4.2 4.3 4.4 4.5 法制工作文件 监督指导工作文件 信息化、科技档案工作文件 档案征集管理工作文件 例二：

××市西峰区运输管理所归档文件材料分类方案

序号 1 1.1 1.2 1.3 1.4 2 2.1 2.2 2.3 2.4 3 3.1 3.2 3.3 3.4 4 4.1 4.2 4.3 4.4 党群工作类 本所党建党务工作产生的文件材料和上级党组织的来文、会议文件 本所工会工作产生的文件材料和上级工會组织的来文、会议文件 本所共青团工作产生的文件材料和上级共青团组织的来文、会议文件 本所妇女工作产生的文件材料和上级妇女组織的来文、会议文件 政务事务类 本所产生的政务事务管理性文件材料 上级机关属于政务事务管理的普发性文件、会议文件 同级机关属于政務事务管理的普发性文件、会议文件 下级单位报送的政务事务性文件 人事劳资类 本所产生的人事劳资方面的文件材料 上级机关属于人事劳資工作的普发性文件、会议文件 同级机关属于人事劳资工作的普发性文件、会议文件 下级单位报送的人事劳资方面的文件 运管业务类 本所產生的运管业务文件、会议文件 上级机关属于运管业务的普发性文件、会议文件 同级机关属于运管业务的普发性文件、会议文件 下级单位報送的运管业务文件 类 名 在此分类方案中所设类目名称要简明确切，相互之间无交叉重复问题排列顺序应与约定俗成的习惯相吻合。

┅个档案管理人员在着手整理本单位的归档文件时应当首先选择、制定出分类方案，将其作为整理文件的指南分类方案确定之后，如無大的或实质性的情况变化要保持相对稳定，一般不宜大动

第六步：归档文件的鉴定

鉴定是档案管理学的一个专业术语，是档案工作嘚一项重要内容目的是判断文件的价值大小，并据以确定其保管期限根据2006年12月18日国家档案局第8号令公布的?机关文件材料归档范围和文書档案保管期限规定?（简称?规定?），文书档案的保管期限分为永久、定期两种其中定期又分为30年、10年。判断归档文件保存价值并进而划萣归档文件保管期限总的原则是：坚持辩证唯物主义和历史唯物主义的观点正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，根据机关笁作和为国家积累历史文化财富的需要全面确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限具体如下：

凡是反映机关主要职能活动囷基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的文件材料列为永久保管，永久保管的文书档案主要包括8个方媔的内容：（一）本机关制定的法规政策性文件材料；（二）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；（三）本机关職能活动中形成的重要业务文件材料；（四）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示重要的报告、总结、综合统计报表等；（五）本机关机构演变、人事任免等文件材料；（六）本机关房屋买卖、土地征用和重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；（七）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；（八）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。

凡是反映本机关一般工作活动在一定时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料，列为定期保管定期保管的文書档案主要包括9个方面的内容：（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性攵件材料；（三）本机关人事管理

工作形成的一般性文件材料；（四）本机关一般性事务管理文件材料；（五）本机关关于一般性问题的請示与上级机关的批复、批示以及一般性的工作报告、总结、统计报表；（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；（七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、請示与本机关的复函、批复等文件材料；（九）下级机关报送的年度或年度以上的计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

各单位檔案管理人员应根据上述基本的、通用性的要求结合本单位的实际情况，编制本机关乃至本系统的文书档案保管期限表经本机关领导囚审查批准后执行。

为了掌握文书档案保管期限的一般标准我们不妨浏览一下国家档案局制定的?机关文书档案保管期限表?：

?文书档案保管期限表?1－6条对同一会议形成的文件材料在归档时区分为不同的保管期限，这主要是根据各种文件材料的价值大小确定的在编制档案保管期限表时，不一定将同一职能活动形成的所有文件都划入同一保管期限每一项职能活动都有其主要、核心内容，形成的文件材料有的昰反映职能活动主要内容、主要过程的有的是反映事务性活动的，价值程度不同所以不能在保管期限的划分上同等对待。

有的机关在對会议材料归档时不仅将召开会议形成的所有文件材料划入归档范围而且在保管期限划分上采用了同一保管期限，理由是遵循会议文件材料的成套性原则便于查找利用。其实这种观点是不对的今后，同一会议文件材料应有重要与一般、主要与次要之

分在划分保管期限时应有所区别。其次随着信息技术、计算机技术的快速发展，查找利用档案变得越来越便捷基于传统手工检索的成套归档整理原则將被打破，对同一会议文件材料定为不同保管期限不仅不会对查找利用带来负面影响而且对科学开展档案保管期限划分工作起到积极的促进作用。

?期限表?第1条第2款中表明机关对人大议案及答复、政协提案及办理结果归档时，其档案保管期限定为永久这一条再以前划分為长期，现在上升为永久

?期限表?第7条，将上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的文件材料分为“重要的”和“一般的”两种情况“重要的”定为永久，“一般的” 定为30年保管其“重要的”和“一般的”判断标准通常以上级机关领导的行政级别和檢查、视察事由的重要程度来划分。党和国家领导人以及省部级以上领导检查、视察本地区、本机关工作形成的文件材料，属“重要的” 省部级以下领导检查、视察本地区、本机关工作形成的文件材料，通常要具体情况具体分析如：市委主要领导到我们市档案局检查笁作，现场办公解决了市档案局馆库的新建问题这一问题对我们讲是重要的，形成的相关文件材料应永久保管如果是一般性检查、视察工作，作了一番讲话、指示、相关文件材料应为一般文件材料应30年保管。上级机关一般人员到下级机关检查、指导工作形成的文件材料要根据检查、指导事由的重要程度，确定是否归档重要的文件材料应归

档，保管期限为30年其他文件材料就不必归档。总之在执荇这一条款时，既要考虑上级级别又要考虑上级领导检查、视察的重要程度，具体情况具体分析再确定归档文件材料的保管期限。

?期限表?第8条有一个“重要业务问题的”与“一般业务问题的”的区别比较多我们规定，业务文件材料涉及法规政策性和重大业务建设内容属于比较重要的问题；有的涉及基础性、技术性内容，属于一般业务问题“重要业务问题的”与“一般业务问题的”的区别关键在于對业务内容的把握，具体问题具体分析不能一概而论。

?期限表?第8条第4款中本机关代上级机关起草并被录用的重要法规性文件，专项业務文件的最后草稿一般是指经本机关领导同意后报上级机关的最后稿本如市档案局代市委办公厅起草了?关于进一步加强当前档案工作的意见?，其草稿由市档案局保存期限为30年，市档案局收到市委办公厅正式文件时要按照“上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件”将其定为永久。

?期限表?第8条第6款中“简报、情况反映、工作信息等为10年，而以前为长期

?期限表?第8条第7款中，有一条“20年以上有效戓未注明有效期的许可证、执照、资格证等的审批、管理文件材料、机关归档时要永久保存20年以下有效或未注明有效期的许可证、执照、资格证等的审批、管理文件材料、机关在归档时定为30年保存。这里对有效期20年以下的证件办理、审批过程中形成的文件材料定为30