如何更高效地工作？麦肯锡教你三招 : 经理人分享
如何更高效地工作？麦肯锡教你三招
Managershare：本文摘自《麦肯锡卓越工作方法》，它是国际知名咨询公司麦肯锡成立八十多年来最重要的工作方法总结。在职场中工作的效率很重要，高效率的完成工作不仅对升职有一定的好处，也会改变自己的生活效率。那么，如何高效的工作成为了现在职场人员的一大困扰。工作秩序条理化1. 把办公桌上所有与正在做的工作无关的东西清理干净。必须确保你现在所做的工作应该是此刻最重要的工作。2. 在你准备好办理其他事情之前，不要把与此无关的东西放到办公桌上。这就意味着，所有的工作项目都应该在档案中或抽屉里占有一定的位置，并把有关的东西放到相应的位置上。3. 要力戒由于有吸引的干扰或因你厌烦了手头上的工作，而放下正在做的事情去干其他呼声较高的工作。一定要保证你在结束这项工作之前，为它采取了所有应该采取的处理措施。4. 按规则把已经处理完毕的东西送到适应的地方去。再核对一下剩下的重点工作，然后再去开始进行第二项最重要二的工作。工作方法多样化1. 综合。即在同一时间内综合进行多项工作。我们说，办事要有顺序，并不是同一时间内只能办一件事，而是运用系统论、运筹学等原理，可以同时综合进行几项工作。在管理学中，把工作单方向一件一件依次进行的办法，叫做垂直型工作。就像站着一大排人，一个一个地传递砖头，这样做效率比较低。反之，如果把各项工作综合起来统一安排，效率就会大大提高。2. 结合。即把若干步骤结合起来。例如有两项或几项工作，它们既互不相同，又有类似之处，互有联系，实质上又是服务于同一目的的，因而可以把这两项或几项工作结合为一，利用其相同或相关的特点，一起研究解决。这样自然就能够省去重复劳动的时间。3. 重新排列。即改变步骤的顺序。也就是说要考虑做工作时采取什么样的顺序最合理，要善于打破自然的时间顺序，采取电影导演的“分切”、“组合”式手法，重新进行排列。例如，一天工作下来很疲乏，晚上又要上夜校，那么就应该把休息时间提前，从床上移到其它地方，如在公共汽车上趁机闭目养神，可保证晚上精力充沛。4. 变更。即改变工作方法。改变工作的手法大体有两种，一种是“分析改善方式”，即对现行的手段方法认真、仔细地加以分析，从中找出存在的问题，即找出那些不合理和无效的部分，加以改进，使之与实现目标要求相适应。另一种是“独创改善方式”。即不受现行的手段、方法的局限，在明确的目的基础上，提出实现目的的各种设想，从中选择最佳的手段和方法。5. 穿插。尽可能把不同性质的工作内容互相穿插，避免打疲劳战，如写报告需要几个小时，中间可以找人谈谈别的事情，让大脑休息一下；又如上午在办公室开会，下午到群众中去搞调查研究。6. 代替。即把某种要素换成其他要素。如能打电话的就不写信，需要写信的改为写便条，需要每周出访的改为隔周一次，在不出访的那一周里，可用电话来代替出访。7. 标准化。即用相同的方法来安排那些必须时常进行的工作。比如，记录时使用通用的记号，这样一来就简单了。对于经常性的询问，事先可准备好标准答复。工作内容简明化最容易不过的是忙碌，最难不过的是有成效地工作。而化繁为简，善于把复杂的事物简明化，是防止忙乱、获得事半功倍之效的法宝。美中贸易全国委员会主席唐纳德.C.伯纳德在《提高生产率》一书中讲到提高效率的“三原则”，即为了提高效率，每做一件事情时，应该先问三个“能不能”：即能不能取消它？能不能把它与别的事情合并起来做？能不能用更简便的方法来取代它？根据这个启示，我们在检查分析每项工作时，首先问一问以下六个问题：1. 为什么这个工作是需要的？是根据习惯而做的吗？可不可以把这项工作全部省去或者省去一部分呢？2. 这件工作的关键是什么？做了这件工作之后会出现什么过去没有的新效果？3. 如果必须干这件工作，那么可以在哪里干？既然可以边听音乐边轻松地完成，还用得着呆在办公桌旁冥思苦想吗？4. 什么时候干这件工作好呢？是否要在效率高的宝贵时间里干最重要的工作？是否为了能“着手进行”重要工作，用了整天的时间去使工作“条理化”，结果把时间用完了，而所料理的只不过是些支离破碎的事情？5. 谁干这件工作好呢？是自己干还是安排别人去干？6. 这件工作的最好做法是什么？是抓住主要矛盾而迎刃而解，收到事半功倍的效果？还是应采取最佳方法而提高效率？然后在对每一项工作分析检查之后，再采取如下步骤：1. 省去不必要的工作。2. 使工作顺序合理，干起来得心应手。3. 两件或两件以上的工作能够合并起来做的就联系起来做。4. 尽可能使杂七杂八的事务性工作简单化。5. 预先订好一项工作的程序。增强工作预见性，走一走，看两步，想三步，提高决策的效率和准备性，减少决策过程的时间并使决策无误。
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作者：佚名
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　　卢云峰
　　中科院人力资源心理学研究生，法学学士，战略人力资源与组织发展资深培训讲师。有十余年多行业人力资源管理、组织发展及培训管理经验，熟悉人力资源全模块，在人才梯队、领导力建设、员工职业规划及职业心理辅导方面有比较丰富的经验。
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中科院人力资源心理学研究生，法学学士，战略人力资源与组织发展资深培训讲师。有十余年多行业人力资源管理、组织发展及培训管理经验，熟悉人力资源全模块。
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让工作更高效还是更复杂
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（原标题：让工作更高效还是更复杂）
　　一些办公APP可以显示消息是否已经被对方读取。（记者 王旭东 摄）
记者 樊华时下，随着移动OA的兴起，一部手机，一个APP，不仅可以让你随时随地办公，还能够完成领导的远程操控与监督。当越来越多的企业及上班族开始体验这种全新的工作方式后，两种截然相反的声音随之而来，大部分管理者认为移动办公软件十分高效及人性化，而不少上班族则认为这样的软件设计基于“老板思维”不人性。行业趋势报告发布9成管理层认可移动办公移动OA（Office Automation）也就是移动办公自动化。随着智能手机的发展，相对于传统OA软件，移动OA实现了“无线”办公。也就是说无论何时何地，只要在全球通信网络信号覆盖的地方，人们都可以利用手机等移动终端设备随时随地处理公务。例如，以前出差在外或者休假在家时，因为不能上网或不在办公室，上下级就无法协同工作，而实现移动办公后，出差的员工不用再等到抵达酒店，而是随时可在火车或者飞机上解决紧急事务；白天做不完的工作也不一定非要在单位加班完成，只需通过移动办公远程完成即可。在眼下的互联网环境中，随着钉钉、企业微信、工作圈、中云办公等移动办公产品的流行与火热，近日一份《2017智能移动办公行业趋势报告》（以下简称为《报告》）出炉，基于大数据指出中国企业逐渐迎来智能移动办公时代。《报告》显示，随着办公方式的不断创新，小微企业率先迈入智能移动办公，中大型企业也开始快速升级转型。同时，率先实现智能移动办公升级的企业具有：更扁平灵活、更透明高效、更协同有序、更重视安全、组织更有温度等共性。数据还显示，随着企业对移动办公的重视度越来越高，员工也逐渐习惯了这种新的办公方式。93%的公司管理层非常认可移动办公；82%的员工会将自己的智能手机用作工作用途。同时，智能移动办公促进无纸化，更为绿色环保。企业用电话会议和视频会议代替出行差旅，有效减少交通出行带来的碳排放，并缓解了交通压力。移动OA改变传统管理吸引越来越多单位使用曾经我们想象上班族的画面，一定是要坐在格子间里，制图或者敲电脑。而随着移动办公模式的兴起，“打造自由开放办公环境”的提议已经从“别家的公司”变成自己所在企业的现实。通过移动OA，不用在固定工位或者任何办公地点，企业或者团队利用手机就可以保证办公人员随时随地通畅地进行交流。西安蒜泥电子科技有限责任公司是成立于2014年的一家科技创新型企业。总裁杨少毅介绍说，企业从2014年成立至今，4年时间已经从一家单一的机器人研发企业，转变成了业务涉及人工智能与虚拟现实、3D打印、影视文化、中小学科技教育等多个领域的集团型公司，由于集团在深圳和西安都有办公场所，移动办公需求比较大，从2015年11月起，他们开始使用一款阿里巴巴集团旗下的移动办公软件，该软件对通讯、考勤、审批流程、工作日志、调研投票等模块进行了有效的整合，实现即时沟通、移动办公。新人入职后，只需要加入到公司的钉钉中就可以看到公司所有人员的部门、职位、联系方式，与自己相关的工作流程，能够更快地熟悉公司，然后开展工作。“移动办公软件，让我和同事们办公更方便，节省了很多沟通成本，”西安蒜泥科技集团总裁杨少毅这样说。同样已经在使用移动办公软件的还有西安铁路局，“因为员工分散在局管内的不同位置，甚至有的还在几百公里外的安康，以前开会非常麻烦，现在通过软件的视频会议功能，十几分钟就能把工作分解安排落实完成。”西安铁路局一位总工程师告诉记者，目前，移动办公软件，已经渗透到全局上万名员工日常工作的各个环节中。“以前的管理学是控制加上信息发布塔，管理人员需要自上而下地把信息告诉员工要干什么。现在的企业越来越多是开放式的，强调创新和团队协作，老旧的工作方式就会对此形成限制，所以赋予人工控制权和选择权会显得更重要。” 从事房地产开发的陕西泰尔实业有限公司后台经理张慧金认为，移动OA是改变传统管理的“神器”。员工吐槽考勤方式“不人性”创始人说它让你和老板变平等虽然移动办公软件让工作更加高效，可是因为管理层只要通过手机就能随时监控员工的工作状态：正在做什么，做了多久，一目了然。因此该类别的软件也频频被员工吐槽为自带“老板思维”，笑称“不人性”。在高新区一家国企上班的杜先生说，以前只要做好工作，偶尔迟到一会没人管，也算是单位的软福利，自从手机里装了移动办公软件，上班必须按时打卡，要不然就算作迟到，“感觉制度更严苛了，形式化更严重了，是一种倒退，都在提倡开放式办公，然而现在8点半必须打卡，高峰期被堵在路上，成为工作中最头疼的部分。”销售员李东民也吐槽说，公司要求每到一个地方先定位签到，有时候去一些偏远的郊县，找不到准确的定位，或者没信号，为了打卡先折腾老半天，工作结束要求写日志，传统的OA系统工作日志可以补，用了移动办公软件之后必须每天写，没法找补，不知道是谁想出来的这些监督员工的新应用，不仅形式复杂，还有点“不人性”。对此，移动办公APP钉钉的创始人陈航认为，设计移动办公软件的初衷并不是帮助老板监控员工，反而大多数时候会让你觉得老板和你是平等的。比如你发了一个消息显示老板已读之后，相关工作内容立刻进行了改进，会使你成就感更高，工作积极性更强。记者注意到，与网友、员工吐槽的“没人性”形成鲜明对比的是钉钉打出的广告语——“更温暖更人性”。对此，陈航解释称，“有些社交软件是要尊重个人人性，我们的思路是尊重集体人性。移动办公软件希望做到在协同中能尊重他人，尊重集体价值。大部分企业效率下降不是员工问题，是管理者的问题，他们是最大的懈怠者，而钉钉希望把工作时间里对他人的尊重、理解放在第一位。”采访中，业内专家认为，随着移动互联网渗透到人们生活工作的方方面面，未来，工作场景智能移动化已成为定局，虽然有质疑声、吐槽声，但预计2020年移动办公平台市场规模仍将达到120亿元。
(原标题：让工作更高效还是更复杂)
本文来源：西安日报
责任编辑：王晓易_NE0011
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