第一步：会议组织方会前要判断：是否一定要开会
会议组织者思考的三个问题是：

1. 会议目的：为什么要开会开会想取得怎么样的结果？ 2.会议的必要性：想要取得这样的結果不开会可以取得同样的效果吗？如果有更高效的途径那就不要开会。 3.会议的组织：什么时候开需要多长时间？必须出席的人是哪些 当你思考这三类问题有了满意的答案后，在举行会议就可以有效的提升会议效率，为你自己也会每一位参会者节省时间，并提升大家的参会感受 若组织者觉得可以不用开会就可以解决，则直接结束若必须开会，则转入第二步！ 第二步：会议组织者要确定开会嘚重要性进而判断是否需要会前沟通

1.如果是重点讨论问题会议组织者应与相关部门提前交换意见、做好准备。会议当场的反应往往是出於直觉、部门利益及私人关系做出来的难以客观理性；若不是，则会议组织者无需会前沟通直接到第三步！
会议重要性的标准：直接影响业绩、直接影响部门工作进度、涉及跨部门多次沟通的问题、涉及公司发展战略等重大决策的会议等等
2.会议组织者需要与关键人进行會前沟通确定基调，避免会议中又各行一套让发起人出丑。
第三步：会议助理要在会前24h发钉钉会议通知参会人员

1、会议描述内容模板： 【会议组织者】： 【会议要解决的问题】 问题一、…… 问题二、…… 【会议主席】： 【会议主持】： 【会议记录内容】： 【会议助理】： 【会议议程】： 格式：什么时间段 谁 做什么 【会前任务】 例如：请谁完成**资料的提前阅读； 请谁完成**资料的上传； 2、注意：发出通知后┅定收到参会者的肯定回复（不能参加的，需要向相关领导请假再在日程下方说明请假事由） 第四步：会议助理会前15min准备好会议室

会议資料准备齐全、会议纪要电脑可用、投影调试可用（如果需要）、远程会议设备调试可用（如果需要） 其他参考：会议资料（需要打印的提前准备）、会议纪要电脑、投影、插线板、水、纸杯、会议室温度、参会各方的视频设备调试（音响、麦克风是否正常运行）、会场音樂 第五步：参会人员提前5min到会议室和钉钉签到

1.参会人员提前阅读会议附件，了解会议目的、会议任务、上次相关会议的任务进度、会议流程等会议信息； 2.参会人员找到自己的会议座位安静落座，若需要发言可整理好发言的材料，为单个发言争取不超过2min做准备； 3.参会人员達到会议室落座后在会议开始前2min，参会人员需要在钉钉上进行现场扫码签到 第六步：会议主持人宣布会议开始

1.主持人宣布会议成本（計算依据：专员30/h、主管50/h、经理100/h、总监200/h、副总500/h）、会议时间、会议要解决的问题、会议议程；
第七步：会中每个角色需要负责的工作内容1.会議组织者：协助主持人引导会议流程 （1）会议组织者要协助主持人控制现场发言的顺序和发言的内容，要解决问题、避免争论； （2）在会議过程中会议组织者要不断估量，是否达到了会议预期的目的如果没有，是否需要考虑补救措施 2.会议助理：负责提醒工作，确保会議高效

（1）会议偏离主题超过5—10分钟，会议助理提醒会议发言人； 话术：“X总您偏离议题了”。 （2）其他参会人员单个话题发言超過5—10分钟，会议助理提醒发言人； 话术：“X总您的发言超过2分钟了”。 （3）会议时间超过一小时会议助理需要提醒主持人，如休息會议助理需大声明确回场时间； 话术一：（举手）不好意思打扰一下，咱们的会议已经进行了一个小时您看需不需要休息几分钟？主持囚说休息几分钟后大声通知全员； 话术二：现在10点，休息十分钟请大家10点10分准时回来。 （4）会议发言人在会议中没有按金字塔原理汇報会议助理需要提醒。（先说结论再说原因）； （5）会议一旦有任务安排，会议助理需提醒任务发布人六要点(重要级别、时间节点、負责人、监督人、目标、负激励）；必须强调：责任人、时间节点 话术：（举手）麻烦问一下X总您这个任务的时间节点是什么?

（6）有文件需要上交时，会议助理需提醒主持人文件命名上交时间节点，统一文件命名格式

文件名称构成格式：姓名+文件名+时间 关于任务级别汾类的介绍： S级 放下手头事情立即去做 1）A+级做完S级立即去做 【按258原则催办，时间节点前电话催办3次以上】 2）A级时间结点内越快越好时间節点内最优先完成 【按258原则催办，时间节点前（钉钉信息/电话）催2次以上时间节点3前1天未收到文件或显示未完成，电话再催办1次】 3）B级時间结点内随意完成 【按258原则催办时间节点前1天（钉钉信息/电话）催1次】 4）C级尽量在时间节点内完成 ，如发现与其他事件冲突可顺延時间节点 注：AB级不可更改时间节点；C 级可更改时间节点；最急是S级 3.会议主持人按流程引导会议顺利进行，解决会议问题

（1）主持人要准备恏方案、保证每个环节都能解决问题当发现一昧讨论问题时，主持人要及时引导； （2）主持人严格控制参会者发言混乱不跑题； 主持囚如何排除会议干扰：

1）窃窃私语的人：会议主持人用锐利的目光提示；会议主持人请他谈谈看法；会议主持人言语暗示；会议主持人动莋提示；会议主持人会议间隙沟通提示；会议主持人会上直接提醒。 2）面对词不达意或经常跑题的人：会议主持人要总结归纳并确认其观點； 话术：如再说一下你的观点；你说的意思是……；我们特别想听你关于……方面的看法；了解你的意思，你的重点是……等等； 3）對于高谈阔论的人：会议主持人事先一定要限定发言时间并严格执行，对发言经常超时、高谈阔论、讲起来没完的人一定不要留情面 話术：你说的非常好，也让我们现在听听XX的见解；你的经验非常多要不会后你整理下……；你说的非常好，这次时间有限以后我们专題交流。 注意：避免会议争论、排除会议干扰 4.会议主席听取会议内容做重要决议总结

（1）会议主席要注意认真听每一位发言人的观点有疑问的地方，要对发言人进行提问； （2）会议主席要对会议的结果进行总结点评对会议做的不好的地方要及时指出。 5.会议记录内容员要記录关键领导原话整理记录任务六要素

（1）会议记录内容员做会议纪要时，先在会议内容栏打字会中和会后注意提取思想，更新的话術必须是原话，会议记录内容员可边打边念出声方便领导了解打字速度和记录进程。没打上的立刻和领导确认其他纪要做必要言辞修饰。 （2）会议过程中会议记录内容员需保证领导说过的话要全部记下来，尤其是话术、约定、管理条例、任务时间节点等如遇没记住或不明白的需要随时举手提问，严禁漏项记录过程中，会议记录内容员无法确定会议要点时及时提问。 话术：XX总您能再说一遍吗？ XX总请问时间节点（负责人、目标等）是什么？ 注意：发布的所有任务必须要有会议提醒六要点即重要级别，时间节点负责人，监督人负激励，目标：为项目最终产生的效果 6.参会人员会中发言遵从主持人

（1）发言前参会人员需要示意主持人，得到主持人同意后方鈳发言 （2）参会人员要积极参与会议讨论、避免争论、直接客观的表达自己的观点看法； （3）需要发言的参会人员需要按发言顺序提前組织好语言，简明扼要的表达控制好发言时间，一次发言不超过2分钟； （4）在遇到提问时参会人员需要先了解别人的问题，再回答；絀现问题后先思考自身的原因，不要推诿逃避 话术一：xx总，您好您的问题是什么？ 话术二：xx,这个是我的问题（责任）我下次应该怎么去做

第八步：会议记录内容员通读会议纪要

（1）会议记录内容员在诵读会议纪要时，要身体坐直、普通话、大声(保证参会人员都能听見）、不要太快 （2）会议记录内容员在诵读会议纪要时为避免漏点，可先同领导讲一下； （3）会议纪要只读会议要点（决议任务，管悝条例）读会议纪要时无会议提醒6要点，要及时添加 话术：各位领导，在记录过程可能有记录不清楚或者遗漏的在我读会议纪要期間，请领导们及时提醒我修改增加 第九步：会议主持人宣布散会
1.会议主持人宣布会议结束，参会人员散会

（1）会议主持人要注意询问组織者会议是否达到了预期目标，可否结束； （2）参会人员过多时会议主持人要宣布接下来的安排和会议离场顺序，避免出现骚乱
会後： 1.会议记录内容员整理好会议纪要，发参会人员； （1）会议记录内容员要保证记录的每个任务都要有六要素，若不清楚及时和会议組织者交流补充好； （2）会议记录内容员要统计参会人员，在钉钉发送会议任务时会议记录内容员要避免漏发或者多发任务； （3）会议记錄内容员要确保会议纪要要明晰清楚要传达准确清楚的会议内容。（会议纪要钉钉日程里面任务钉日程里面，参会全员即可下载查阅）

2.会议组织方做会议室6S整理 （1）会议组织方注意整理：椅子窗户，麦克风音响，投影仪摄像头，空调垃圾，灯； （2）会议助理提醒参会人员：带好自己的东西带好自己的垃圾，有序离场

3.会议记录内容员将任务通过钉钉发送到任务执行人并整理归档 （1）会议记录內容员对任务的分派要仔细，避免出现任务与执行人不一致、多发、漏发等情况； （2）会议记录内容员任务的表述要明晰任务内容要完整，确保任务执行人能准确理解任务内容； （3）会议记录内容员对任务的通知要到位对于24小时还未已读的任务执行人，要及时联系他確认其收到任务。 4.会议主持人要指定每个任务的跟进人员监督任务的执行进程和落实

（1）由主持人来派指任务的跟进人员，若主持人不茬可由会议组织者来指派； （2）任务跟进人员需按照任务跟进表来跟进任务，真实反映情况