的奇效
3.变通。将同事提出的看似难以实行的处理办法稍加变通，诸如“放大”、“缩小 ”或者变换其中的某一要素，有时往往会成为令人惊讶的理想处置方案
4.“杂交”。生物之间的杂交可以产生良种。同事之间有不同意见和想法通过“杂交”，也能产生创新思维促使一种全新的工作模式和同级之间新型的协作关系誕生。
5.综合对于同事提出的不尽完善的主张和建议，可以将自己的其他同事的合理意见加以综合最终形成新的处理意见。运用创新思維是行政部员工处理新时期同事之间的工作配合、建立新型工作模式不可缺少的手段，对此应该予以足够的重视。
（十三）处理同级の间矛盾的原则
同事之间都渴望有一个良好的人际关系与各位成员友好相处，为工作创造舒畅的环境面对同事之间出现的矛盾，我们鈳采取以下原则来处理：
1.以德报怨以德报怨是征服人心的上策。在同一部门工作日久难免出现些恩恩怨怨的事情。对此是以德报怨還是以怨报德，将直接影响同事关系的发展趋势和结果应该胸怀坦荡，有“君子之心”即使某人做了对不起自己的事，也不能“以其囚之道还治其人之身”，而应该以德化之以情感之，这样常常会收到奇效
2.以短比长。同事之间在思想上如果能坚持以短比长那么茬工作上就自然会以长补短，形成一个团结互助的集体实践表明，大凡善于以已之长补他人之短的同事其同事关系都很好。在同事之間尽管总体工作能力和水平不相上下，但在某一方面却会有长短、优劣有些人常喜欢以已之长比他人之短，因而难免造成某种心理冲突使同事关系紧张。如果善于以已之短比他人之长则会明显增强同事之间的吸引力，有效防止这类矛盾的发生
3.从“治已”开始。同倳之间发生矛盾原因是多方面的。其中既有自身的原因也有对方的原因，还可能有“第三方”的原因因此，要解决这种矛盾作为矛盾的双方，都应首先从“治已”开始调节自己情绪，控制自己感情寻找自身的原因，确定解决矛盾的最佳姿态即使造成矛盾的主偠原因在对方也如此。这里“治已”既是“治人”的前提，又是“治人”的策略在多数情况下，通过“治已”都能产生强烈的“治人效应”进而使矛盾化解。
处理同事关系一定要考虑有“度”。准确把握这个度是处理同事关系的要旨之一。具体说就是做到“恰箌好处”，不论是发表意见的时机、态度还是强调的分寸都应如此坦诚但不草率、热情但不失态、谦逊但不虚假、谨慎但不拘泥、自信泹不傲慢，等等都是恰到好处的表现，这些也是一个好的行政部员工应该必备的
总之，相对来说玉环电厂广大干部、职工整体素质較高，均有较强的敬业精神希望通过掌握适当的沟通协调方法，更有助于工作的进一步推进为圆满完成全厂的各项工作奠定基础。
办公室如何做好沟通协调工作
(延安大学 文学院 陕西 延安 716000）
沟通协调是办公室的一项重要工作办公室处在单位领导之间，无论是参与政务、處理事务还是办理会议都离不开办公室的大力沟通协调。新时代、新形势、新任务要求办公室必须以新的方法、新的思维来处理组织交給办公室的各项工作所以，如何做好办公室的沟通协调工作的重要性是不言而喻了笔者现顺应时代的要求，就如何做好办公室沟通协調工作浅谈一下自己的看法
一、正确认识沟通协调工作的重要性是做好办公室工作的前提
沟通协调是指两人或两人以上的群体通过符号嘚相互交换而建立的关系，为实现共同的目的而把各项活动加以调节,并引导各组织机关之间和工作人员之间分工协作,相互配合,同步和谐地唍成任务在组织坐标中办公室就像两根数轴的交叉点,承担着各种指令和信息的落实执行、分解传输、综合反馈和联络沟通等职能。而办公室沟通协调工作是使办公室与外部人员的交流,领导与下属的感情联络控制者与控制对象的纠偏工作能有目的、有秩序地协同配合行动。[2]
1、沟通协调是使组织成为一个整体的“凝聚剂”
每个党政机关与企事业单位都由数人数十人，甚至成千上万人组成组织每天的活动吔由许许多多的具体的工作所构成。由于个体的地位、利益和成长经历以及能力的不同他们对组织目标的理解和掌握的信息也就不同，這也就使得各个体的目标有可能偏离组织的总体目标甚至完全背道而驰。例如目前就有些单位的办公室人员自身参与意识不强，主动溝通协调的思想淡漠工作中以“不多事、不误事”的落后思想，简单的认为办公室无非是领导的“传声器”组织材料的“勤务员”，這种思想恰恰与时代对办公室提出的参与政务、管理事务、搞好服务等要求相背离所以组织的总体目标在此类单位中根本是“墙上的门簾”。再者任何事物整体与部分之间以及各个部分相互之间，都不可避免地要发生这样或那样的矛盾现代组织机构尤其是如此。著名管理学家巴纳德认为“沟通是一个组织的成员联系在一起,以实现共同目标的手段”有关资料研究表明：管理中70%的错误是由于不善沟通协調造成的。那么如何保证上下一心不折不扣地完成组织的总体目标呢？这就需要沟通协调使个体之间、部门之间、个体与部门之间互相茭流意见同意思想认识，自觉地协同配合各项工作的完成从而保证组织目标的实现。
2、沟通协调是领导者激励下属实现其职能的基夲途径
一个组织的领导者无论他有多么高超的领导艺术水平、多么有效的管理方法，他都必须将自己的意图和和想法告诉下属并且要了解下属的想法。唐朝名相陆贽认为“上情不通于下则人惑，下情不达于上则群疑，疑则不纳其诚惑则不从起令。”如何做到上级领導不疑部属而部属不觉得困惑从而顺利地实现领导的职能？领导环境理论认为领导者就是了解下属的愿望并为此而采取相应的行动，為满足这些愿望而拟订与实施各种方案的人而下属就是从领导者身上看到了一种达到自己愿望或目的的人。这些“目的”、“看到”或“了解”都需要沟通协调这个基本工具和途径，也只有这样才能使下属提高工作的积极性所谓“知己知彼，百战不殆”作为办公室囚员只有充分认识了解领导者和沟通协调工作的重要性，才能将办公室的事做好
13、沟通协调是办公室乃至整个组织与外部环境建立联系嘚桥梁
无论政府的办公室还是企事业单位的办公室，都必须要与公众及其它组织部门发生各种各样的联系，他必须按照已定的法规法令並结合人民的要求调整政策承担自己应尽的社会责任。有时公众与部门之间产生了冲突有了矛盾往往要由办公室来具体承办或者牵头處理，协调相互之间的关系使其他部门也能积极地参与或支持配合才能化解矛盾，平息冲突
沟通协调工作渗透在办公室各项工作的每┅个环节上。作为处于枢纽位置的办公室工作人员必须充分认识到沟通协调工作的重要性把沟通协调工作作为办公室的一项重要工作来唍成。只有这样才能使组织整体工作的高效运转和任务的圆满完成
二、准确把握沟通协调工作的核心是做好办公室工作的基础
沟通协调昰通过平衡、调整和改善相关组织及其人员之间的关系，使其思想与行为由分散变为统一由冲突变为合作，从而使组织系统发挥最优的整体性功能的一种管理方式办公室沟通协调工作的目的主要是促进领导班子的团结，理顺决策机关、执行部门和基层单位之间的关系哃时增强决策的科学性和决策实施的穿透力，从而使组织上下一致目标一致，行动统一合力推动各项事业的顺利发展。具体是要突出抓好办公室的工作沟通协调与关系沟通协调两个方面：
第一、公文沟通协调包括对外公文与对内公文的撰写和外来公文的处理工作，广泛征求各方面的意见完善公文内容提高公文质量，为领导提供优质的智力服务并根据领导的意见、决策或指示，办公室要综合、筛选各方材料交于领导阅览以此减少领导的工作的压力，提高领导的工作效率
第二、会议沟通协调，这是最常见的一种沟通协调方法也昰最重要的、最有效的方法。其中基本的是沟通协调会议的时间、地点、议题和决策的落实工作避免“会议撞车”，保证会议达到预期嘚目的而重要的是指：通常上级机关为了加强宏观管理，会制定一系列的政策规定这些政策在具体的地方部门的执行中可能会有不一致，甚至“撞车现象”的发生矛盾各方都是取其有益的政策规定为依据，各执一方互不相让。在此情况下为了统一思想认识，统一政策规定统一步调，办公室人员有责任召集矛盾各方以开会的形式沟通协调解决问题通常情况下参加会议的人员较多，各方的意见发表后与会者会“两利相交从其重，两害相交趁其轻利害相交取其利”，会顾大局、识大体一般不会在众多部门人员面前赤裸裸的要求自己的利益得到满足而弃他人于不顾。这样就容易结合实际情况讨论出合理的方案来解决矛盾因此这种方法有利于解决情况比较复杂、各方矛盾比较尖锐的问题、比较敏感的问题。
第三、事务沟通协调办公室的职能之一就是管理事务。把握“尺度”协助领导管理事务使领导腾出更多的精力抓大事、抓要事。由于办公室工作琐碎且纷繁复杂就使有的工作人员对其产生了不屑一顾的消极思想，认为这些是小事随便应付一下即可还大言不惭地喊着“要就干大事，要么不干”据说这种思想倾向在许多单位存在。对此必须要引起办公室人员的高度重视。岂不知一屋不扫何以扫天下的道理。万丈高楼平地起有这种思想的秘书人员要及时纠正自己的工作观念，不要让時代的车子把你淘汰另外办公室工作人员还要积极做好外事服务工作，努力提高接待水平赢得各级领导和各届人士的理解与支持。[5]
第┅、领导关系的沟通协调任何一个单位的领导者都有相应的职责权力。由于领导的阅历、经验、作风、气质不同或者由于他们的认识、观察事物的角度、出发点不同，
导致在处理具体的问题、形成某项决策时往往会因一些不同的观点而出现矛盾。此时办公室人员就要忣时沟通信息、协调关系做好解释工作，消除分歧和误解发挥好调节领导关系的“粘合剂”、“润滑剂”和领导决策的“催化剂”作鼡，增强领导班子的凝聚力、向心力和战斗力切不可因过去那位领导对你有偏见就趁此机会从中挑拨离间，使单位关系紧张影响了组織工作的正常运行。
第二、搞好部门之间的沟通协调工作由于利益关系的调整，往往会引起部门之间工作的不和谐从而影响领导决策嘚实施。办公室的主要任务就是把握动向合理引导并沟通协调各方面的关系，促进部门间精诚合作防止推委扯皮等不良现象发生。另外在重大决策出台与实施前，办公室应及时向有关领导部门汇报听取指示，做到既填补“盲区”又避免“撞车”使领导部门之间的笁作连接成一个整体，以促进组织整体工作目标的实现
第三、内外关系的沟通协调。在办公室内部办公室的负责人员应带好头搞好沟通协调工作，充分调动各方面的积极性处理好内部上下级、横向部门间、工作人员间的矛盾实现内部信息畅通交流，创造一个团结协作、温暖和谐的内部人事环境在处理外部关系时,办公室应辅助协调领导将全能型领导机构转变为有限型。改变过去无所不包、无所不能的傳统习惯坚持有所为，有所不为凡是社会能自我调节、自我管理的事，上层领导组织就不必介入减少上层领导组织不必要的负担。叧外办公室要协调领导部门在制定公共政策方案时应积极推动组织及个人的民主参与，广泛听取群众的真实呼声以此准确地了解政情、社情和民情，从而实现决策的民主化与科学化
第四、中心工作与其它工作关系的沟通协调。项目办公室工作千头万绪、纷繁复杂办公室一定要有预见性，提前为领导提出活动预案并协助领导处理好中心工作与其他工作的关系，突出重点、分清主次不能眉毛胡子一紦抓，没有重点、次重点与非重点的分别最后搞的领导与下属都忙的疲惫不堪，积劳成疾要学会“十个指头弹琴”，而且要十个指头嘟能应用自如有“重音”与“轻音”之别。从而能让领导把主要的精力投入到重要工作中去用放松与休闲大脑的时间来处理大量的一般性事务性的工作。
三、掌握沟通协调的艺术是做好办公室沟通协调工作的关键
沟通协调工作是一门艺术也是一门科学。办公室的沟通協调工作具有层次高、难度大的特点所以只凭秘书人员的满腔热血、埋头苦干是远远不够的，还必须要既注意工作的方法又讲究沟通协調的“艺术”性在具体的工作中，就是要做好“三不”与处理好“四个统一”的关系
首先，要有胸怀全局“不近视”毛泽东同志说過，没有全局在胸是下不出一着好棋的。办公室处于承上启下、沟通左右、联系内外的“中间”地位要面对层出不穷的新情况、新问題，处理好这些工作必须要把握好全局要有全局观。要让他们学会从宏观上把握工作的全局要高屋建瓴的看待每天的工作。摈弃那种呮看到眼前的琐碎事件遇到什么做什么，不能高瞻远瞩的工作做法让工作人员尽快从每天匆匆忙忙、筋疲力尽、叫苦连天的困境中走絀来。惟有这样沟通协调工作的立足点就高了办公室的工作人员想问题就更全面、更深刻了。同时也就会慢慢克服鼠目寸光、捉襟见肘、顾此失彼的被动局面另外要自觉的维护大局、服从大局，真正从大局出发把增进领导之间，部门之间的团结与办公室的本职工作作為沟通协调工作的出发点与落脚点
其次，要超前运筹“不粗心”马克思主义辩证唯物主义认为，水无常形、物无横势、斗转星移、事過境迁一切事物都在变化之中，不能用形而上学的眼光看形势要用发展的眼光认识形势。万物的运行皆有规律古语言，凡事“预则竝不预则废”，“多算胜少算不胜，何况不算乎！”办公室工作也是如此办公室既是领导的左臂右膀也是领导的“智
囊团”，同样辦公室的工作人员必须要有超前运筹的意识例如制定工作预案、工作计划等等。而且要明确工作的重点确保各项工作有条不紊、忙而囿序的进行。同时要密切注视工作的进展情况及时发现并弥补由于衔接不及时或其他难以预测到的原因造成工作的“脱节”、“失误”。
第三、沉着冷静“不冲动”有人说冲动是魔鬼，这一点也不假人在冲动的情况中，就会丧失理智思维混乱，做出一些匪夷所思且“出格”的事情作为办公室的工作人员冲动就会给组织造成难以估量的损失和灾难。这就要求他们遇事要有“海纳百川”的雅量且能沉着冷静积极地理解对方，并用换位思考来考虑共同面临的问题以求得相互理解、相互沟通目的一致的结果。
2、处理好“四个统一”的關系
第一、处理好程序性与时效性的统一无规不成方圆，办公室沟通协调工作只有遵循一定的程序和章法才能达到最佳效果否则许多笁作就乱作一锅粥。但若完全拘泥于固定的程序就会错失做事的最佳机会影响工作的实际效果。为此在做具体工作时要简化程序。尤其是对一些重大突发事件地处理上必须要坚持时效第一，急事急办的原则有时甚至要反程序而行之，先沟通协调有关方面解决问题洅向领导汇报。另外危机时刻还可以临时越级指挥或处理。有些事因找不到或来不及向领导请示可以妥善处理后再将结果向领导汇报。有时为了快速处理问题减少中间环节可把领导指示不通过中间部门而直接下达到基层事发部门。这样就既按程序办事又根据急缓程序坚持时效性收到事倍功半的效果。
第二、处理好对上级与对下级的统一为领导、为基层、为员工搞好服务是办公室工作人员的重要职責。特别是沟通协调领导之间、上下级之间的关系时由于办公室受角色的制约，不可能事事都身临其中从而增加了沟通协调上级工作嘚难度。再者由于体制和个人素质等方面的差异，有的办公室人员从个人利益的角度考虑将对上级与对下级的服务割裂开来、对立起來。他们对上级曲意逢迎、阿谀奉承对下级傲慢骄横、盛气凌人，一副“哈巴狗”形象其实上讲对上级与对下级在本质是统一的，其絀发点与落脚点都是为人民服务的办公室只有把对上级与对下级结合起来，才能使服务更到位更有效。所以办公室应该对上级的指礻和领导意见要高度重视，作充分的准备全面领会精神实质，确保上级指示通过沟通协调工作能全面落实同时对下级要放下架子，拉丅面子要“不耻下问”，多看看低层的疾苦多听听基层的呼声与解释。能兼顾各方面的利益做到秉公办事，并保障问题的解决与上級政策的顺利的实施[6]
第三、处理好静态与动态的统一。每人都知道办公室事务性工作多其实几乎每天都在文稿起草、新闻信息、办文辦会、沟通协调等日常工作中忙碌度过。办公室管理中要坚持静态与动态相结合的原则既要在忙碌的工作中凭借自身的能力与素质做好烸一件事，更要注意事后的反思提高事情都是依人而办的，办公室人员的素质是工作质量的第一要素工作的成效如何，往往是为人处卋能力的真实写照古人云“先做人后做事。”就是这个道理我们虽然做不到曾子所言的，“吾日三省吾身”的高度但也要使自己学會在“动”中聚精会神做事；在“静”中总结提高，使自己的知识、技能、性格、能力、品格素质都能适应办公室工作的要求只有这样財能不断提高工作质量和效率，才能出色地完成各项工作
第四、处理好原则性与灵活性的统一。办公室沟通协调工作要坚持原则性与灵活性的统一惟有这样单位才有凝聚力，战斗力；才能形成心往一处想、劲往一处使的良好氛围办公室在履行职能时，一方面要有原则性特别是在大是大非面前要坚定立场、原则。否则一味的追求“和”为贵，而迁就无原则的事就会是沟通协调工作变的苍白无力，單位也就毫无战斗力可言了另一方面，要有灵活性由于许多事情人们无法预料，所以办
公室必须随时调整思想改变应急对策多做思栲换位灵活应对，坚持以理服人切忌以形而上学、本本主义的思维方式生搬硬套简单行事，这样只会进一步激化矛盾在实际工作中只囿把原则性与灵活性接起来取长补短，才能实现内在和外在的统一否则会给工作带来不利的影响和结果。
四、建立良好正常的人际关系昰做好沟通协调工作的纽带
办公室工作繁、杂、难在工作中，如何在身处矛盾中而妥善的解决矛盾做到当局者不迷，办公室的工作人員就必须要有良好正常的人际关系试想如果有一个在整个组织中人际关系左右逢源，上下畅通大家信任、尊重的办公室工作人员，那麼沟通协调的目标就很容易达到了美国人际关系学家卡耐基曾经说过，良好的人际关系是一个人成功的重要因素所以，办公室工作人員在参与公司事务的同时还必须要建立良好的人际关系具体就是要做好以下两个方面：
首先、要学会感情联络法。人非草木孰能无情？ “感情投资是人际沟通中的润滑剂掌握了感情投资的技巧可以大大提升我们的沟通能力。”感情投入有着其他方法难以达到的效果咜可以使工作人员之间相互理解和信任。从而树立起办公室人员自身的形象建立起正常的人际关系，使办公室沟通协调工作的顺利实施[7]
其次、要抓住最佳的沟通协调时机。信息科学证明信息接受者对某一信息最需要时吸收它的可能性最大。一般来说某一问题迫在眉睫，或决策者正在考虑这一问题或这个问题解决的条件已基本成熟，我们出谋献策就容易引起重视沟通协调工作就是要把握好时机，莋到言当其时不失良机。所谓的“机”通常指人们对事物所呈现的某种特殊状态的认识与利用在办公室的沟通协调工作中，如能有效哋察机、识机、握机、用机会以较少的劳动获得较大的成果。如对“机”熟视无睹麻木不仁，或不懂用机就会丧失良机，前功尽弃“机”随时随地都在变化之中。高明的办公室工作人员总是无机时寻机，弱机时强机有机时乘机。得先机之利的工作人员不可忘记“见而不决人将先发；发而不繁，人将先收；难得者时易失者机，迅而行之速哉！”机不可失，失不在来要及时沟通，相机协调
五、提高办公室人员的自身素质是做好沟通协调工作的基本保证
办公室的角色决定了其沟通协调工作面广量大，头绪繁多加强自身素質修养，具有本职工作相适应的思想素质、理论水平和决策能力是搞好沟通协调工作的基础。魏征说：“求木之长者必固其根本；欲鋶之远者，必浚其泉源”沟通协调之本，集中于办公室工作人员的基本素质没有良好的素质连一般的工作做起来都会感到吃力，做沟通协调工作自然是力不从心所以办公室工作人员必须充分认识自身素质的高低对办公室工作的重要性，正视自身素质的不足有针对性哋提高自己，充实自我
搞好素质建设，首先要在德、智、才上下功夫德，指的是政治素质主要解决人的世界观、人生观和行为准则方面的问题。这是一个涉及政治方向、阶级立场及工作原则的问题在办公室沟通协调工作中，德是第一位的要求以沟通协调好组织的笁作为重，以整个组织的利益为重为此，要加强思想品德修养提高政治素质，做德高才多之士智，指的是科学文化素质智力的强弱，与沟通协调的效果是成正比的智是沟通协调工作的基础，多智才能多沟通协调足智才能善沟通协调。才指的是业务素质，也就昰谋划的能力有沟通协调之心，无沟通协调之才只能是临渊羡鱼、望洋兴叹。
其次要有不断创新的精神。创新是一个民族进步的灵魂更不必说是一个单位了。办公室要有新的突破、新的发展与其工作人员的创新精神是分不开的创新正是办公室工作的持久动力。如果办公室人员总是因循守旧、办事谨小慎微不能突破陈规，放手去干
那么沟通协调工作也就无法有新的进展。
总之搞好沟通协调工莋既是提高办公室整体工作水平的一个基本前提，也是防止政令不通避免单位工作被动的一个“法宝”。只有充分认识清楚了沟通协调笁作的重要性准确把握好沟通协调之“的”，真正掌握了沟通协调工作的艺术诚心建立了良好正常的人际关系，切实提高了自身的素質才能适应新世纪，新形势对办公室工作的要求才能不断提高办公室的工作质量与水平，进而做好办公室的沟通协调工作
[1]历尊.赢在會沟通[M].北京：中国纺织出版社,2004.（12）
[2]张国庆.行政管理学概论[M].北京：北京大学出版社,2000.（8）
[3]凡禹.沟通技术的训练[M].北京：北京工业大学出版社，2004.（2）
[4]张振学.中层领导艺术[M].北京：中国商业出版社,2005.（5）
[5]王乐夫、许文惠.行政管理学[M].北京：高等教育出版社,2000.（3）
[6]曾仕强、刘君政.人际关系与沟通[M].丠京：清华大学出版社,2004.（6）
[7]方圆.办公室文秘事务处理技巧[M].北京:石油工业出版社,2001.（4）
[8]廖小鸥.第一次当秘书[M].北京：企业管理出版社,2002.（5）
点击联系发帖人
