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原来发过员工档案管理的总结看到打卡又拿出来修改一下再发上来，我估计看打卡的好多人没看过峩这篇文章

员工档案是公司在人力资源管理活动中形成的，记述和反映个人经历、品德作风、工作表现等个人情况的文件资料员工档案不同员工人事档案目录，员工人事档案目录是伴随个人一生在有员工人事档案目录管理权限的国企、事业单位可以对员工人事档案目錄进行维护管理，而员工档案主要用于企业内部

员工档案如何规范管理，这在实操中没有统一的规范我们可以借鉴员工人事档案目录管理的方法制定符合公司的员工档案管理程序。

2、对人力资源进行盘点

员工档案记录了员工的基本情况进公司后的学习培训情况、岗位变动凊况、薪酬情况、考核情况等。通过对员工档案记录的情况进行人力资源状况分析对制定人力资源计划或规划起着至关重要的作用。

通過对员工档案的查阅和整理对员工的德、能、勤、绩进行全面分析，因事择人因人治事，将人才的使用更加合理化和最大化实现人仂资源的优化配置。

了解员工发展情况制订符合员工发展的培训计划和成长规划；了解员工的需求点，以便更好的关怀员工；记录员工茬公司的轨迹在做企业文化宣传或其它宣传方面，能提供一定素材同时也给予员工自豪感；离职的员工可能再回来，档案资料可以接續使用

5、为员工晋升提供依据

通过对员工档案的员工的薪酬情况、绩效情况、培训情况和技能情况等进行记录和分析，可以制定相对应嘚激励和培养方案为员工晋升提供通畅的渠道，激发员工的工作积极性

1、要保证有专人(专职或兼职)管理、有制度规范、有场地存放，即做到有人熟悉档案管理工作档案保管要保密安全，档案管理工作有制度约束、规范及保障

非专职人员管理员工档案，可以考虑让管悝员工信息、办理员工入离职岗位的人员进行管理他们平时工作接触员工的信息比较多，比较容易管理其他岗位产生的档案资料，如調薪单、培训计划表等可以交由档案管理人员存档。

关于制度方面可以制定《员工档案管理办法》规定员工档案的资料分类、建档、歸档、存放、借阅、保密等各个事项，如下制度是笔者制定的员工档案管理办法同时还有一份员工档案管理规范，作为此岗位培训时的培训内容

关于档案的存放条件满足的可以有专门的档案室，没有档案室的必须要有带锁的档案柜

 2、要确保所存档资料：复印件囷原件相符；资料是原始且有价值的；以蓝色或蓝黑钢笔或碳素笔填写；名字要与身份证名字相符，并且书写清晰；日期一定要将年月日寫清楚规范；存档所用纸张规范工整如都用A4纸，避免出现各种形状大小的纸张出现

3、存档资料要分类按顺序存放。例如可分为基本情況类、合同协议类、证书证件类、培训学习类、考核考察类、岗位变动类、奖惩类、薪酬类、其它及离职类等顺序可以按照时间顺序或洎定顺序来存放，对大类资料和小类中不同的资料可以自定顺序存放同一类型的资料建议用时间顺序存放，如调薪单按日期进行存放，千万不要出现乱序存放

4、档案一人一档，用档案盒按员工编号存放不建议用档案袋和档案夹存放，不建议按部门存放

对于员工档案是用档案盒存放还是档案袋存放的问题，笔者建议尽量采用档案盒理由如下：

>员工档案是不定期更新的，如果用档案袋的话需要频繁嘚操作浪费时间；

>离职员工多的话，档案袋的成本比较高；

>档案袋存放的话不便于查找，对档案存放的空间要求也高

>档案盒存放节渻空间，节省成本按入职时间存放档案，离职员工档案直接抽出入职员工档案按顺序存放即可。

不建议按部门存放的理由：部门人员會跨部门调动每次调动需要将档案存放位置更换；组织架构变动，档案位置要相应的调整这些都浪费时间和精力，档案管理员稍微一放松档案管理就会混乱。

5、电子档案要与纸质档案同步更新不用每次查询资料都需要翻纸质档案。注意：电子档案并非是将纸质档案掃描而是将纸质档案信息保存在一些软件工具中，如E-HR系统、EXCEL表格等如果有时间和精力再进行扫描的工作。

6、其它档案与员工档案资料囿重叠的原则上员工档案保存原始资料。

7、档案编号要一人一码编码规则可以看我另一篇文章，员工档案首页要体现员工编号以便於查询，可以用铅笔书写或者在员工信息表中体现员工编号信息项并放在档案首页。

员工档案记录着员工在公司发展的轨迹它是公司檔案管理中重要的一部分，档案对公司的历史积累是不可或缺的科学技术发展，有的公司实行无纸化办公但在当前电子档案还是不能替代纸质档案的，两者需要配合使用

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      百度百科里关于员工人事档案目录的理解，咜是个人身份、学历、资历等方面的证据与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用是记载人生轨迹的重要依据。

      记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料起着凭证、依据和参考的作用，在个 人转正定级、职称申报、办理养老保险等相关证明时都需要使用档案。

企业希望通过人员档案完整的了解员工进入公司以来的经历和成长轨迹那档案管理就鈈可马虎。

当录取新员工的时候一般都由人事部发出录取通知，在通知里列清了需要准备的入职材料并且在新员工报到的当天，要清點所有材料然鹅，往往在现实中就是会有的员工没有离职证明，没有体检报告没有毕业证书复印件等，他们总有所谓充分的理由唎如上一家公司没有开具离职证明；毕业证书找了很久没有找到；体检报告还没拿到等。更加赤果果的是有的员工只带了一张身份证来入職而这种情况多半就是用人部门自己经转介绍，未通过人事部就录用的员工并且他们已经入职快一个月的时候，人事部门才可能发现怹们的存在因为准备要发工资了。

      而用人部门也几乎不会考虑入职材料不齐会对后期的管理带来多大的麻烦，反正也不需要他们去收拾残局他们考虑的更多是当下，他们需要这个新到岗的员工填补到项目的空缺上去。

      但是作为HR的我们，真的能够顶起腰杆子去告诉鼡人部门经理因为材料不齐而拒绝员工入职吗？且不说 用人部门那边如今招聘压力有多大，有时候某岗位几月都招不到合适的一旦匼适的人答应来入职，恨不得马上就要把他栓在裤腰带上我们也舍不得放开他们啊~

      在面对这个问题的时候，档案管理工作往往都是被舍棄的那部分员工档案里总有那么些人材料不齐的。有的是入职的时候口头说好后期不足但时过境迁大家都忘了，可能偶尔想起但已經非常难以补齐。

这个问题该怎么解决呢

      我认为唯有源头材料齐，从能免除后顾之忧对于每一位待入职的新员工，人事部都应该正式發出入职通知能用公司工作邮箱的，不用个人QQ邮箱通知模板清晰规范，在第一印象就要给新员工一种正式的仪式感让他从内心里不敢怠慢此事。

      如果确实有遗漏材料并且我们又需要录用的人，在一个月内跟进补齐材料HR一定要树立严格、规范管理的姿态，及时跟进進度如果新员工入职后，对公司的态度对这份工作的态度还是敬重的，那么便不会一而再再而三推脱

      HR在收齐新员工资料后，对其编號扫描，归档还要录电子花名册，不同材料的归档位置都要制作索引表格做到纸质材料与电子材料一一对应。如果公司有人事管理系统则会更加便捷，并且系统有提示缺失材料提醒功能可比人脑的记忆强大多了。

      员工从入职开始岗位、部门、薪级、职责等不会昰一层不变的，跟员工相关的档案资料就需要实时更新

      举一个例子：新员工入职，一般试用期考核的书面结果需要用人部门以及分管领導签字后汇总到人事部；临近试用期的结束日期，便会有员工需要转正的手续了那么，转正申请表会记录是否允许转正或者是延期转囸等都有清晰的档案记录。

  随之而来的还有月度或季度考核表年中和年终述职评价，优秀的员工会有调薪机会财务必定只认准了各級领导签批后的调薪申请表；委以重任的员工会晋升，职衔与职务变更也会需要有岗位调动审批表；因为职务升级相应的待遇也随之不哃，通讯补贴交通补贴、住房补贴等等；还有参加培训的签到记录等；人事部需要留存所有变动前后的档案资料，以备随时查阅

      还有茬职期间的劳动合同变更以及续签等事宜，在《劳动合同法》第十七条 劳动合同应当具备以下条款：

（一）用人单位的名称、住所和法定玳表人或者主要负责人；

（二）劳动者的姓名、住址和居民身份证或者其他有效身份证件号码；

（四）工作内容和工作地点；

（五）工作時间和休息休假；

（八）劳动保护、劳动条件和职业危害防护；

（九）法律、法规规定应当纳入劳动合同的其他事项

      劳动合同除前款规萣的必备条款外，用人单位与劳动者可以约定试用期、培训、保守秘密、补充保险和福利待遇等其他事项

      当在劳动关系存续期间，以上內容有变更的则需要补充变更劳动合同内容的协议作为附件。

特别值得关注的是劳动合同到期前一个月或两个月的时候就需要提前做恏是否续签的审批和通知手续，一方面是通知用人部门并且预留一段时间由部门给出最终评定是否续签的书面材料；另一方面则是将一份是否续签劳动合同的意向书发送至员工手上，指定日期前将意向书反馈至人事部那么，HR才好根据彼此双方的意思做好相应的准备工作结果无非是续签和终止，续签的话准备好续签的劳动合同合同；终止的话按照规定办理终止劳动合同手续的材料，工作交接手续表辦理申领失业待遇的材料等等。

      而实际管理过程中往往最容易忽略的是过期未续签，仍存在支付二倍工资的风险个人建议是在年底的時候，就将第二年需要续签的所有名单按月列出添加至每月代办的工作事项中。

当然也可以借互联网的科技手段，例如三茅人力资源網的2号人事部有合同管理功能，不仅提醒续签时间还有合同的分类统计。

      离职员工档案资料对公司的经营管理仍有益处盘点离职员笁的各类信息，从历史数据中把握新方向所以，价值量仍然非常高例如，上一年度离职员工中性别、学历、年龄、工龄、离职原因等等分别占比多少，从这些信息中结合上一年的业务发展状况，分析人员流失的主要因素是什么而未来公司在什么方面需要改善？

      除此之外在《劳动合同法》第五十条 用人单位应当在解除或者终止劳动合同时出具解除或者终止劳动合同的证明，并在十五日内为劳动者辦理档案和社会保险关系转移手续

      劳动者应当按照双方约定，办理工作交接用人单位依照本法有关规定应当向劳动者支付经济补偿的，在办结工作交接时支付

      用人单位对已经解除或者终止的劳动合同的文本，至少保存二年备查

      除了劳动合同的文本，还应当保留考勤記录保密及敬业限制协议、辞职信、解除劳动合同证明、请休假条、加班申请单、工资表等等，以及入职提交的材料都需要好好保存

      洇为，在《中华人民共和国争议调解仲裁法》第二十七条规定劳动争议申请仲裁的时效期间为一年。仲裁时效期间从当事人知道或者应當知道其权利被侵害之日起计算

前款规定的仲裁时效，因当事人一方向对方当事人主张权利或者向有关部门请求权利救济，或者对方當事 人同意履行义务而中断从中断时起，仲裁时效期间重新计算

      因不可抗力或者有其他正当理由，当事人不能在本条第一款规定的仲裁时效期间申请仲裁的仲裁时效中止。从中止时效的原因消除之日起仲裁时效期间继续计算。

      其中关于当事人知道或应当知道其权利被侵害之日起计算，就是一个非常不确定的因素当与离职员工发生纠纷仲裁时，且公司负有举证责任的同时员工档案的书面签字材料，都是属于重要的证据材料

      员工档案的管理看似简单，实在繁杂而重要档案除了可以了解员工的经历与成长轨迹以外，还体现公司嘚规范化管理降低公司的用工风险。

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       哈喽，大家好最近北方的天气还是很冷的，降温真的是无法用语言表达啊一会几度一会二十多度，实茬是无法顺应天气的变化感冒的人逐步增多，大家也要及时做好保暖工作避免感冒噢       

      今天我们来一起学习下新的技能，就是如何加强企业的档案管理以及制度

      随着公司发展的日益强大，档案管理工作不细致导致出现的弊端已经层次不穷档案管理想要做好需要公司从仩倒下都能够有个深刻的意识，引起各个单位的重视建立和梳理人力资源规章管理制度已经刻不容缓，具体事宜如下：

       通过档案的建立通过不断填充和完善档案的内容，可以了解员工的成长经历和成长过程对员工的成长形成一个记录链条；

       有一些突发事件，需要查阅員工档案、劳动合同、以及紧急联系家人等等就要对员工档案进行查阅，需要体现员工的具体信息和内容档案的完善会成为关键时刻嘚保单；

       员工个人档案，会根据各个单位的要求具体内容一一不同，但大致可分为员工的个人人事信息、个人奖罚信息、个人相关证件複印件、个人劳动合同等方面并且会随着时间的周期，不断的完善和调整档案袋的内容；

      单位需要准备一些硬件设施必须要有单独的檔案室，可以是一间也可以是多间这个根据档案数量来敲定；

      设置专人专岗，档案工作是一项细致的、责任心要求较高的工作对档案管理人员的要求也是相对较高，通过对档案的归类、编号等能够更好的更细致的做好档案工作 ;

      档案工作大部分属属于幕后的，需要在工莋中有较强的工作责任感和细心

二、建立健全的建档流程

       档案流程体系的建立，针对员工其实就是从员工的入职到离职的一个周期从員工办理入职手续开始一直到员工办理离职手续，一个档案建立的完整周期才算结束 那么我们大致分为三部分

       填写入职手续（员工手册、人事信息卡、劳动合同、解除劳动关系证明、身份证复印件、毕业证复印件、技能证件复印件等）提供的信息和资料必须要真实，将这些信息核对无误后进行编号存档

      这个时间段中，可能会存在一些奖罚、通报、荣誉证书、节能证书、薪酬调整审批表等

这些资料也将会按照时间顺序存档

       离职阶段设立存档的工作需要从员工打离职申请开始，有意识的建立离职档案（离职申请表、离职资料、离职面谈表等等）

三、建立合理的档案制度

      档案流程大体捋顺流程和制度是相互依靠的，我们需要建立健全的制度以制度和流程完成体系的健全

      檔案制度所能涉及的几个点分别是：档案建立责任制、档案借阅、档案管理这几个点。

       依据企业来敲定企业规模小，可能一个人员从头箌尾全部接手就可以但是如果企业规模较大，那么就需要将建档工作内容下发至各个部门中由各部门来完成初步的档案建立，档案管悝人员负责接收和监督工作需要建立完善的时间节点和工作分配责权对等事宜。

       针对档案内容建立档案借阅流程，从档案借阅开始一環一环的审批流程在到最后档案归还，都需要建立档案的借阅流程并且明确规定部分文件的借阅权限等。

      好了就啰啰嗦嗦的说了一堆堆，很多内容只是做了简单的归类但是具体设计这些流程的时候还是需要不断的斟酌和建立。

      一个管理相对规范并且完整的公司有必要建立一套完善的档案管理体系构建，希望目前给大家提供的这些内容能够对大家有所帮助

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    人数规模达到1000多人的企业，居然连人员档案都没有做好那太不科学了，让我联想到会不会这个是某传销组织或者某些幌子公司，规模一下从100到1000呢

    如果是实业公司的话，的确是需要好好反思公司一路打怪升级发展到1000多人，如果连最基本的档案管理工作都没做好可以看出之前的人事管理，公司选人用人以及公司运营和管悝都很有问题。

我们再来想想如果没有档案，总经理说对某某员工印象不错想升她为更重要的岗位，问你HR的意见可惜翻穿了柜筒底吔没找到一份像样的参考依据，什么信息都拿不出来那HR的地位价值是不是大打折扣了呢，能力是不是不会被认可了呢因为这是最基础嘚啊。员工档案平时可能没什么用但关键的时候，如晋升、降级、调岗、裁员和纠纷等等都很有可能因为一份档案出现逆转你说重要鈈重要？

都说HR是最四七的部门啊？说错了是最三八的部门，因为喜欢问问问什么信息都要八卦（不分男R还是女R），感觉不经意就把別人扒干扒透其实我是非常不喜欢这样的冠名的，经常认识一些HR朋友有个别吧，一见面就问你做什么工作的啊你做哪个行业的啊，伱公司是在哪里的啊你们公司规模人数多大啊等等，我第一反应就是！职业病！虽然都是同行但能不能不要那么像面试啊，还能不能愉快的聊天啊！好像生怕不知道你是HR界的老司机似的平时还是应该控制下，不要什么都问问问~

  这是一个反面例子但对于工作来说，这昰真的很有必要的譬如简历上经常被关注的信息是已婚已育还是未婚未育，亦或已婚未育或离异等等这些信息可以从侧面来判断我们招聘这个员工或者未来可能发生的风险，提前做好预防或判断

然而，简历上写的都是真实的吗未必！所以通常我们还会收集很多附加嘚资料，如学历证明啦计划生育证啦，失业手册、离职证明、入职体检等等（ps现在也很流行假证）。所以一整套下来是非常多的厚厚嘚一叠资料（这个疑似6号多疑人格/“邪笑眼”表情），不得不说这个也是HR工作里面非常繁琐的实务而且员工也不是乖乖的坐着让你调配的，来了走、走了来每进进出出一个就要多弄一个，有来了几天走的有来了一周走的，反正宝宝面对这堆破事就是心都碎了（小调查一下有没喜欢做入职办理的RR？你有前途啊）

当然还有一种情况相信宝宝们都会经历，明明说得清楚是要交复印件的偏偏他就给你甩个原件，你还要帮他复印；明明说了清单却给你漏了这个缺了那个，所以不得不弄个登记表看看还有哪些没交的催交烦，催了也不茭更烦（相信员工被催也烦老子就是想少交一样啊,你每天催也没用啊），最神秘的就是离职证明了……

再说说我做小鲜肉时的亲身经历那是一个岁月静好的年代，唯一不好的就是要收拾别人的烂摊子印象中经历了2次这样的人海档案整理事件，从那堆积如山、放满一个箱子又一个箱子的陈年资料库里估计是前任们来去如风，还没来得及处理就要交接了还是因为责任心的原因N年前离职的档案还没处理，该分类的没分类A资料去了B的档案里，诸如此类扬起了漫天灰尘，一个个的归类、整理收拾干净…..所以说责任心真的很重要，把档案整理好真的很重要是对一个员工的负责也是对你后任的负责。

    说了这么多血泪史时间也不早了，来来总结一下员工档案的整理思路：

———————————   素材篇

1、  入职：简历、入职表、学历证、资格证、体检报告、原单位离职证明等；

2、  试用：劳动合同、协议、周期评估表等；

3、  转正：转正评估表、转正审批表等；

4、  晋升（降级）：晋升（降级）评估表、晋升（降级）审批表等；

5、  调岗：调岗评估表、调岗审批表；

6、  调薪：调薪审批表；

7、  离职：离职审批表、解除劳动合同证明等；

1、  培训：员工培训等资料

2、  考核：周期绩效考核、绩效面谈等资料

3、  事件：特殊事件记录等资料

———————————   风险篇

入职时涉及的员工档案和收集的资料较多最容易让人手足无措，所以最好先做好一个入职资料清单专门用作新入职员工的沟通和发送，同时用于收到某项具体资料时确认登记已交缺交一目叻然。在通知入职时也要进行电话沟通让候选人重视入职资料的准备，提醒哪些资料需要提前准备譬如体检一般都需要2天左右的时间財能拿到报告，我们做好提醒工作就给他们减少无法提供的借口如果缺少了这些入职资料会给HR和公司带来哪些风险后果？

?入职登记表：通常面试时填写应聘申请表内容都会点到即止而入职当天填写的入职登记表内容会更全面，更易于HR全面了解候选人信息作进一步评估，如果发现端倪还可以及时处理而且应聘时多少有些保留，而入职阶段表示员工和公司都已达成一致的心理契约填写的信息内容会哽真实。如果员工的信息非常模糊不具体或不真实，HR的工作就相对会变得被动

?体检报告：现在很多公司都会让员工去体检和提交体檢报告，很多员工都习惯了特别是大公司工作过基本都有这一项。体检报告是针对面试或其他入职资料所无法呈现的内容但又是医院等第三方机构客观提供的素材非常具有可信性，作为员工健康的参考依据如餐饮业或某些特殊行业对这方面要求更为明确。同时也可鉯作为职业病、病理预测等用途。

?原单位离职证明：劳动法规定劳动者不能同时和两个或以上的用人单位建立劳动关系这个可以证明員工是否已经与原单位解除劳动合同，同时保障企业知悉员工是否有多重雇主的依据

?劳动合同：有的方案你会发现没了劳动合同到底昰忘记了签？还是被拿走了这个问题就大了，感觉核对下是否已经签订如果没有签就补签，已经签了就要找到合同原件放回档案里勞动法规定入职一个月内必须签订劳动合同，否则违法可以结合《合同签收表》来登记管理，示范如下：

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       下面开始进入正题：建造一座房子或者是桥梁我们称他为“建筑工程师”，设计工厂的合理流程峩们称他为“工业工程师”，研究好的机械原理和先进机械我们称他为“机械工程师”那么把员工档案管理这一块的内容能够做好的话僦可以称之为“HR工程师”员工档案的重要性不言而喻。

一、了解员工档案包括哪些基本内容：

咳咳，既然说到了这个问题那我就要站出来说一说了。为了这个档案管理公司特意安排过外训，回来还做了转训那今天就借这个话题，多发几张关于档案管理的图片吧

21世纪的社会，是一个知识化的社会其特点是：自动化、国际化、资讯化、网络化。

所谓知识（Knowledge）：通过学习、实践或探索所获得的认识、判断或技能知识是用于生产的信息（有意义的信息）。知识可以是显性的也可以是隱性的；可以是组织的，也可以是个人；知识可包括事实知识、原理知识、技能知识和人际知识

而知识管理（Knowledge Management，KM）：就是为企业实现显性知识和隐性知识共享提供新的途径知识管理是利用集体的智慧提高企业的应变和创新能力。对知识、知识创造过程和知识的应用进行規划和管理的活动知识管理包括：建立知识库；促进员工的知识交流；建立尊重知识的内部环境；把知识作为资产来管理。

那么什么是企业知识企业知识又在哪呢？下面用两张图来说话

所以，现代企业的档案管理理念就是以知识管理为导向的档案管理。

档案管理的偅要性体现为三点：第一档案是事实的证据；第二，档案是历史的依据；第三档案是知识的载体。

那么企业档案的定义则是指，企業在日常经营管理活动及科研创新等活动中直接形成的有保存价值的真实记录主要包括文书、图表、音像、实物、电子媒介等。其特点昰档案形成的分散性和种类的多样性

不言而喻，企业档案管理的目的与作用分别为：

目的：为了有效积累与传承企业知识、经验；为了科学保护企业知识产权、无形资产；为了高效提供企业管理需求的历史数据、依据和证据；为了提升企业决策水平夯实核心竞争力的基礎。

作用：为企业提供信息咨询、档案检索、档案存取、档案应用、依据档案出具各类证明材料等服务；为企业提供档案的收集、整理、保管服务；为企业知识管理提供基础；企业知识积累与传承服务作用

针对不同的档案，我们需要有不同的管理方式

下面再来针对不同鈈同侧重点分别阐述。

企业文件（文书）处理是企业日常运作过程书面沟通中的对公文文书的规范化流程化收发文和公文处理的常规管理活动分成以下两类：

标示原则为：符合收集分类归档整理和保管、查询应用的快、对、省、简的原则；

符合便于数字化编码的原则；符匼便于识别的原则。

标识方法：则是符以数字或字母作为代码按照：“年度+企业管理模块+管理内容+保管年限+顺序号”构成。

好的档案管悝不知要明目清晰，方便查找还要定期进行维护管理工作。

对于已到期限或者不再具有价值的档案需要进行销毁。销毁工作也是有┅个规范的流程

最后，再提一下员工人事档案目录的管理

企业员工人事档案目录也就是员工档案，是企业为了管理企业聘用的员工而建立的有关员工个人情况的档案记述和反应员工经历和表现，以个人为单位收集、整理后集中保存以备查考的文件材料。

其意义不言洎明：第一作为企业选人、任用考核、留人等提供信息服务和考核依据；第二，作为人才背景信息的重要证据依据；第三是企业人才規划的信息基础，也是企业合理用人、选人的重要基础

具体存档方法，和上面说到的其实一样

当然，员工人事档案目录也存在应用于銷毁的一套标准化程序

怎么样，说了这么多档案管理的知识是不是发现档案管理的学问也很大？终于明白为啥有档案管理员的职位了吧哈哈。

另外如果公司会开展5S（有的叫6S培训），档案管理也是其中的一环哦有兴趣的可以自己查阅看看。

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即使不知道距离梦想的终点还有多远即使前路颠簸没有捷径可循，我始终愿意相信成功就在下一个拐角处坚萣信心，认准前路蹄疾步稳地走好每一步，这就是距离成功最近的路

莫宁说：点赞小能手？听到了我的呼声吗~求支援~

　　不知道大家记得不领导或师傅们经常讲，自己的档案看起来是别人在填寫其实是自己写的。也就是说档案是通过书面真实记录具体的事来呈现的，有的还需要员工自己亲自签名或如实填写所以说，一般來讲档案的真实性是值得信赖的。我们观看有的抗日影片鬼子了解某技术专家、打入敌后的战友也会通过其他渠道来了解他们的过往檔案，足见档案的重要性由于一般来讲，企业员工档案管理都会归属于人事部来管理下面谈谈档案管理的正规做法。

　　19大当选领导会在媒体上按时间顺序详细叙述其简历和履历，如果没有完整的档案跟踪记录怎么能够保证其完整性、真实性，特别是众多的时间节點如果靠后来去回忆和补充，怎么准确呢如果被知情人士知晓，这么严肃的问题不是开了玩笑了吗？

　　员工档案就是记录员工职業生涯的方方面面就是员工工作后留下来的镜子。

　　今天是员工明天可能是干部，后天可能是政府要员只要努力，一切都有可能嘚如果我们今天负责员工档案管理的同事不尽心尽力工作，有可能会影响员工的政治前途；即使是今后不从事政治如果跳槽到其他单位或行业，或者后面的HR者来接手工作如果没有完整及时记录，怎么能够真实呈现员工的履历呢怎么清楚回答同行单位的背景调查呢。

　　领导想提拔某员工时总要看看以往成绩和奖惩情况吧，总不能全靠回忆如果十年八年过去了，谁还记得那么清楚呢；相反如果想辞退或处理某员工，也要查看一下他以往受处分的情况吧如果达到严重违纪的程度，领导和公司又确实不想留就可以做出辞退处理嘛。

　　员工接受过哪些培训、有什么技能、特长等领导不可能一一记住，更不可能去问每一个人如果公司某天想拓展某个项目或开展某项活动，需要选拔具有某些技能的人才（比如：主持、演讲、歌唱、足球/篮球等特长）查查员工档案是不是就清楚了。

　　总之員工档案是非常重要的，其用途更是很广泛如果现在不准备好、准备完善与充分，今后某天要查阅或使用时如果拿不出货来，挨批的鈳能不仅仅是档案管理人员HR部门负责人甚至主管副总都会挨批的。

　　在国有企业或政府机构国家是有档案法的，这些单位的HR部门都會按照这个制度来管理是非常严格的，工作人员都会遵守相关的规定比如：我们高考的成绩、试卷和到高中阶段的表现、成绩等会通過特定的档案传送渠道送到高校去，不会走一般的快递或让人带过去而且档案封袋也是有严格要求和格式的；任何领导借阅、翻看任何囚员的档案必须遵守相应的审批流程，绝对不能将档案带出档案管理现场的

　　那么，作为非国企或政府机构的单位由于不受国家档案法的直接管束，怎么来管理员工档案呢可以有以下两个渠道：

　　一是将员工档案交由第三方管理。可以是当地劳动和社会保障部门目前来看，只需按人头支付少量的保管费他们就会按照国家规定来管理了，显得规范得多；也可以交给从事员工档案管理的中介机构來管理他们收取的费用略高，也会按照国家规定来管理但规范性还是要差一些。

　　二是由单位人事部门来管理一般来讲，应当制喥员工档案管理办法按照公司人事管理的实际需要和公司领导的特别要求来进行，多半不会完全遵照国家档案管理办法而是自有特色嘚。

　　我们来看看非国企和政府机构应当如何正确管理员工档案我认为，可以遵守以下基本方法：

1)专人负责楼主公司有一千多人，應当设置专人来管理员工档案当然，此人还可以兼职其他事务需要视其工作量饱和程度来决定。如果只负责档案管理就可以将公司嘚技术、产品、市场、研发等资料归他一起管理。

2)档案内容员工档案可以包括：应聘简历、身份证复印件、照片、入职体检及年度体检表、毕业证及学位证复印件、离职证明、解除劳动关系协议书、劳动合同、奖/惩单、请假单、转正表、调薪/调岗表、培训一览表、社保参保资料等，根据单位和领导要求的实际不同单位、部门、职位不可能千篇一律，可以略有区别

3)保管地点。上千人单位的员工档案如果每人用一个牛皮档案袋装的话，也够两个文件柜使用了最好保存到专门的房间，避免与其他人事资料混淆如果设在人事部办公室里，就需要用专柜来管理不宜与其他资料混装在一个柜里，而且此柜需要专人掌握钥匙可以由发放柜子钥匙的人员再掌管一把，以避免鑰匙丢失时好修配档案柜应设摄像头来监控，防止意外情况发生时取证

4)分类保管。最好按部门、班组类别来存放便于查找；编号按照入职先后顺序进行，号码可以是公司名称拼音打头字母加入职年月日再加上入职顺序流水号；同时，在电脑中用EXCEL文件列好各员工的编號便于查找；每位员工的档案袋封面要有内有物目录，每件内容按发生的时间顺序排列好并在右下角用铅笔标好页码。

5)保管期限员笁档案可以一直保管着，说不定员工或者其他部门就可能来调阅一旦离职，可以专门归于离职员工类

6)档案使用。主管领导应不定期抽查档案情况对不完整、不及时入档、丢失等现象及时要求纠正并按规定进行处理；若有关人员查阅，需填写查阅单经至少副总批准后方可查阅，查阅时不得照相录相，不得撕毁不得抄写，只能看阅整个查阅过程需要工作人员在一旁监督；若员工离职，需将档案调往另一单位需该单位出具调档函，查证属实后经请示相关领导批准，方可将该员工档案通过EMS形式发往该单位同时留下EMS发函单并永久保存起来。

　　以上基本管理方法可以具体制订成公司规章制度的形式经大家讨论、领导批准后实施，更加规范员工档案管理不必一板一眼按照国企和政府部门遵照执行的国家档案管理办法来实施，只要是适合公司实际需要能够应对法规、领导、客户、标准和相关部門的检查就好。

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针对今天的打卡问题我想跟各位聊聊人事部门的基础工作职能中，就有一块非常重要的工作——员工人事档案目录管理说到员工人倳档案目录的管理，那我们就要首先来说一说企业员工人事档案目录包括哪些内容：

1、 公司员工人事档案目录包含内容：

（1） 员工个人囚事信息表（入职前及入职后的变更）：包括姓名、生日、民族、婚否、联系方式（含紧急联络电话）、教育经历、工作经历及证明人和聯系方式、家庭情况（父母及配偶、子女姓名、生日、联系方式）、资格证书、个人职业发展期望；并由员工本人签字确认提供的信息属實。

（2） 员工入职审批材料：包括入职申请及审批单、试用期相关证明资料包括以往是否有离职证明资料等

（3） 员工转正审批材料：包括个人申请及试用期总结、试用期业绩完成情况、引导人及部门的转正评估意见、转正后薪酬福利等。

（4） 员工调岗、调薪、奖惩记录：審批后均由员工签字确认

（5） 员工培训记录：培训的成绩单、考试试卷以及考勤记录等。

（6） 劳动合同及保密协议

（7） 学历证、身份证鉯及其他资格证书的复印件和本人照片

2、员工人事档案目录操作管理规范，做好分门别类

员工人事档案目录要做好事无巨细才能把员笁人事档案目录管理工作做好，档案管理重在细节的把控将细节做好，就可以避免后续很多麻烦

通常我们可以把员工人事档案目录按照功能、职能和归属地进行有效划分：

（1）按照功能划分为：在职员工、离职员工和退休或返聘人员；在职员工通常被我们认为是企业花洺册，离职员工其实也属于花名册员工所以一般我们在提取花名册数据时，会特别强调是需要在职员工花名册还是花名册（此项应该包括离职员工总数）

（2）按照职能划分为：基层员工、中层管理者、高层管理者；为便于管理，我们建议基层员工和中层管理者的方案应該分开存放管理可是很多企业为了节约管理成本，通常也会把部门老大的档案同部门基层放在一起管理如果大家要这样去存管档案，建议标识部门按部门属性来分别管理

（3）按照归属地划分为：总部、当地和全国各地；如果是集团公司，通常我们HR会专门分开存管员工囚事档案目录总部、当地和全国各地分子公司，为了便于日后的使用建议大家在建立花名册时，最好也分开独立建立统一管理。如果是商贸公司性质除了内部还有外部的，可以就供应商、生产商或加盟商单列（只建托管人事关系的非托管不再建立员工人事档案目錄）。

员工人事档案目录操作管理规范就是要严格按照公司员工人事档案目录管理办法的要求，有章可循及时整理完善在职员工的员笁人事档案目录资料，清理离职员工的人事资料把资料由人事专员负责存放入档案柜里保管。

3、员工人事档案目录风险防范注意事项

（1）员工人事档案目录在存放、提取和使用时应严格严重档案管理办法执行，如调阅员工档案必须经人事部经理的同意持调阅单到档案室提取，调阅的资料不能带出档案室需要复印的，必须经人事经理同意由档案室人员负责登记并签字，防止因员工人事档案目录借阅發生管理纰漏

（2）档案管理员定期与人事管理专员进行同步数据更新，为了减少工作压力以及合理安排工作周期，建议基层员工档案烸周一次更新归档；中层每半个月一次更新归档；高层每个月一次更新归档

（3）从档案室借阅原始文档，需要限定提醒必要时管理员鈳以直接通知本人限期归还原始档案，建议为了防止原件遗失建议原始档案（红头文件、合同文本、审计报告、董事会决议或者由企业負责人签批原始公文）应借阅复印件，并加盖档案室公章注明效率时限，防止借阅人用作其他用途引发档案后续事件。

（4）机密档案管理要严格遵照规定进行一般情况下只能阅读不能借、复印或者拍照，特别是在员工人事档案目录中涉及到薪酬协议、竞业限制、工资規定等资料自动升级为企业员工人事档案目录机密级进行保管。

（5）保持档案室通风地面干净整洁，档案室通常会把设在单独的储物間或者简陋的库房里所以管理员工人事档案目录的伙伴，要每隔半个月或者一个月左右就要进行一次适当的清理打扫工作，确保档案室干净、整洁在人在档案室的时候，能通风透气及时清理纸屑垃圾，档案室的门窗要在人离开时关闭锁好钥匙要放在指定柜子里存放，不能随意带出有条件的单位，建议专门采购专业档案管理柜进行分类保管

（6）员工人事档案目录统一销毁，建议要有至少三个人茬场的情况下统一登记造册进行焚烧销毁。一般员工人事档案目录存放期限是该人员的档案从在职转入离职档案后二年，也就是意味著很多离职人员的档案需要至少在档案室存放三年（这是因为员工人事档案目录引发人事劳动纠结诉讼时效期为二年）只有三年以上的員工人事档案目录资料才可能向公司提出申请销毁。

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笔者简介：顾文豪HR训导师，高级人力资源管理师职业经理人导师，国资委国有企业政工师职称从事荇政人事管理工作十余年，著有《决胜中层——做最优秀的中层管理者》

     静观這个风云变幻的互联网+时代，创新模式层出不穷高新技术一日千里。而处于这个时代中的我们有骄傲，有自豪但更多的是那心底抹鈈去的危机感，和云深不知处的焦虑

即使是HR这个相对传统的业界，浮夸之风不也大行其道么HR们天天在谈论所谓的人力资源战略管理，張口HRBP闭口三支柱模型。但是你所在的企业，是否已经建立了完善的人事制度各项制度是否得到了不折不扣的执行？如何连员工档案管理这样的地基都没打好切忌空谈什么人力资源战略管理。

HR们应该多多关注人力资源中的基础管理工作把员工档案、人事制度等这些朂简单、最重要的“小事”做细致、做扎实，正所谓“空谈误国实干兴邦”。

So我们一起来聊聊员工档案管理的1、2、3吧。

    说到员工档案管理我们得先明确一下，哪些资料应该搁在档案里作为员工档案中不可缺少的资料呢？

    从人员的招聘、面试到入职涉及到的相关资料都属于基础入职类档案，包括简历、面试评价表、入职审批表、人员信息表、身份证复印件、户口复印件、学历学位证书复印件、上家公司离职证明书、体检报告等等

    合同协议类主要包括劳动合同、竞业限制协议、保密协议、培训协议等。

    包括试用期转正考核资料、月喥、季度、年度业绩考核表、职称评定考核表、管理能力评估表等

    包括在职期间参加各类外部培训和内部培训的培训记录、培训资料、培训成绩、培训证书复印件等资料。

    包括薪酬级别调整的审批、证明材料职位任命、岗位级别调整的审批、证明材料，公司内部不同子公司、不同部门的调动审批材料等

    员工在职期间获得奖励的材料，被行政处罚的材料以及员工离职时的离职审批、交接相关材料。

    很哆HR可能没想到员工档案其实是企业人力资源管理的抓手，建立员工档案、严管员工档案、用好员工档案不仅能有效防范劳动争议，降低用工风险而且能规范人事管理制度，提高人力资源专业化管理水准另外也是企业人才选拔与人才发展的依据。

现在的劳动者具有非瑺强的维权意识当员工与企业发生争议的时候，员工会通过自己钻研或者通过寻求律师帮助按照劳动合同相关法律和法规，捕捉企业囚力资源管理不规范之处如果HR没有按规定执行到位，任何一个漏洞都会置企业人力资源于尴尬之境甚至让企业付出本不该有的经济赔償。

这就需要HR人员具有较高的专业素质懂得按照劳动法律法规规定的流程去操作，有较强的法律意识做好员工关系管理中的每一个环節，档案中该有的资料必须有资料上该员工签字的地方必须要签，该主管领导审批签字的地方必须要签涉及到员工关系管理的关键环節，要时时留痕迹处处有签字，遇到劳动争议能随时回溯、提供证据

    建立严格的员工档案管理制度，意味着员工档案涉及到的员工入、转、培、调、离等各个人事管理环节都需要严格按流程办事按要求填写资料，按规范签字确认这样将从根本上带动人事管理整体流程的规范化，所以说员工档案的严格管理是企业人事管理的推进器。

建立完善的员工档案意味着完整记载了每一位员工从步入企业的那天起，个人的学习、发展、调级、晋升的关键事件在企业人才选拔、人才发展、人才规划方面将起到重要的基础数据库的作用。有了這样完整、完善的人才发展数据库人员的评估与测评、人才的选拔与任用就不再只是主观判断，不再仅仅是某位领导的一言之堂而会囿详尽的历史数据作为分析判断的客观基础，相信企业能轻松实现科学、公平、高效的人才发展规划与落地实施可以说，员工档案为企業人才发展保驾护航

    员工档案如此重要，那么如何管好员工档案呢其实员工档案的管理并没有那么难，无非就是制度先行、责任到人、充分利用

    企业一定要先建立规范科学的人事管理制度以及员工档案管理制度，规定好员工档案管理的原则、责任人、流程、奖罚政策等环节在企业里经过认真讨论、各部门会签，经总经理审批发文正式实施。只有在制度的保护之下员工档案管理才有可能严格规范、执行到位。可以说制度先行是员工档案管理的前提保障。

管理员工档案的另一个关键点是必须做到职责明确、责任到人员工档案的建立一般会涉及到具体用人部门以及人力资源部门的员工关系岗，员工档案的备份存档一般由人力资源员工关系专员来负责如果企业有專门的档案部门，则由档案部档案管理人员负责存档、备份、借阅、消毁对员工档案管理的相关责任人，要建立绩效考核制度有明确嘚奖罚条例，出现问题要追究相关人员的责任

最后，要管好员工档案重要的是要用好员工档案。如果只建不用员工档案就只是一个涳架子，最终会伦为形式化的工作失去了管理的动力和意义。在员工试用期转正、调岗调薪、职位晋升、优秀员工选拔、管理人员评审等各个关键人事环节中一定要养成这样的文化，习惯于从员工档案中提取业绩考评数据依托员工档案数据进行分析判断，坚持用数字說话坚持业绩导向。这样企业人才发展将形成从员工档案出发、看数据、盯目标的良性循环。

    说了这么多总之一句话，员工档案管悝非常重要！HR

小伙伴们快快行动起来吧拿出工匠精神，从员工档案这样细小的工作做起奠定企业扎实的人力资源管理基础。

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