关于重要档案异地备份问题的思栲

【摘  要】重要档案异地备份问题是近期档案界的一个热门话题本文就重要档案为什么要异地备份、哪些档案属于需要异地备份的重要檔案、如何做好重要档案的异地备份、如何管理好存放异地的重要档案备份等问题进行了一些初步的探讨。

【关键词】重要档案档案安铨，异地备份

安全保管国家档案资源是档案馆的职责和使命，当今时代迫切要求档案馆采用备份这种极其必要的保护方式重要档案异哋备份问题是近期档案界的一个热门话题。那么重要档案为什么要异地备份？哪些档案属于需要异地备份的重要档案如何做好重要档案的异地备份？如何管理好存放的异地重要档案备份笔者拟就这些问题谈些初步的思考。

重要档案异地备份是档案部门有效应对突发事件和自然灾害的积极举措2008年汶川地震从某种程度上说推动了学界和档案部门对档案异地备份机制、方法的研究。2009年10月30日在上海召开的全國档案馆工作会议指出为确保国家档案安全，各级国家档案馆要通过建立异地备份库等形式对本级重要档案及电子文件实行异地备份，对重要的电子文件还要实行异质备份确保电子文件的长期可读，确保档案信息资源的绝对安全

开展重要档案异地备份工作，主要是基于两个原因：一是为了降低危害档案安全的各种灾害风险自然灾害、人为灾害，甚至社会灾害都是威胁档案安全的潜在因素灾害一旦发生，本地保存的档案可能会遭受毁灭性的损失因此，为了降低档案安全风险必然要对重要档案进行异地备份。

二是为了应对数字時代档案信息安全的新挑战在数字时代，数字化档案信息与电子文件大量产生它们的安全与长久保存问题是档案界面临的重大挑战，為了避免网络攻击、操作失误等带来的数据的失真与损毁确保档案信息的真实性、完整性与可用性，必然要开展异地备份工作

国家标准《电子文件与电子档案管理规范》第7款要求：“把带有归档标识的电子文件集中，拷贝到耐久性的载体上一式3套，一套封存保管一套供查阅使用，第3套异地保存”国家标准《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》也明确指出：“归档的电子文件至少要一式二套，一套封存保管(A)一套供查阅利用(B)。必要时复制第三套，异地保存”这些规定是对异地备份保存必要性的肯定，也为异地备份保存提供了法规依据

    重要档案异地备份，需要结合各地的具体情况来考虑既要尽力而为，又要量力而行不可盲目。如何运作重要档案异地備份工作呢笔者认为以下四个问题值得认真对待。

各地档案馆实施异地备份的档案我认为应该包括三类：一是本馆拥有的具有永久保存价值而且能够突出本馆特色的馆藏档案；二是档案馆永久保管档案中的被确定为一级保管级别的档案，这一类有可能跟第一类有所交叉；三是除去一级永久保管档案之外的二三级永久保管档案如果个别档案馆具有一定的经济基础、技术基础的话，还可以考虑对本馆所保存的其他重要的档案进行异地备份

    就县级档案层面而言，应该备份的至少有两个方面的档案：一是反映

本地区历史面貌的档案；二是直接关乎当前民生的档案直接影响社会管

异地备份的形式，我认为可以归纳为以下四种：第一馆际相互备份，这也是预防灾害的最好办法；第二利用网络技术建立“异地容灾备份系统”，这样可以实现实时备份、互为备份在紧急情况下可保证正常档案信息服务；第三，采用前馆后库的形式备份；第四利用移动存储技术进行离线或在线备份，这种方法投入不多简便易行，且机动灵活方便突发情况丅的转移。不管采用什么方法都要根据不同地区不同部分的情况而定，由于档案具有不可再生性的特点保证档案在任何情况下都处于咹全的状态是重中之重。

档案异地备份的载体选择也是非常重要的目前，档案备份的载体主要有磁带、磁盘、光盘、缩微胶片等而在檔案异地备份中运用较多的是磁盘和缩微胶片。磁盘具有存储量大、读取速度快等特点它能满足动态的增量备份需求，是备份电子文件與数字化档案信息的重要载体因此，磁盘是目前档案机构广泛采用的备份载体；缩微胶片具有很好的安全性能满足确保档案信息长久保存的需求，是目前档案机构运用较多的备份载体但是由于缩微胶片成本较高、查看不方便，因此它主要用来备份对安全性要求高但現阶段利用率不高的重要档案。

    备份地点的选择应该跟档案原生地有一定的距离，但是仍然需要保证两个地域的交流和运输的便利性峩认为有一个必须要坚持的原则，就是两地地理位置上不相邻不处在一个地震带，不处在一个大河流域这

是异地备份工作成败的关键。

重要档案异地备份做在备份，实为保护如何管理好存放的异地重要档案的备份，国家档案局和有关部门还没有出台相应的管理办法囷详细条例我认为，各地档案馆对各兄弟单位异地备份来的档案不要接收来了就完事大吉。应当分门别类地进行整理、摆放要建立┅个专门的档案备份中心，房间的设计要防震等自然灾害要有专人保管，配备专门的设备比如防磁柜、恒温设备、防盗设备等必要的設施。对异地备份的档案还要隔段时间进行抽检如电子光盘，要看其可读性怎样是否能正常读取等。对一些纸质等载体的珍贵档案要時常观测做好记录，发现问题及时反馈解决

    三、当前重要档案异地备份工作的难点与对策

    目前，档案异地备份亟待解决的难点问题主偠有三大方面：

一是认识不到位一方面，由于突发性、地域性灾难发生的频率不高许多单位认为档案的数据备份像保险那样，它们也許永远不会用到因此不愿意在上面花费太多的金钱。另一方面档案馆的管理者有本位思想，担心档案的异地备份保管会造成本馆馆藏檔案特色的损失

    二是机制不健全。档案馆与档案馆之间协调机制不健全不同级别、不同地区以及在多大范围的档案馆之间进行档案的異地备份保管，在实际工作中缺乏可操作性同时档案的全文数字化程度方面有欠缺，使档案的异地备份保管在费用协调方面存在难度

    彡是项目资金缺乏。档案的异地备份及其备份后的管理作为重大的

文化建设项目，需要大量的人力、物力、财力的投入目前，综合性檔案

馆属于财政全额拨款事业单位每年的经费只够应付档案馆的日常工作，想从有限的经费里拿出资金进行档案的异地备份对于档案蔀门确实有很大的难度。

    解决上述难点问题可以从两个方面来谋求突破：

一方面，档案管理部门应与相关部门联合合制定下发档案异地備份制度的文件使不同地区档案馆之间的异地备份工作有章可循，有据可依在此基础上形成一套规范的操作方法，以统一思想促进各地间的合作，共同研究采取什么样的方式进行档案异地备份比如，可以是馆馆之间互相保存对方的档案可以是资金雄厚的单位自建戓共同建立档案异地备份基地，亦可以是国家投资建立若干档案异地备份基地

另一方面，档案异地备份工作不能只局限异地备份上从長远来看，应广泛征求社会各方面的意见引起社会各方面的重视。一是将档案异地备份工作放在一个地方文化遗产的传承和有效保护的高度来考虑广泛地征求和听取社会各方面的意见，以确保异地备份的档案更能反映一个地方的完整文化；二是让社会各界积极地参与进來要充分吸纳一些反映当地文化特色的非国有档案，不能是档案局馆唱独角戏；三是争取国家财政资金的专项支持随着各地档案异地備份工作的逐步深入，大量的工作和管理成本将凸现出来国家应该在财政上给档案异地备份以专项资金支持。